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TRIBUNE – Relever le défi de la sécurité des accès des fournisseurs 29 janvier 2020

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William Culbert, BeyondTrust

Le principal problème lié au respect de la politique et au maintien de la sécurité dans deux sociétés est que, souvent, les identifiants utilisés par le fournisseur ne sont pas sous le contrôle direct de l’entreprise. Deux réseaux différents avec deux répertoires d’utilisateurs différents et, peut-être, deux politiques de sécurité différentes, rendent la mise en conformité à la sécurité difficile. Même avec un moyen de s’assurer que les meilleures pratiques de sécurité étaient respectées, on ne disposerait toujours d’aucune visibilité sur les activités effectuées sur les équipements connectés à un réseau.

Voici donc une liste de choses à faire et à ne pas faire pour travailler avec des fournisseurs.

À faire :

  • Comprendre la valeur des données pour l’organisation avant d’autoriser un tiers à y accéder
  • Créer des attentes de sécurité pour les fournisseurs, décrivant / définissant comment ils doivent sécuriser les données
  • Établir un plan de réponse aux incidents
  • Ne partager avec un fournisseur que le minimum d’informations nécessaires pour qu’il atteigne les objectifs
  • Effectuer une surveillance continue de la sécurité des fournisseurs et sous-traitants tiers

À ne pas faire :

  • Ne pas être génériques ou laxistes dans ses attentes en termes de sécurité
  • Ne pas permettre à des tiers d’accéder aux données sans procéder à des évaluations appropriées
  • Ne pas laisser tout le monde dans l’organisation tierce – ou sa propre organisation – avoir accès à ses données
  • Ne pas autoriser les utilisateurs tiers à accéder aux données à l’aide d’appareils non approuvés
  • Ne pas communiquer aux fournisseurs plus d’informations sur les produits propriétaires ou les données qu’ils n’en ont besoin.

En outre, voici trois étapes à mettre en œuvre pour disposer d’une gestion efficace des risques tiers :

  • Établir la propriété et l’adhésion : s’assurer que les fournisseurs et partenaires tiers ont un intérêt à sécuriser l’organisation
  • Évaluer les risques : garder les yeux sur le risque potentiel que les partenaires représentent pour l’organisation
  • Mener un audit en continu et surveiller les activités des tiers.

TRIBUNE – Cinq enjeux essentiels pour la collaboration fournisseurs 26 novembre 2019

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Laurent Guillot, Oxalys Technologies

Dans un contexte où la qualité de la relation fournisseurs devient clé pour l’entreprise, simplifier la communication et réussir l’onboarding avec ces partenaires privilégiés sont les piliers d’une bonne collaboration.

Une concertation menée avec nos principaux clients, en lien avec leurs fournisseurs, nous a permis d’identifier 5 enjeux essentiels auxquels un portail fournisseurs doit répondre.

 

 

1 – Fluidifier l’information et l’échange de documents
Pour le donneur d’ordre il s’agit de nourrir et de maintenir à jour les données de son référentiel fournisseur. Grâce au portail, le fournisseur dispose d’un accès privé pour compléter les informations, déposer des documents et maintenir à jour les données qui lui sont propres.

2 – Sourcer les fournisseurs
Via le portail, un fournisseur peut effectuer une demande de référencement et préciser toutes les données quantitatives et qualitatives nécessaires à l’évaluation de sa candidature. Pour l’entreprise c’est un levier complémentaire pour mettre en avant son activité, accélérer la recherche et la qualification de nouveaux fournisseurs.

3 – Publier les appels d’offres
Le donneur d’ordres peut très simplement publier ses  consultations auprès de fournisseurs présélectionnés ou de nouveaux fournisseurs en capacité de répondre sur le domaine de compétence recherché. Les fournisseurs sont alertés des nouveaux appels d’offre et peuvent y répondre en ligne à travers le portail.

4 – Donner de la visibilité sur le transactionnel
Le portail fournisseurs permet de dématérialiser les documents transactionnels. Le fournisseur dispose d’une vue globale sur l’état de ses encours et de ses paiements, l’historique de ses commandes, réceptions et factures. Il est également informé en temps réel des actions attendues par l’entreprise.

