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Quand la digitalisation transforme les achats 2 septembre 2019

Posted by thparisot in Acteurs, Actualités, Tendances.
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Confrontées à des objectifs de performance et de compétitivité toujours plus élevés, dans une économie mondialisée et de plus en plus réglementée, les directions des achats se voient non seulement contraintes de faire évoluer leurs pratiques mais aussi de déployer des solutions digitales toujours plus efficientes. Leur transversalité et leur rôle central les conduisent également à accompagner le mouvement de transformation digitale de manière globale dans l’entreprise, pour détecter et diffuser l’innovation, dans un rôle plus stratège et moins administratif. Retour sur trente années de montée en puissance et sur les nouveaux défis à relever, décryptés par les équipes d’Acxias et commentés par cinq grands décideurs achats.

À l’encontre du contexte actuel, il est au moins un sujet qui ne fait plus débat : la digitalisation figure désormais parmi les tout premiers leviers de création de valeur aux achats. Elle est même devenue la priorité de la fonction dans de nombreuses entreprises, en particulier dans celles qui n’avaient que timidement avancé dans cette voie jusqu’ici, préférant d’abord structurer les processus et professionnaliser les équipes. Certes, comme le souligne Marc Sauvage, président du CNA et directeur général adjoint en charge des achats de la Région Ile-de-France, « le déploiement des solutions digitales aux achats est encore très inégal en fonction des secteurs et des tailles d’organisations, et très disparate en termes de couverture géographique, fonctionnelle, etc. ». Mais, de façon générale, les directions des achats commencent à être relativement bien outillées.

Pour en arriver là, une lente évolution a dû s’opérer au cours des trente dernières années. Longtemps, la fonction achats a été perçue comme une activité essentiellement administrative, consistant pour une large part à passer les commandes aux fournisseurs et à négocier avec peu de discernement. L’acheteur était souvent considéré comme un métier nécessitant peu de compétences particulières et de qualification. La première vague de digitalisation de la fonction, dans les grandes entreprises, en prolongement du déploiement de leurs premiers systèmes d’information de gestion autour de solutions ERP, s’est donc d’abord logiquement cantonnée aux flux transactionnels allant de la gestion des demandes au paiement.

Puis les achats ont rapidement évolué du statut de service d’approvisionnement, généralement intégré à la direction administrative et financière, à celui de fonction stratégique, aux capacités élevées d’analyse et force de proposition. L’acheteur est devenu un professionnel, se délestant progressivement des missions dévolues aux approvisionneurs et se spécialisant de plus en plus par familles de produits ou services afin d’être plus proche des préoccupations des clients internes. Pour la gestion des opérations au coeur du métier des acheteurs (sourcing, consultation, contractualisation), et pour le pilotage et le management de la fonction (analyse des dépenses, relation fournisseurs, performance achats), l’utilisation du tableur et de la messagerie restait toutefois la règle.

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> Article intégral publié dans Excellence HA (Conseil national des achats), juin 2019

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La maturité digitale des fournisseurs à la loupe 27 avril 2018

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Facteur clé de réussite des projets de digitalisation de la fonction achats, la capacité des fournisseurs à collaborer via des solutions et canaux numériques reste perfectible. Pour mieux connaître leur niveau de maturité dans ce domaine, Acxias lance un Baromètre en partenariat avec plusieurs grands donneurs d’ordres.

Plus de deux entreprises sur cinq considèrent comme « très faible » (4 %) ou « plutôt faible » (39 %) la maturité digitale de leurs fournisseurs, c’est à dire leur capacité à collaborer avec les donneurs d’ordres via des solutions ou des canaux numériques. Et aucune ne juge cette maturité élevée (voir schéma ci-contre). Tirés d’une enquête réalisée en début d’année par Acxias auprès d’une cinquantaine de directeurs et responsables achats, ces chiffres montrent à quel point la marge de progrès reste importante pour optimiser les relations digitales entre partenaires commerciaux et maximiser les résultats.

Les grandes étapes de la chaîne de traitement bénéficient toutefois de niveaux de maturité digitale distincts. Si les segments « Source-to-contract » (sourcing, consultation, contractualisation) et « Procure-to-pay » (volet procurement : commandes, catalogues, flux logistiques) recueillent le plus de réponses « très faible », ce sont aussi ceux où les fournisseurs semblent les plus impliqués.

