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TRIBUNE – Finance et IT, une entente nécessaire pour maximiser le pilotage des dépenses 26 novembre 2019

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Julien Million-Rousseau, SAP Concur

L’un des grands problèmes qui se posent encore dans la gestion des dépenses, des frais de déplacement et des factures afférentes, provient du manque d’alignement entre les services financiers et IT. Ainsi, 60 % des entreprises déclarent que l’IT se concentre davantage sur la simplicité d’utilisation et l’expérience des collaborateurs plutôt que sur la réduction des dépenses, tandis que 64 % estiment que la direction financière fait exactement l’inverse ! Les priorités de ces deux services sont-elles irréconciliables pour autant ?

Pas forcément, car là où l’IT et le service financier se retrouvent, c’est sur leur volonté commune d’intensifier l’automatisation de cette gestion au cours de la prochaine année, voire dans les deux ans à venir. La solution naît ainsi au croisement des besoins : un processus automatisé de gestion des dépenses, frais de déplacement et factures capable d’améliorer l’expérience des employés et de réduire les dépenses. Bref, de concilier toutes les attentes.

Ceci n’est possible que par un total alignement des services IT et financier, permettant à chacun d’accomplir ses propres objectifs. 75 % des entreprises ayant adopté cette stratégie unifiée ont confirmé de hauts taux de satisfaction quant à l’utilisation d’outils de gestion des dépenses et des frais de déplacement, contre 35 % seulement dans le cas contraire (*). Cela a donc une forte incidence sur le processus global et son efficience.

Concilier usage et réduction des coûts

Concrètement, les services financiers, qui sont au cœur de la gestion des dépenses, des notes de frais et de déplacement des entreprises doivent pouvoir simplifier leurs processus et faire des économies. Dans ce sens, de nouveaux outils, basés sur l’automatisation, garantiront en effet que les factures ou notes de frais seront traitées et réglées en temps et en heure, évitant ainsi par exemple à l’entreprise de se voir contrainte à payer des pénalités de retard. Cela libèrera également du temps pour permettre aux équipes financières de se consacrer à d’autres tâches à valeur ajoutée.

Pour les accompagner, les équipes IT sont en première ligne et vont trouver dans les outils Cloud automatisés, l’efficacité demandée, tout en allégeant la charge pesant sur l’équipe support. Cette dernière pourra ainsi concentrer leur attention sur l’accompagnement des salariés d’une autre façon. D’autant que ces outils accroissent la productivité, le niveau d’adoption comme de satisfaction des collaborateurs.

Ces sujets une fois réglés, il s’agira d’obtenir une bonne visibilité sur ce qui va être – ou a déjà été – dépensé, à qui, où, sur quel budget… Cela passe par un reporting global, indispensable pour bien comprendre où et quand les dépenses se produisent en garantissant suffisamment de marges de manœuvre pour intervenir, voire introduire des notions de prédictivité.

Et les collaborateurs dans tout ça ?

Au-delà de l’IT et des services financiers, un autre public attend beaucoup de l’amélioration de la gestion des notes de frais, déplacements et factures : les salariés. Ils souhaitent notamment que les avancées technologiques qu’ils utilisent dans leur vie personnelle puissent être utilisées dans leur vie professionnelle. Or, ils se retrouvent souvent confrontés à des processus de gestion des dépenses manuels, fragmentés, chronophages, donc inefficaces. C’est ce qui explique, par exemple, que les salariés classent les processus manuels au premier rang des sources de frustration en ce qui concerne leur gestion des notes de frais.

En automatisant complètement ces processus au moyen d’outils Cloud et disponibles sur mobiles, il devient possible de réduire cette frustration, de bénéficier d’une adoption rapide des outils, et d’accroître d’autant la conformité de l’entreprise dans le cadre de ses obligations légales ou internes. De même, les outils de business intelligence associés contribueront à responsabiliser les utilisateurs, mieux détecter les fraudes potentielles, les anomalies, en agrégeant les données de multiples solutions de gestion de dépenses (déplacements, notes de frais, factures, dépenses salariales). Avec, à la clé, des gains d’argent, de temps et d’efficacité pour tous.

(*) Etude Forrester Consulting pour SAP Concur, septembre 2017

Actualités en bref 21 octobre 2019

Posted by thparisot in Actualités, Offre, Tendances.
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Le digital soulage la gestion des notes de frais. Face aux inconvénients (temps de traitement, délais de remboursement, erreurs ou abus, etc.) que présente une gestion traditionnelle des notes de frais, près de deux tiers des entreprises françaises (63 %) auraient déjà adopté la dématérialisation, selon le Baromètre sur le sujet réalisé par SAP Concur. En outre, une sur cinq a déclaré avoir un projet de mise en place d’une solution digitale dédiée à l’horizon 2020. Parmi les entreprises équipées, 71 % assurent avoir constaté une forte diminution du temps consacré au traitement de ces dépenses, notamment sur le volet financier (81 % de citations) et sur le processus de conservation des justificatifs (74,5 %). Elles estiment que leurs salariés peuvent ainsi se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Un connecteur SAP chez Itesoft. L’éditeur spécialisé dans la dématérialisation et l’automatisation des processus annonce la mise à disposition d’un connecteur « synchrone » SAP dans son application cloud Itesoft Streamline for Invoices de traitement des factures fournisseurs. Assurant un dialogue en temps réel avec l’ERP, ce connecteur permettrait de réduire les délais et les coûts, grâce à un contrôle an amont des données, avant leur injection dans les Master data du référentiel. Il serait capable de prendre en charge les besoins d’échanges comptables sur l’ensemble du processus Procure-to-pay, depuis le traitement des demandes d’achats jusqu’à la gestion des acomptes. Partie intégrante de l’application, le nouveau connecteur est compatible avec SAP ECC6 et S/4 Hana.