5 – Proposer une vitrine publique des achats de l’entreprise
Le service achats peut personnaliser le portail à la charte de l’entreprise, communiquer sur ses valeurs et sa politique achats et RSE, son fonctionnement et ses objectifs ou encore les domaines de compétences recherchés.

Au final, le portail fournisseurs apporte une réponse globale à la problématique suivante : comment amener le digital entre deux parties qui ne sont pas connectées entre elles et qui communiquent peu ou mal, voire pas du tout ? Il facilite le processus d’intégration du fournisseur qui va s’habituer dès le départ à passer par ce canal de communication privilégié pour entrer en relation avec ses différents interlocuteurs dans l’entreprise, notamment les achats, la comptabilité, le contrôle de gestion ou encore la qualité. Il accélère le processus Procure-to-pay, facilite le respect des délais de paiement et améliore in fine la relation fournisseurs.

TRIBUNE – La maturité digitale des fournisseurs, facteur clé de succès d’un projet digital achats 25 septembre 2019

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Bertrand Gabriel, Acxias

Les entreprises ont investi massivement dans leurs systèmes d’information achats au cours des dernières décennies, et continuent de redoubler d’efforts pour intégrer les nouvelles technologies. Mais, seules, elles ne pourront atteindre leurs objectifs de performance. L’implication des partenaires et, surtout, leur capacité à collaborer via des plateformes numériques, sont devenues déterminantes. En interne, la collaboration digitale avec les prescripteurs/utilisateurs et les autres directions métiers (finance, logistique, juridique, qualité, etc.) se met progressivement en place.

En revanche, alors que le marché promeut le concept d’entreprise étendue depuis 15 ou 20 ans, les fournisseurs avancent pour la plupart timidement dans cette direction. Et ce, malgré les avantages que cela pourrait leur apporter: accélération des échanges et des décisions, diminution des erreurs et des litiges, réduction des délais de paiement, amélioration du suivi des dossiers, etc.

Les fournisseurs, prolongement naturel de l’entreprise

De fait, dans une enquête réalisée en 2018 par Acxias, auprès d’une cinquantaine de directeurs et responsables achats, plus de deux répondants sur cinq considéraient cette maturité comme « très faible » (4 %) ou « plutôt faible » (39 %). Et aucun ne la jugeait élevée. La situation est d’autant plus alarmante que les fournisseurs partenaires sont des acteurs vitaux de l’entreprise. Et que, dans leurs rôles, les achats ont de plus en plus souvent pour mission de développer avec eux une relation collaborative.

L’exemple des organismes publics, qui travaillent avec de nombreux mandataires chargés de gérer les appels d’offres et l’exécution de travaux pour plusieurs centaines de millions d’euros de marchés, est symptomatique. Dans le cadre de cette délégation, les acheteurs de la collectivité devraient partager des outils communs avec ces partenaires. Ce qui serait loin d’être le cas. Dans le privé, le constat serait moins sévère, notamment vis-à-vis des plus gros fournisseurs. Seulement, la digitalisation des échanges est intéressante lorsqu’il y a de la volumétrie, c’est-à-dire pour les interactions avec les multiples petits fournisseurs. Or, la plupart d’entre eux n’ont ni le temps, ni la capacité, ni parfois les compétences pour se connecter aux systèmes de leurs clients.

L’enquête révèle, par ailleurs, que les grandes étapes de la chaîne de traitement ne sont pas à mettre au même plan. Si le Source-to-contract (S2C) et le volet « procurement » du Procure-to-pay (P2P) révèlent une maturité majoritairement « très faible », ce sont aussi les segments où les fournisseurs semblent les plus impliqués : 4 % des décideurs achats qui ont répondu estiment en effet que la maturité digitale de leurs fournisseurs y est « plutôt élevée ».

Il en va de même sur le volet « finance » du P2P, c’est-à-dire les flux transactionnels historiques de facturation et de paiement, qui recueille globalement les meilleures appréciations. Finalement, c’est en matière de gestion de la relation fournisseurs (informations, pilotage, performance) que le retard semble le plus important : plus de la moitié des répondants considèrent que la capacité d’interactions digitales des fournisseurs y est « plutôt faible » ou « très faible ». De fait, lorsque des connexions sont mises en place, c’est le plus souvent sous la pression des donneurs d’ordres.