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> Article intégral publié dans les Actualités e-achats d’Acxias, avril 2018

Actualités en bref 11 janvier 2017

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Rolls Royce optimise ses achats indirects. Le groupe d’ingénierie (moteurs d’avions, systèmes de propulsion maritime, équipement de générateur d’énergie) a choisi de s’équiper de la solution source-to-pay de Coupa pour optimiser la gestion de ses achats indirects. Cette solution, déployée pour consolider et standardiser les processus à l’échelle internationale, tout en simplifiant les opérations, propose une interface homogène pour les modules de gestion des fournisseurs, de pilotage des achats et de facturation, ainsi qu’un modèle de données commun aligné sur les bases de l’ERP. En plus d’améliorer l’expérience utilisateur, Rolls-Royce en attend une plus grande transparence sur ses dépenses et une réduction de ses coûts.

Zycus se renforce sur le procure-to-pay. Historiquement positionné sur le décisionnel achats (classification, analyse des dépenses, détection d’opportunités, etc.), puis sur l’ensemble du source-to-contract, l’éditeur indien consacre désormais d’importantes ressources au développement de fonctionnalités procure-to-pay sur sa plate-forme. Disponible dans une quinzaine de langues, dont les principales d’Europe, elle offrira ainsi une gestion intégrée de la totalité du processus métier, en lien avec une plate-forme d’intermédiation à laquelle les fournisseurs peuvent se connecter gratuitement. Dans le Magic Quadrant des suites de « strategic sourcing » de Gartner, Zycus figure parmi les « Leaders » aux côtés de BravoSolution, SAP (offre Ariba) et, avec une capacité d’exécution moindre, Ivalua. Source : Acxias

Mercateo ouvre sa plate-forme en Suisse. L’opérateur allemand, qui propose déjà ses services dans 13 pays européens dont la France depuis 2012, annonce le lancement de sa plate-forme d’approvisionnement en Suisse. La solution réunit une place de marché pour les achats indirects et des fonctionnalités d’e-procurement et de gestion de la facturation. En particulier, Mercateo peut héberger les catalogues issus des contrats cadres de ses clients et couvre le reste des besoins à travers sa base de quelque 3,5 millions de produits référencés. En Suisse, les fournisseurs de Mercateo sont des acteurs locaux dans les domaines de l’informatique, mobilier de bureau, équipements industriels, fournitures BTP, outillage, électronique et agriculture. Source : Acxias

La ville de New York retient Ivalua. New York a retenu Ivalua pour le déploiement d’une solution source-to-pay dans les 40 départements et agences de la ville, pour gérer plus de 15 milliards de dollars d’achats. L’éditeur français a par ailleurs annoncé une nouvelle mise à jour majeure de sa plate-forme, la troisième cette année. Les innovations de cet « Update 152 », qui reposeraient à plus de 60 % sur les retours clients et prospects, se situent à cinq niveaux : le déploiement (configuration simplifiée), l’interface utilisateur (adaptation aux appareils mobiles), la conformité et la gestion des risques fournisseurs (possibilité de définir des « informations obligatoires »), la gestion des processus d’achat complexes et le procure-to-pay. Source : Acxias

Actualités en bref 28 novembre 2016

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Test d’évaluation de la maturité digitale. Le cabinet d’expertise en solutions logicielles CXP propose aux directions des achats, comme à toutes les autres fonctions de l’entreprise, d’estimer son niveau de maturité numérique à travers un test d’auto-évaluation en ligne. Après un court questionnaire général, il est proposé de choisir les thèmes à approfondir parmi les outils collaboratifs et les médias sociaux, la mobilité, l’analytique big data, le cloud et l’expérience client. Ce test, régulièrement mis à jour pour tenir compte des dernières tendances et innovations, permet d’obtenir une note et de comparer les résultats à la moyenne de l’ensemble des répondants. Selon le CXP, cette auto-évaluation offre surtout l’occasion de se poser les bonnes questions en parcourant les réponses proposées.

Quaest lorgne sur le marché français. Bien installée en Europe du Nord, la start-up allemande Quaest entend conquérir de nouveaux marchés, en particulier la France. Sa solution repose sur une plate-forme collaborative permettant de piloter les achats, par catégories, en quatre étapes : organisation du projet achats, conduite des analyses de marchés fournisseurs, définition de plans d’actions, exécution et suivi. Disponible en mode SaaS, selon trois formules (essential, professional, expert), elle peut également être installée sur site, en une dizaine de jours d’intégration, de configuration et de prise en main. Quaest, qui compte actuellement sept clients, dont quatre en production, prévoit de faire son entrée sur le marché hexagonal en 2017. Source : Acxias

