jump to navigation

TRIBUNE – Dématérialisation des factures, la gestion des entreprises change de dimension 14 novembre 2019

Posted by thparisot in Tribunes.
Tags: , , ,
add a comment

François Lacas, Yooz

Nombreuses sont les entreprises qui se posent aujourd’hui la question de la dématérialisation de leurs factures. Tout dans leur environnement semble en effet les y pousser, à commencer par l’obligation pour toutes les entreprises de transmettre leurs factures sous format électronique à leurs clients du secteur public via le portail Chorus Pro à compter du 1er janvier 2020. À cela, s’ajoute la multiplication de règles qui nécessitent de plus en plus de produire des documents dont elles puissent garantir l’intégrité du contenu et des informations, ce qui, grâce à l’archivage à valeur probante, est l’un des avantages majeurs des factures dématérialisées.

En première ligne de cette évolution, les experts-comptables peuvent en particulier témoigner des bénéfices de la dématérialisation des factures : réduction drastique des erreurs, des retards et des litiges (et donc du temps qui leur est consacré), fiabilisation et sécurisation du processus de traitement, renforcement de la transparence et de la traçabilité des échanges, gains de productivité et amélioration du confort de travail des collaborateurs, facilité et rapidité d’accès aux documents, modernisation de l’image de l’entreprise en interne comme en externe…

Coûts et délais réduits

Mais, pour les professions comptables comme pour toutes les entreprises, l’intérêt n°1 reste bien entendu le coût très avantageux des factures dématérialisées par rapport aux factures papier. On estime ainsi de 9 € à 20 € le coût du traitement manuel d’une facture. À cela, il faut ensuite ajouter son stockage, son archivage et, le cas échéant, sa recherche pour consultation, soit 3,25 € en moyenne en tenant compte des coûts directs (temps passé, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards occasionnés…). En dématérialisant les factures, on peut réduire ces coûts de plus de 70 %. Mieux encore, on est alors en mesure d’automatiser un certain nombre de tâches et donc d’accroître encore le retour sur investissement. Au final, on peut aller jusqu’à diviser par 20 le cycle de traitement des factures !

Le choix déterminant du logiciel

Mais pour maximiser ces bénéfices, la question qui se pose alors est de savoir quel logiciel de dématérialisation des factures choisir. Quatre critères doivent entrer en ligne de compte. Le premier est fonctionnel : la solution doit couvrir l’ensemble des besoins, de la capture des documents quel que soit le format dans lequel ils arrivent (papier, PDF, EDI…) jusqu’à leur archivage sécurisé en passant par toutes les étapes du processus comptable, et proposer tout cela nativement, sans module externe ou additionnel.

Le deuxième critère est technologique : une solution moderne, ouverte, dans le cloud, permettra, d’une part, d’exploiter le potentiel des nouvelles technologies (IA, Machine learning…) et, d’autre part, de s’interfacer aisément avec les ERP et les systèmes de gestion et de comptabilité usuels. Le troisième critère est pratique : la solution doit être facile à prendre en main, intuitive, agréable et bénéficier d’un support professionnel et disponible, de manière à être perçue par ses utilisateurs comme un vrai plus pour leur métier au quotidien. Enfin, quatrième et dernier critère, le prix. La tarification de l’éditeur doit être claire, tout compris et ne réserver aucune mauvaise surprise. Là encore, le cloud est souvent le plus intéressant car son modèle par abonnement permet de ne payer que pour ce que l’on utilise vraiment, sans risquer d’être prisonnier d’un contrat à long terme.

Les utilisateurs, clés du succès

Quels sont alors les facteurs de réussite d’un projet de dématérialisation des factures ? Comment s’y prendre pour obtenir rapidement et à coup sûr les bénéfices escomptés ? La priorité est de bien comprendre comment travaillent les métiers qui utiliseront la solution (achats, comptabilité, contrôle de gestion…) et ce qu’ils en attendent. Bien plus qu’une simple transposition de leurs façons de faire dans un logiciel, la dématérialisation des factures doit leur permettre d’en pallier les limites : tâches redondantes, ressaisies chronophages et sources d’erreur, confusions dans les rôles et les responsabilités, risques et lacunes du processus… Concevoir la solution avec les utilisateurs, c’est se donner toutes les chances de leur apporter un outil qui leur conviendra et qu’ils adopteront. Pour autant que l’on ait choisi un logiciel adapté et suffisamment souple, le paramétrage, le déploiement et la prise en main s’en trouvent considérablement facilités, et les premiers résultats concrets sont quasiment immédiats.