Les échanges Procure-to-pay, davantage digitalisés

Une seconde enquête*, lancée directement auprès des fournisseurs au début de 2019, toujours par Acxias, tempère ces résultats. Parmi la soixantaine de répondants, de toute taille, une très large majorité assurent échanger de manière électronique avec tout ou partie de leurs clients pour être consultés en RFI/RFQ (84 %), répondre aux appels d’offres (93 %) et, surtout, recevoir des commandes (95 %). L’utilisation de plateformes digitales pour le pilotage de la relation est aussi très répandue, qu’il s’agisse de participer à des enquêtes d’évaluation (conformité, risque, performance, etc.) ou de gérer des plans de progrès.

En revanche, cette autre enquête confirme le retard en matière de transmission électronique des informations sur l’entreprise (enregistrement ou mise à jour), de participation à des enchères inversées, d’échange de documents de Supply chain et, plus encore, d’e-facturation, malgré la palette de solutions disponibles et le contexte réglementaire favorable. Les fournisseurs les plus en avance procèdent par envoi d’un document signé électroniquement (PDF par exemple) ou d’un message structuré (type EDI ou XML), sinon par numérisation ou par saisie en ligne de la facture sur un espace dédié. Plusieurs répondants recourraient aussi à une autre solution technique, assurant les contrôles liés à la « piste d’audit fiable ».

(suite…)

De la nécessaire maturité digitale des fournisseurs 1 juillet 2019

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Pour permettre aux directions des achats d’atteindre leurs objectifs de performance, la collaboration digitale avec les fournisseurs est devenue déterminante. Leur maturité dans le domaine du commerce électronique reste toutefois perfectible malgré des avantages multiples de part et d’autre.

Les entreprises ont investi massivement dans leurs systèmes d’information achats au cours des dernières décennies, et continuent de redoubler d’efforts pour intégrer les nouvelles technologies. Mais, seules, elles ne pourront atteindre leurs objectifs de performance métier. L’implication des partenaires et, surtout, leur capacité à collaborer via des plates-formes numériques, sont devenues déterminantes. En interne, la collaboration digitale avec les prescripteurs/utilisateurs et les autres directions métiers (finance, logistique, juridique, qualité, etc.) se met progressivement en place. En revanche, « alors que le marché promeut le concept d’entreprise étendue depuis 15 ou 20 ans, les fournisseurs avancent timidement dans cette direction », note Marc Sauvage, président du Conseil national des achats (CNA) et directeur général adjoint en charge des achats de la Région Ile-de-France. Et ce, malgré les avantages qu’une digitalisation des interactions pourrait leur apporter : accélération des échanges et des décisions, diminution des erreurs et des litiges, réduction des délais de paiement, amélioration du suivi des dossiers, etc.

De fait, dans une enquête réalisée en 2018 par Acxias auprès d’une cinquantaine de directeurs et responsables achats, plus de deux répondants sur cinq considéraient cette maturité comme « très faible » (4 %) ou « plutôt faible » (39 %). Et aucun ne la jugeait élevée. La situation est d’autant plus alarmante que, selon Hugues Poissonnier, enseignant-chercheur à Grenoble Ecole de Management et directeur de recherche à l’Irima, « les meilleurs fournisseurs font quasiment partie de l’entreprise, dans le prolongement des achats ». Et que, « dans leurs nouveaux rôles, les achats ont notamment pour mission de développer avec eux une relation partenariale ». L’exemple de la Région Ile-de-France, qui travaille avec de nombreux mandataires, chargés de gérer les appels d’offres et l’exécution de travaux pour plusieurs centaines de millions d’euros de marchés, est éloquent.

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> Article intégral disponible via le site d’Acxias, juin 2019

Les Business networks fluidifient les relations achats-fournisseurs 15 juin 2018

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Promu par un nombre croissant d’acteurs de la digitalisation des achats, le concept de « Business network » monte en puissance depuis quelques années et agite l’écosystème des progiciels spécialisés. Dopés par la dématérialisation des factures et l’extension de leurs services, parfois au-delà des processus d’achat et d’approvisionnement, ils permettent de gérer toutes les interactions entre un client et un vendeur et mettent souvent à disposition une base mutualisée de fournisseurs.