Livre blanc sur les achats de déplacements. Amadeus, le prestataire technologique pour l’industrie du voyage, publie un livre blanc pour accompagner les entreprises dans le déploiement d’un outil de gestion des déplacements et des frais professionnels. Après une présentation des chiffres clés et des avantages d’un tel outil (gains de temps, économies, maîtrise des risques, contrôle des dépenses, etc.), le document d’une dizaine de pages détaille les bonnes pratiques pour mener le projet, depuis l’analyse du besoin à la définition du cahier des charges jusqu’au déploiement et au démarrage opérationnel. Dans une dernière partie, Amadeus insiste sur l’importance de la conduite du changement, à travers la communication et la formation. Source : Acxias

DocuSign ajoute le paiement à ses services. Le prestataire spécialisé dans la gestion des transactions numériques annonce DocuSign Payments, une solution associant paiement et signature électronique, pour réduire les délais de traitement et de règlement. Lancée en association avec Stripe, pour la gestion des paiements internationaux, et avec le soutien d’Apple, Google et Authorize.net, la solution permettra aux utilisateurs de signer et régler des transactions en une seule étape à travers le Global Trust Network de DocuSign. Alors que DocuSign Payments entrera en phase de bêta-tests limités, avant son lancement commercial prévu au tout début de 2017, de nombreuses entreprises et organismes auraient déjà manifesté leur intérêt. Source : Acxias

Nexans – Refonte des processus pour optimiser le procure-to-pay 23 novembre 2016

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Dans le cadre du programme Pace 2017, le fabriquant de câbles électroniques et téléphoniques a engagé une refonte mondiale de son processus achats, depuis le sourcing jusqu’à la facturation. Au cœur du projet, la mise en place des solutions SAP Ariba.

Pour améliorer la performance des achats, sur le périmètre des catégories indirectes, Nexans procède à une révision de ses processus métiers, à l’échelle mondiale. La priorité : systématiser les commandes et optimiser la facturation, en s’appuyant sur une solution d’e-procurement. Mais attention, « ce n’est pas un projet informatique », précise Thièry Bourany, directeur de la transformation achats du groupe (photo ci-dessous)thiery-bourany-nexans-06-2016-1, rappelant au passage que les achats directs continuent d’être gérés dans l’ERP. « En effet, le plus gros du travail porte sur le contenu, notamment la création et le déploiement de catalogues ».

Basé sur l’offre SAP Ariba, avec un accompagnement assuré par le cabinet Acxias, le système tire pleinement profit du Business network qui facilite les échanges (confirmation de commandes, accusé de réception, factures, etc.) avec les plus gros fournisseurs : 1 000 environ sur les 2 500 avec lesquels Nexans travaille en France. Mais la solution d’e-procurement touche tous les achats indirects dans 20 des 40 pays du groupe, et impacte près de 4 000 personnes. Seuls les achats de transport, d’énergie et de voyages d’affaires n’entrent pas dans le périmètre. La solution de sourcing collaboratif ne concerne, elle, que 150 acheteurs.

Depuis l’an dernier, l’objectif est de déployer l’e-procurement et le sourcing collaboratif au-delà de la France et de l’Allemagne, avec la création d’une seule base de données fournisseurs et la rationalisation du panel. Un travail colossal puisque Nexans compte 15 ERP, et donc 15 bases différentes. Le déploiement mondial a débuté par les pays les plus à l’Est (Chine, Corée du Sud) et s’achèvera en Amérique. Le groupe a aussi choisi d’externaliser en offshore les fonctions de support et d’approvisionnement. Le projet a déjà permis de réduire de 20 % les coûts de la fonction, pour un tiers en baisse des charges de personnel et deux tiers en gains achats. Soit un ROI atteint en deux ans. Sur le plan humain, les équipes achats réparties sur les différents sites ont appris à se parler. Parmi les améliorations, reste aujourd’hui à optimiser le confort d’utilisation, en particulier l’ergonomie des catalogues ou encore la performance des outils.