En conclusion, si un mot devait résumer les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises, ce serait la maîtrise. Le processus de gestion des factures, donc des dépenses, est vital pour l’entreprise. Grâce à la dématérialisation, il est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…). Ce faisant, il devient la poutre maîtresse d’une gestion rigoureuse et transparente.

Actualités en bref 28 décembre 2018

Posted by thparisot in Actualités, Projets, Tendances.
Tags: , , , , , , , , , ,
add a comment

Five Guys digitalise ses factures fournisseurs. La chaîne de restauration rapide américaine a choisi d’automatiser son processus de facturation fournisseurs, en France, pour gagner en fiabilité et en rapidité. Basé sur la solution Yooz, retenue notamment pour son ergonomie, le dispositif garantit une sécurisation et une traçabilité totale des opérations sur l’ensemble des dix restaurants actuellement ouverts dans l’Hexagone. Une fois numérisées, les factures sont lues automatiquement pour générer et transmettre les écritures comptables au progiciel Sage 1000. En fonction du montant et du type de factures, différents circuits de validation sont activés pour obtenir le bon à payer électronique auprès des interlocuteurs idoines. La version nomade YoozMobile a aussi été déployée.

L’Etat choisit ses certificats d’e-signature. Dans le cadre de la dématérialisation complète des appels d’offres publics supérieurs à 25 000 euros, l’Etat a choisi les certificats de signature électronique Certigna. Depuis octobre dernier, les acheteurs publics et les entreprises doivent s’équiper de certificats numériques permettant de réaliser de la signature électronique « avancée » selon le Règlement européen eIDAS, en accord avec l’arrêté du 12 avril 2018. Ceux qui étaient déjà équipés d’un certificat RGS (Référentiel général de sécurité) pourront continuer à l’utiliser jusqu’à la fin de sa validité. Parmi les autorités de certification existantes, Certigna serait l’une des plus normées en Europe pour ses certificats d’authentification, de signature électronique, de chiffrement et d’horodatage.

Prévisions en baisse pour les logiciels. Après la hausse de 5,3 % attendue pour 2018, pour un chiffre d’affaires total de 12,4 milliards d’euros, le marché français de l’édition de logiciels devrait légèrement fléchir en 2019, selon le dernier observatoire semestriel de Syntec numérique. Pour l’ensemble du secteur des logiciels et services, la croissance est soutenue par les projets de transformation numérique, notamment les Smacs (Social, Mobilité, Analytics, Cloud, Sécurité), qui devraient progresser de 14,7 % en 2019, après les +15,4 % de 2018, et atteindre 28,5 % du marché. Dans l’édition de logiciels, le développement du modèle SaaS et la mise sur le marché de nouvelles offres logicielles sont d’autres moteurs de croissance. Source : Acxias

La facture papier fait de la résistance. Alors que la dématérialisation de la chaîne Procure-to-pay s’impose pour simplifier la coopération entre partenaires commerciaux et optimiser les traitements, 92 % des entreprises utiliseraient encore la facture au format papier ou PDF par email selon une récente étude d’OpinionWay pour l’éditeur de logiciels Comarch. Plus de quatre sur dix (42 %) disposeraient toutefois d’un système d’échange de données informatisé (EDI) ou passeraient par un portail dédié. Pour améliorer le processus de facturation, diminuer les coûts associés et réduire les risques, 41 % des 200 décideurs interrogés (DSI, directeurs financiers, directeurs achats, etc.) se disent prêts à faire appel plus largement au digital. Source : Acxias

Actualités en bref 23 janvier 2017

Posted by thparisot in Acteurs, Actualités, Projets, Ressources, Tendances.
Tags: , , , , , , , , ,
add a comment

Coupa met la main sur Spend360. Le groupe annonce l’acquisition de Spend360, éditeur britannique spécialisé dans l’analyse et la mise en qualité des données achats. Avec le moteur décisionnel de Spend360, qui mettrait en œuvre des technologies d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique (machine learning), Coupa compte renforcer sa suite pour proposer des fonctionnalités avancées de nettoyage et de structuration des informations exploitées par les achats et la finance. Par cette opération, qui va lui permettre de compléter ses équipes avec des spécialistes en analytique, l’éditeur américain entend aussi se rapprocher des clients de Spend360, estimés à plusieurs centaines à travers le monde. Source : Acxias