Après avoir optimisé leur système d’information interne, les directions achats visent désormais un optimum global intégrant les différents traitements et acteurs de la chaîne complète d’exécution. Sur cette base, une évolution des modes d’échanges et de collaboration avec les fournisseurs est en train de s’opérer, avec une évolution majeure en termes d’outils : le développement des « Business networks ». Si les solutions digitales achats restent nécessaires pour un pilotage poussé (analyse des dépenses, mesure de performance, gestion des contrats, etc.), en particulier pour les achats stratégiques ou complexes, ces plates-formes facilitent et accélèrent en effet les interactions entre les partenaires commerciaux, modifiant le schéma de fonctionnement traditionnel. « Il s’agit de servir une communauté d’échanges élargie, incluant les équipes achats ainsi que leurs clients internes du côté des donneurs d’ordres, et celles chargées des ventes chez les fournisseurs », résume Martial Gérardin, directeur général Europe de Perfect Commerce, récemment absorbé par le groupe anglais Proactis.

Ce nouveau schéma présente un intérêt à plusieurs niveaux. Les Business networks permettent d’abord de simplifier les échanges d’informations sur toute la chaîne de traitement et d’en réduire le coût selon un modèle de tarification adapté. Surtout, ils garantissent fiabilité, traçabilité, conformité et transparence des interactions suivant des processus et des règles de gestion convenus entre les partenaires. « Plus concrètement, sur un plan opérationnel, ces “réseaux Business-to-Business“ facilitent en premier lieu la mise en relation dans le cadre des consultations, offrent des solutions de gestion collaborative et en ligne des contenus (documents de référence, contrats, catalogues, etc.) et automatisent en aval les flux sur la chaîne allant de la commande au paiement, notamment pour la facturation électronique », détaille Bertrand Gabriel, directeur d’Acxias. « Ils peuvent aussi offrir des espaces de travail partagés, voire des outils participatifs : blog, réseaux sociaux, etc. ». Du côté des fournisseurs, passer par un Business network permet d’assurer un routage centralisé des flux (commandes, factures, etc.) avec plusieurs clients.

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> Article intégral disponible via le site d’Acxias, janvier 2018

Actualités en bref 19 janvier 2018

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Okaveo prend de l’envergure. La solution de pilotage des achats lancée en 2016 par Crop and co, à partir de sa gamme de logiciels initialement proposée sous la marque Loda, monte en puissance. Sur le plan fonctionnel, les interfaces de pilotage (tableau de bord et reporting) et le module de gestion des contrats et des marchés ont été enrichis. Les développements prévus en 2018 concerneront notamment le collaboratif et la mobilité. Crop and co est également en train de conclure des partenariats avec des éditeurs de solutions connexes, en particulier autour des fonctionnalités de sourcing, de rédaction et suivi des marchés, de gestion des catalogues et des approvisionnements. Un test avec Silex a notamment démarré. Enfin, des accords de distribution se mettent en place, en France et à l’étranger : Maroc, Belgique, Pays-Bas, Suisse.

Culligan optimise sa comptabilité fournisseurs. La filiale française du groupe spécialisé dans les solutions de filtration de l’eau a choisi de passer à la dématérialisation de ses factures fournisseurs pour sécuriser et accélérer leur traitement. Jusqu’alors, les 20 000 factures de frais généraux annuelles étaient gérées manuellement par le service comptabilité fournisseurs, composé de 5 personnes, avec de nombreux allers-retours entre le siège et les trente sites éparpillés sur l’ensemble du territoire, occasionnant de multiples dysfonctionnements : pertes de documents, relances fréquentes, manque de transparence, etc. Avec le dispositif mis en place, basé sur la solution d’Esker faisant notamment appel au Deap learning, les factures dématérialisées arrivent directement au siège où elles sont injectées dans l’ERP Sage X3 puis envoyées en validation auprès des 80 approbateurs du groupe.