Actualités en bref 27 juillet 2016

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Trois leaders en procure-to-pay. Comme l’an dernier, Coupa et SAP (Ariba et Fieldglass) arrivent en tête des « Leaders » du Magic Quadrant de Gartner consacré aux suites procure-to-pay, juste devant Basware. Pour cette édition, eu égard aux critères de sélection du cabinet d’études américain, basés sur le chiffre d’affaires, la clientèle ou la présence géographique, huit solutions ont été sorties du panel (Elcom, JCatalog, Mercado Eletronico, Oracle E-Business Suite, Oracle Peoplesoft, Puridiom, SAP SRM, SciQuest) et aucune n’y est entrée. Parmi les douze éditeurs finalement positionnés, Gartner a identifié quatre « Visionnaires » (BirchStreet Systems, Ivalua, Verian, Wax Digital) et un « Challenger » (GEP). Source : Acxias

NaturéO optimise ses approvisionnements. L’enseigne de distribution de produits bio retient la plate-forme de Determine pour améliorer l’efficacité opérationnelle de sa chaîne d’approvisionnement et de facturation, et supporter sa croissance. Les bénéfices attendus du projet sont de deux ordres. D’une part, une simplification des opérations pour les points de vente en les guidant vers les conditions tarifaires locales ou nationales négociées, et un suivi de l’utilisation de leur budget. D’autre part, une dématérialisation des échanges de commandes et de factures avec les fournisseurs. Outre l’aspect fonctionnel et l’accès en mode SaaS, NaturéO explique avoir choisi la solution pour son ergonomie et ses capacités de paramétrage. Source : Acxias

L’ERP de Cegid progresse dans les achats. L’éditeur lyonnais enrichit Yourcegid Y2 On Demand, son ERP en mode cloud, en ajoutant la gestion d’affaire et la gestion commerciale, pour optimiser le pilotage des activités et leur planification. Dans le domaine des achats, ces fonctionnalités permettent par exemple de répondre à une demande sans délai, grâce à un contrôle budgétaire en temps réel. Elles améliorent aussi la maîtrise des risques, y compris ceux liés aux non conformités des marchandises, en assurant une traçabilité de bout en bout et un suivi des actions associées. Enfin, elles simplifient les flux d’informations entre les différents services de l’entreprise et facilitent les interactions avec les collaborateurs itinérants. Source : Acxias

Rapport de Billentis sur la facturation électronique. Sponsorisé par Basware, le dernier rapport annuel de Billentis sur la facturation électronique revient en 99 pages sur les enjeux de la dématérialisation des processus procure-to-pay, détaillant en particulier les gains financiers à en attendre, chiffres à l’appui. L’analyse, qui compare les pratiques et les contraintes dans différents pays, et donne une tendance des projets menés dans le secteur public, souligne l’impact de l’e-facturation en termes de maîtrise des flux de trésorerie et de fluidification de la relation fournisseurs. Elle serait aussi l’occasion de lancer une politique de mise en qualité des données, pour éviter les oublis ou les erreurs qui conduisent à des litiges et ralentissent les traitements. Source : Acxias

Colas : Le processus d’e-procurement sécurisé 25 juillet 2016

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A l’occasion d’une matinée d’échanges organisée par l’éditeur e-achat américain Coupa, la direction des achats de l’entreprise de construction et travaux publics, filiale de Bouygues, a détaillé la mise à niveau de son système d’information. Le projet, d’abord limité au procure-to-pay, vise à réduire les coûts, sécuriser les processus et créer davantage de valeur.

Equipé de l’ERP JD Edwards et de plusieurs applications dans le domaine des achats, Colas (12 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2015, 57 000 collaborateurs) a décidé de déployer la suite de Coupa pour structurer son processus de la demande d’achats à la commande. Le projet, qui s’inscrit dans le cadre de Copernic, le programme de transformation opérationnelle du groupe lancé en 2014, vise trois objectifs Chantier Colas, pont de Brotonne - 155793principaux. Premièrement, la réduction des coûts d’achats, actuellement de l’ordre de 9,9 milliards d’euros par an. Deuxième objectif : sécuriser les achats sur le plan tant juridique que financier, en encadrant la passation des commandes. « Avec les modes de fonctionnement et les outils actuels, Colas ne comptabilise qu’environ 50 000 commandes formalisées dans un outil alors que 2,5 millions de factures sont traitées chaque année en France », précise Fabien Mercherz, responsable système d’information et performance achats. Enfin le projet de déploiement de la fonction achats doit permettre de créer de la valeur ajoutée, malgré une organisation décentralisée, répartie entre les sites principaux et de nombreuses unités décentralisées dans plus de 50 pays (800 unités d’exploitation de travaux, 2 000 unités de production de matériaux), et une activité dans tous les domaines de la construction et de l’entretien des infrastructures de transport.