Hyperlex intègre l’IA à la gestion des contrats. Pour faciliter le quotidien des directions achats et juridiques, la start-up Hyperlex réinvente la gestion de contrats grâce à l’intelligence artificielle (IA). En plus d’un espace sécurisé de stockage et de partage des documents, sa solution propose : des fonctions de recherche permettant de retrouver n’importe quel contrat, clause ou condition contractuelle, y compris dans des documents numérisés ; un système de gestion des échéances clés avec des alertes automatiques ; un moteur de génération d’une synthèse des informations des contrats ; des « analytics » issues des données contractuelles facilitant la prise de décision, notamment en phase de (re)négociation. Hyperlex permet aussi de dématérialiser les circuits de validation et de signer électroniquement.

Les outils facilitent les achats responsables. Si l’importance accordée aux achats responsables reste stable (81%), le dernier Baromètre Ecovadis révèle un changement radical vis-à-vis de la conformité réglementaire : deux tiers des 210 répondants (directeurs achats, responsables RSE, etc.) la considèrent comme « tout à fait importante », contre un quart en 2017. Pour répondre au nouveau niveau d’exigences réglementaires et au devoir légal de vigilance mis en place depuis l’édition précédente, les outils seraient fondamentaux, à commencer par ceux utilisés pour mener des campagnes d’évaluation des fournisseurs (47 % de citations). Suivent les outils de pilotage des risques (pays, catégories) et de définition-suivi des plans d’actions, cités tous les deux par 38 % du panel. Les bases de données spécialisées recueillent seulement 25 % de réponses. Source : Acxias

Actualités en bref 14 février 2018

Posted by thparisot in Acteurs, Actualités, Offre, Projets, Tendances.
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Nouveau directeur général EMEA chez Ivalua. Franck Lheureux (42 ans, diplômé de l’ESCC) est nommé par Ivalua au poste de directeur général EMEA, pour développer les activités sur toute la zone Europe, Moyen-Orient et Afrique depuis Paris. Ayant passé 18 ans au sein d’éditeurs de logiciels de toutes tailles, où il a accompagné de nombreuses grandes entreprises dans la mise en œuvre de leur programme de transformation « Digital & Supply chain », il était précédemment à la tête de la division Retail & CG chez SAS France. Auparavant, Franck Lheureux a également passé dix ans chez JDA Software, notamment comme directeur général EMEA et membre du comité de direction, et occupé des postes de direction chez Soft Solutions.

Orientis Gourmet dématérialise ses factures. Le groupe spécialisé dans les thés et infusions (Kusmi Tea, Lov Organic, etc.) a opté pour la dématérialisation de ses factures fournisseurs de frais généraux afin d’accélérer et de sécuriser leur traitement. Présent dans une trentaine de pays à travers le monde, le groupe dispose d’une comptabilité centralisée au Havre où 12 personnes traitent chaque année 12 000 factures, reçues à 95 % au format papier. La mauvaise traçabilité, l’opacité du workflow de validation et les retards de paiement entraînaient une surcharge de travail et une détérioration de la relation avec les fournisseurs. La solution mise en place par Esker, synchronisée avec l’ERP Cegid, optimisera le dispositif.

Affiliation totale de Concur à la marque SAP. Trois ans après son rachat, l’éditeur spécialisé dans la gestion des frais et des déplacements professionnels annonce son « intégration totale » à la marque SAP. Ce rapprochement va permettre à SAP Concur, le nouveau nom de Concur depuis 2018, de renforcer sa capacité d’innovation et de continuer à œuvrer pour la simplification du pilotage des dépenses en entreprise. En particulier, il va pouvoir s’appuyer sur le réseau d’intégrateurs de SAP et profiter de ses investissements en R&D pour offrir les meilleures solutions au marché, en lien avec les autres offres orientées achats, notamment les outils hérités du rachat de Fieldglass (achats de ressources externes) et surtout la plate-forme SAP Ariba. Source : Acxias

Prévision à +4,7 % pour l’édition de logiciels. Après la hausse de 3,4 % du marché des logiciels et services en 2017, la plus forte depuis 2011, Syntec numérique estime que 2018 devrait être encore meilleure. Lors de sa dernière conférence semestrielle, le syndicat professionnel a annoncé une hausse prévisionnelle de 3,6 % du chiffre d’affaires cumulé des entreprises du secteur, tirée notamment par les +4,7 % attendus sur le segment de l’édition de logiciels, en particulier le SaaS qui continue de porter la croissance alors que le on-premise tend à stagner. En termes de technologies, les « Smacs » (social, mobilité, analytics, cloud, sécurité) devraient à nouveau progresser de 15 %, pour atteindre 22,6 % du marché contre 20,4 % l’an dernier. Source : Acxias