Nouvelle obligation de vigilance. Depuis ce 1er janvier 2018, la loi sur le devoir de vigilance, votée en mars dernier, oblige les grands groupes à recenser tous les risques sociaux et environnementaux encourus, en interne mais également auprès de leurs sous-traitants ou fournisseurs. Cette loi, qui concerne les entreprises de plus de 5 000 employés en France ou 10 000 dans le monde, introduit l’obligation d’élaborer, de rendre public et de mettre en œuvre un plan comportant des mesures propres à identifier ces risques et à prévenir les atteintes aux droits humains et aux libertés fondamentales, à la santé et à la sécurité des personnes, ainsi qu’à l’environnement. Vis-à-vis des sous-traitants et des fournisseurs, les éditeurs de solutions e-achats et les prestataires spécialisés peuvent accompagner et faciliter la mise en place de ce dispositif. Source : Acxias

Perfect Commerce lance une offre secteur public. Dans la foulée de son rachat par le groupe anglais Proactis, à l’automne, Perfect Commerce a annoncé le lancement d’une solution dédiée aux achats du secteur public, Webprocure. Conforme à la règlementation des marchés publics français et européens, cette solution profite de l’expérience de l’éditeur dans le secteur hospitalier en France et des projet menés dans plusieurs organismes publics à l’étranger. Webprocure, disponible sous forme d’abonnement et hébergée en France, vise à couvrir le cycle complet de l’achat depuis l’appel d’offres jusqu’à la liquidation des factures, en s’appuyant notamment sur une plate-forme d’échange avec les fournisseurs et une connexion à Chorus. Source : Acxias

Saint-Gobain ratisse le web 27 mars 2017

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Depuis deux ans et demi, le groupe travaille au développement et à l’industrialisation d’un système basé sur des briques open source chargé de passer au crible des millions de contenus sur Internet pour répondre à des problématiques achats.

Intéressez-vous à la technologie big data, cherchez ce qu’elle pourrait nous apporter ». C’est sur cette consigne de la direction générale, prenant conscience des enjeux de la digitalisation, qu’est né en 2014 l’un des plus ambitieux projets d’intelligence artificielle de Saint-Gobain. Baptisé Tiger (Text Information Gathering, Extraction and Recognition) et appliqué au domaine des achats, il porte sur la conception et le développement d’un outil permettant de passer au crible des millions de contenus sur Internet et d’y détecter des signaux faibles.

Frédéric Antérion, directeur des applications groupe (achats, finances, etc.) reconnaît avoir au départ, avec son équipe, avancé à tâtons. « En nous formant, nous avons d’abord découvert que la grande majorité des projets big data sont tournés vers les clients, raconte-t-il. Or, au niveau des applications groupe, nous ne gérons pas de données détaillées dans ce domaine, qui sont d’abord du ressort des business ». C’est en explorant d’autres pistes que l’idée a émergé de travailler sur les fournisseurs. Avec une première ambition : repérer sur Internet ceux ne respectant pas les engagements de la charte des achats sur les questions éthiques, sociales et environnementales.

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> Article intégral publié dans IT for Business, mars 2017

SAP Ariba renforce la collaboration fournisseurs 11 mai 2016

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A l’occasion de l’édition américaine du SAP Ariba Live, qui s’est tenue en mars à Las Vegas, l’éditeur a annoncé de nouveaux modes de collaboration électronique sans frais pour les fournisseurs et une série d’innovations pour faciliter l’adoption de ses solutions e-procurement.

SAP Ariba Live 2016Près d’un an après avoir intégré SAP, Ariba a profité de son événement annuel pour présenter ses dernières solutions applicatives et surtout dévoiler une série d’innovations autour de son Business Network. En préambule, Alex Atzberger, président de SAP Ariba, avait planté le décor : « Dans le domaine des achats, nous tirons aujourd’hui pleinement partie de la combinaison de la puissance et de la taille de SAP, d’une part, de l’innovation et de l’approche clients d’Ariba, d’autre part ».