Livre blanc sur la gestion des contrats. L’éditeur belge Ordiges, qui propose des solutions pour le pilotage des dépenses et des marchés publics, publie un livre blanc consacré à la gestion des contrats. Rappelant que plus de 80 % des entreprises utiliseraient encore des processus manuels ou partiellement automatisés, selon Aberdeen Research, il y présente les bénéfices à attendre d’une informatisation du processus allant de la rédaction des contrats à leur suivi d’exécution. Le document présente également les caractéristiques des logiciels dédiés et donne quelques conseils pour faire le bon choix. Mi-2016, Acxias avait consacré trois web-conférences aux enjeux de la digitalisation des contrats, dont les comptes rendus sont disponibles en téléchargement. Source : Acxias

Ourry accélère le traitement des factures. La société de transport a mis en place une solution de dématérialisation pour ses 18 000 factures fournisseurs annuelles, afin de fluidifier le circuit de validation entre les différents sites et de raccourcir les délais de traitement. Le dispositif, basé sur les outils de Yooz, devait également permettre de renforcer le contrôle sur les engagements de dépenses et d’améliorer la productivité des processus achats et comptabilité fournisseurs. Selon Ourry, le cycle des opérations liées à la facturation serait désormais trois fois plus court et la solution garantirait une traçabilité totale des interventions sur les factures. L’archivage électronique faciliterait également les recherches. Source : Acxias

Décret sur l’e-facturation dans le public. Le décret n°2016-1478 publié au Journal officiel en novembre dernier fixe les modalités d’application des nouvelles obligations liées au passage obligatoire à la dématérialisation des factures adressées aux quelque 80 000 organismes de la sphère publique, à compter de 2017 pour les grandes entreprises, puis progressivement jusqu’en 2020 pour les plus petites. En vigueur depuis le 1er janvier, le texte qui porte sur les contrats conclus avec l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics, concerne environ 1 million de fournisseurs. A terme, l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat table sur un volume de quelque 100 millions de factures transmises électroniquement chaque année. Source : Acxias

Actualités en bref 18 mars 2016

Posted by thparisot in Acteurs, Actualités, Offre, Projets, Ressources.
Tags: , , , , , , , ,
add a comment

OJC distributeur de Coupa en France. L’éditeur e-achat américain annonce la signature d’un accord de partenariat avec le cabinet OJC Conseil portant sur la distribution de ses solutions auprès des PME-PMI en France. En élargissant sa cible de clientèle, à travers un réseau de revendeurs toujours plus étoffé en Europe, Coupa entend aider les petites et moyennes organisations de tous secteurs à optimiser la gestion de leurs achats avec une solution « source to pay » couvrant la plupart des volets du processus : analyse des dépenses, gestion de la relation fournisseurs, e-sourcing, gestion des contrats, e-procurement, facturation électronique ou encore gestion des stocks internes. Selon les termes de l’accord, OJC proposera aussi un accompagnement dans l’activation, le paramétrage et le déploiement.

Jardiland optimise son processus achats. Après l’envoi de ses factures clients, le réseau de jardineries vient de confier à Esker la dématérialisation des 24 000 factures fournisseurs annuelles provenant des 80 magasins et de ses différents services, ainsi que la gestion de ses demandes d’achats et des commandes. En s’appuyant sur cette solution, connectée à SAP, le groupe Jardiland entend diviser par cinq le temps de traitement des factures et accélérer ses clôtures comptables, gagner en visibilité pour mieux contrôler les engagements et organiser les opérations, disposer d’une base unique d’informations. Le déploiement est prévu en deux temps, en commençant par les factures de frais généraux sans commandes d’achats. Source : Acxias

Amazon passe les 100 milliards de dollars de revenus. A l’occasion de la publication de ses résultats pour le quatrième trimestre 2015, la plate-forme de commerce électronique américaine annonce un chiffre d’affaires annuel de 107 milliards de dollars, en hausse de 20 %. De plus en plus utilisée par les directions des achats, souvent à travers leurs solutions d’e-procurement, Amazon offre l’accès à des catalogues d’articles dans une gamme étendue de catégories d’achats indirects, principalement liés aux frais généraux. Via son programme Marketplace, le groupe permet aussi aux fournisseurs de faire référencer leurs produits pour les proposer en ligne, moyennant le prélèvement de commissions et de frais de gestion. Source : Acxias