En termes de système d’information, le groupe a décidé d’évoluer vers une nouvelle version de JD Edwards et d’y connecter différent outils métiers (gestion des chantiers, gestion des commandes, planification des ressources, etc.) harmonisé et modernisés. Sur le périmètre des achats, l’objectif est de remplacer les différentes solutions existantes par un outil unique, en se concentrant d’abord sur la chaîne allant de l’expression du besoin à la demande d’achats, pour amener les chantiers à formaliser dans l’outil la passation des commandes sur catalogues et à appliquer les contrats cadres négociés localement par les acheteurs. Après avoir scruté le marché, Colas a opté pour Coupa et mène actuellement des pilotes sur cinq sites, au Maroc, en Angleterre et en France. Le module de gestion des notes de frais a déjà déployé auprès de 10 000 utilisateurs. Désormais, le déploiement à grande échelle est imminent, qui va nécessiter un effort important, en particulier en conduite du changement. L’ambition de Colas : que 80 % des besoins obtiennent une réponse à travers les catalogues. Plus tard, un indicateur de mesure des économies en fonction du taux d’utilisation des contrats devrait être mis en place.

Photo – Copyright : Colas – Antoine Soubigou

 

La facture électronique, réglementation et opportunités 26 mai 2016

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Dans le domaine de la digitalisation et de l’automatisation du processus procure-to-pay (de l’approvisionnement au règlement), la dématérialisation des factures fournisseurs présente des avantages importants, notamment en réduisant les coûts de gestion et les délais de traitement, et en facilitant la mise en conformité des factures.

Afin d’offrir aux entreprises un aperçu de l’évolution de la réglementation et des opportunités relatives à la dématérialisation des factures fournisseurs, la session d’avril des « 20 minutes de l’e-achat » d’Acxias était consacrée aux enjeux de ce projet qui devient incontournable. Bien que le traitement de ces factures soit surtout du ressort de la comptabilité fournisseurs, les achats ont un rôle clé à jouer dans ce domaine, dans le but d’accroître globalement la performance du processus procure-to-pay et la contribution des fournisseurs à cette performance.

L’enjeu est d’autant plus important que, après l’obligation progressive d’e-facturation pour les fournisseurs du secteur public, la réglementation française va également imposer aux donneurs d’ordre d’être en mesure d’accepter les factures au format électronique (amendement à la Loi Macron). Cela, selon le même calendrier : à partir de 2017 pour les grandes entreprises, 2018 pour les ETI et 2019 pour les PME.

> Article intégral publié dans les comptes rendus des « 20 minutes de l’e-achat » d’Acxias, avril 2016

Projet procure-to-pay – L’Essec, un cas d’école 4 avril 2016

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La coopération entre les achats et la finance constitue l’une des clés de la réussite d’un projet procure-to-pay. En témoigne l’expérience de l’Essec, présentée lors de la dernière « Matinale » d’Ivalua, mi-mars.

Il y a six ans, l’Essec décidait de professionnaliser ses achats et de se doter d’une politique ad hoc. Après une première phase de structuration de la fonction, avec l’appui d’un cabinet spécialisé, la démarche s’est focalisée sur le déploiement d’un outil pour automatiser les processus sur l’ensemble du périmètre. Du fait de son statut d’école (commerce et gestion), l’Essec ne réalise que des achats « hors production », dans trois domaines principaux : l’entretien du campus (entretien régulier et travaux d’envergure) pour 9,5 millions d’euros, les frais de déplacement et les voyages d’étude pour 10 millions d’euros, les prestations intellectuelles (hors prestataires d’enseignement) et l’informatique pour 40 millions d’euros. Matinale Ivalua, cas Essec, 03-2016Les prestations d’enseignement, assimilables à des achats de production, suivent un circuit court d’imputation directe, le contrat signé avec les ressources humaines faisant office de commande.

Etalé sur plus de quatre ans, le projet d’informatisation a été menée conjointement par la direction financière et le service achats. Avec, au départ, des objectifs différents. Pour la finance, il s’agissait de mettre sous contrôle les procédures et les budgets. « Avant le déploiement du nouveau système, les utilisateurs dans les services s’affranchissaient des enjeux budgétaires et les fournisseurs en jouaient, en facturant différemment selon leurs interlocuteurs », explique Anne Barré, responsable fonctionnelle de domaine système d’information finances et ressources humaines (photo ci-dessus, au centre). Du côté des achats, l’outil devait permettre d’organiser la fonction et d’optimiser les achats, en mettant en place des procédures et des documents formalisés, en établissant des standards pour les cahiers des charges et les consultations, en négociant les contrats ainsi que les demandes ponctuelles, en instaurant une gestion de stocks. Les deux directions avaient aussi un objectif commun : maîtriser le panel fournisseurs, en évitant la multiplication des références et les achats sauvages.

(suite…)