Principale innovation du Business Network, le « Light enablement » propose un dispositif d’échange « allégé » aux fournisseurs de classe C, les moins importants en termes de volumes de dépenses pour leurs donneurs d’ordres, mais les plus nombreux, et souvent les plus difficiles à convaincre des avantages du Business Network. Sans nécessité d’enregistrement sur le réseau, il leur est désormais possible de recevoir un bon de commande, d’envoyer une confirmation ou de déclencher la facture associée, par le biais de la messagerie électronique, sans modifier leurs procédures ou passer par un portail, ni payer de commission. (…)

> Article intégral publié dans les Actualités e-achats d’Acxias, avril 2016

Actualités en bref 31 mars 2016

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Neopost s’attaque aux factures fournisseursNeopost France, spécialisé dans la gestion des documents physiques et numériques, annonce le lancement d’un service de dématérialisation des factures fournisseurs pour compléter son offre dans ce domaine. Avec Neotouch Facture, les directions des achats et financières disposent d’une solution de traitement des documents reçus au format papier ou électronique, avec contrôles et imputation des montants, workflow de validation, export et intégration des données dans le logiciel comptable ou l’ERP. Elle propose aussi, via un portail, des tableaux de bord de suivi ainsi qu’un archivage sécurisé en ligne pendant dix ans. Neopost promet jusqu’à 60 % d’économies sur les coûts de traitement. Source : Acxias

Lancement du module SIM de CoupaPrésenté en avant-première lors de Coupa Inspire’15, fin octobre dernier à Paris, le module spécifique de gestion de l’information fournisseurs baptisé SIM (Supplier Information Management) est désormais disponible. Développé suite à la consultation d’un panel de clients, qui ont fait part de leurs difficultés dans ce domaine, le module permet d’alléger les interventions manuelles et facilite la mise en conformité des informations (coordonnées, données financières, certifications, déclarations diverses) à travers des mécanismes de détection des anomalies et d’alertes. Il est aussi possible de définir des modèles de collecte par pays, par type de produits, par profil de fournisseurs, etc. Source : Acxias

Nouvelle version pour Epicor ERP. L’éditeur américain, présent en France depuis trois ans, annonce une nouvelle mouture de son ERP. La version 10.1 d’Epicor ERP, qui couvre la totalité du processus achats malgré quelques carences en matière de sourcing stratégique, a d’abord été renforcée sur cinq plans : collaboration, mobilité, choix (souplesse de configuration et d’interfaçage), réactivité et simplicité. En termes de fonctionnalités, cette version apporte également de nombreuses améliorations, en particulier en matière de conformité et d’internationalisation, pour tenir compte de spécificités locales et permettre ainsi aux entreprises utilisatrices d’opérer de façon transparente sur des zones géographiques étendues. Source : Acxias

L’Américain Taulia avance sur le marché françaisL’éditeur américain, présent en France depuis trois ans, annonce une nouvelle mouture de son ERP. La version 10.1 d’Epicor ERP, qui couvre la totalité du processus achats malgré quelques carences en matière de sourcing stratégique, a d’abord été renforcée sur cinq plans : collaboration, mobilité, choix (souplesse de configuration et d’interfaçage), réactivité et simplicité. En termes de fonctionnalités, cette version apporte également de nombreuses améliorations, en particulier en matière de conformité et d’internationalisation, pour tenir compte de spécificités locales et permettre ainsi aux entreprises utilisatrices d’opérer de façon transparente sur des zones géographiques étendues. Source : Acxias

Performance fournisseurs : des outils pour accélérer les évaluations 7 mars 2016

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Après une première session consacrée aux aspects méthodologiques, la séance de février des « 20 minutes de l’e-achat » du cabinet Acxias a poursuivi le cycle sur l’évaluation de la performance fournisseurs en détaillant les possibilités offertes par les outils du marché.

« Un outil ne fait pas tout », a rappelé Bertrand Gabriel, directeur général d’Acxias, lors de la session des « 20 minutes de l’e-achat » du 8 février, consacrée aux solutions d’évaluation de la performance fournisseurs. Pour autant, il peut grandement aider à préparer et à mener avec efficacité ce processus devenu crucial dans le pilotage des achats. Après un bref rappel des enjeux et de la démarche à suivre, depuis la définition des critères d’évaluation jusqu’à la gestion des plans de progrès, la présentation s’est focalisée sur les fonctionnalités entrant dans le périmètre d’un système d’information couvrant cette problématique. Des fonctionnalités regroupées en trois grandes briques, correspondant aux trois phases du processus. (…)

> Article intégral publié dans les comptes rendus des « 20 minutes de l’e-achat » d’Acxias, février 2016