Livre blanc sur la facture électronique. Partant du constat qu’en France, moins de 5 % des factures ont été échangées sous forme électronique en 2015, Yooz (groupe Itesoft) publie un nouveau livre blanc sur le sujet. Après un rappel du contexte et un bref état des lieux, pointant le retard français, le document détaille les trois principaux leviers de développement de l’e-facturation : l’obligation réglementaire pour les fournisseurs du secteur public, la prise de conscience des effets vertueux de la dématérialisation (maîtrise des coûts, accélération des traitements, traçabilité, etc.), l’impulsion donnée par les directions métiers. Il conclut en rappelant que l’enjeu est d’aboutir à un processus achats totalement dématérialisé pour maximiser les bénéfices. Source : Acxias

Actualités en bref 28 mai 2015

Posted by thparisot in Acteurs, Actualités, Offre, Projets, Tendances.
Tags: , , , , , , , , , ,
add a comment

Deux éditeurs e-achats dans le top 100 français. Seuls deux spécialistes e-achats figurent au dernier classement Truffle 100 des éditeurs de logiciels français, réalisé par le cabinet d’expertise CXP et soutenu par le gouvernement, sur la base du « chiffre d’affaires édition » de 2014 : Ivalua et Groupe Ach@t Solutions, respectivement à la 56ème et à la 85ème place. Etonnamment, ni Hubwoo ni SynerTrade n’apparaissent dans le palmarès. En revanche, on y trouve quelques éditeurs d’ERP (Generix Group, Proginov, Qualiac, Ordirope) ou de solutions de dématérialisation (Esker, Itesoft) couvrant en partie les achats. Selon ce classement, les ventes ont augmenté de 6 % en un an, à 6,6 milliards d’euros, avec une « très sensible progression » du SaaS. Source : Acxias

Le groupe Editions Lefebvre Sarrut adopte B-pack. La maison d’édition française, spécialisée notamment dans la documentation fiscale, sociale et comptable, a automatisé son processus d’e-procurement en choisissant la solution de B-pack. Déployé en moins de vingt jours, pour un projet global de deux mois entre la décision et la mise en production, le système couvre les opérations allant de la gestion des demandes à l’envoi des commandes aux fournisseurs, ainsi que le pilotage des budgets. Combinée à une réorganisation des processus, il a également permis de centraliser et de simplifier l’analyse des dépenses des différentes sociétés du groupe. La seconde phase du projet, intégrant la facturation, est prévue pour la fin 2015. Source : Acxias

Partenariat GFI-Yooz dans la dématérialisation. Le groupe GFI Informatique et Yooz, le prestataire SaaS de l’éditeur Itesoft, annoncent leur partenariat pour proposer une solution commune de dématérialisation destinée au secteur public. Baptisée GFI Phase Web Finances-Yooz, cette solution vient répondre au besoin d’optimisation de la chaîne de facturation des organismes publics, notamment vis-à-vis de la nouvelle obligation en vigueur depuis janvier 2015 autour du protocole d’échange standard (PES). Associée aux logiciels de GFI, elle doit permettre de dématérialiser le processus procure-to-pay en conformité avec cette obligation, pour simplifier les opérations de validation et réduire les délais de paiement. Source : Acxias

L’Ugap au secours de ses fournisseurs. Parmi les mesures récemment annoncées par le gouvernement pour lutter contre les difficultés de trésorerie des petites entreprises, largement liées à des retards de paiement, l’Ugap (Union des groupements d’achat public) mettra à disposition de ses fournisseurs un mécanisme de financement avantageux via sa plate-forme, en collaboration avec La Banque Postale. En parallèle, en plus des nouvelles obligations en matière de facturation électronique qui doivent permettre d’accélérer les traitements, la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) accentuera ses contrôles sur le respect des délais par donneurs d’ordres. Source : Acxias

Actualités en bref 31 mars 2014

Posted by thparisot in Actualités, Offre, Tendances.
Tags: , , , , , , , , , ,
add a comment

Étude : Internet, canal privilégié pour le acheteurs en entreprises. Une enquête de la Fédération du e-commerce et de la vente à distance (Fevad) et de l’institut d’études QualiQuanti révèle les attentes et les moyens mis en œuvre par les entreprises dans le cadre de leurs échanges commerciaux, en particulier pour réaliser leurs achats.

En bref > Arcante : un progiciel de négociation – Yooz : un simulateur pour l’e-facturation – Étude : les données, moteur de la performance – Business network : B-pack et Ivalua lambinent.

> Articles publiés dans LDA (2014)