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TRIBUNE – Cinq enjeux essentiels pour la collaboration fournisseurs 26 novembre 2019

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Laurent Guillot, Oxalys Technologies

Dans un contexte où la qualité de la relation fournisseurs devient clé pour l’entreprise, simplifier la communication et réussir l’onboarding avec ces partenaires privilégiés sont les piliers d’une bonne collaboration.

Une concertation menée avec nos principaux clients, en lien avec leurs fournisseurs, nous a permis d’identifier 5 enjeux essentiels auxquels un portail fournisseurs doit répondre.

 

 

1 – Fluidifier l’information et l’échange de documents
Pour le donneur d’ordre il s’agit de nourrir et de maintenir à jour les données de son référentiel fournisseur. Grâce au portail, le fournisseur dispose d’un accès privé pour compléter les informations, déposer des documents et maintenir à jour les données qui lui sont propres.

2 – Sourcer les fournisseurs
Via le portail, un fournisseur peut effectuer une demande de référencement et préciser toutes les données quantitatives et qualitatives nécessaires à l’évaluation de sa candidature. Pour l’entreprise c’est un levier complémentaire pour mettre en avant son activité, accélérer la recherche et la qualification de nouveaux fournisseurs.

3 – Publier les appels d’offres
Le donneur d’ordres peut très simplement publier ses  consultations auprès de fournisseurs présélectionnés ou de nouveaux fournisseurs en capacité de répondre sur le domaine de compétence recherché. Les fournisseurs sont alertés des nouveaux appels d’offre et peuvent y répondre en ligne à travers le portail.

4 – Donner de la visibilité sur le transactionnel
Le portail fournisseurs permet de dématérialiser les documents transactionnels. Le fournisseur dispose d’une vue globale sur l’état de ses encours et de ses paiements, l’historique de ses commandes, réceptions et factures. Il est également informé en temps réel des actions attendues par l’entreprise.

5 – Proposer une vitrine publique des achats de l’entreprise
Le service achats peut personnaliser le portail à la charte de l’entreprise, communiquer sur ses valeurs et sa politique achats et RSE, son fonctionnement et ses objectifs ou encore les domaines de compétences recherchés.

Au final, le portail fournisseurs apporte une réponse globale à la problématique suivante : comment amener le digital entre deux parties qui ne sont pas connectées entre elles et qui communiquent peu ou mal, voire pas du tout ? Il facilite le processus d’intégration du fournisseur qui va s’habituer dès le départ à passer par ce canal de communication privilégié pour entrer en relation avec ses différents interlocuteurs dans l’entreprise, notamment les achats, la comptabilité, le contrôle de gestion ou encore la qualité. Il accélère le processus Procure-to-pay, facilite le respect des délais de paiement et améliore in fine la relation fournisseurs.

Actualités en bref 29 juin 2015

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Cinq technologies de rupture pour les achats. Dans un récent rapport intitulé « Procurement’s next frontier », Accenture identifie cinq technologies de rupture qui pourraient bouleverser la structuration et le fonctionnement des organisations achats dans les cinq à sept ans à venir, en permettant de collecter et d’analyser en temps réel des données plus nombreuses et plus riches. Le cabinet détaille ainsi les concepts de centre commercial virtuel, de système « analytics » dédiés aux achats-approvisionnements, d’espace de travail avec les partenaires, de plate-forme de gestion virtuelle des projets achats, et de réseau fournisseurs. Ces technologies conduiraient à la mise en place d’organisations hybrides, entre les modèles décentralisés et centralisés classiques.

GFI Informatique s’offre Ordirope. Le groupe de services informatiques et logiciels annonce l’acquisition de 100 % du capital de l’éditeur Ordirope dont le produit phare, l’ERP Minos, couvre en partie la gestion des achats à travers un module dédié. Adressant en priorité le monde de la grande distribution, en particulier les négociants et les fournisseurs du secteur, Ordirope emploie plus de 100 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de l’ordre de 10 millions d’euros principalement réalisé en France. Avec cette acquisition, GFI Informatique entend renforcer son offre et accélérer les déploiements de Minos à l’international, notamment en Europe (Belgique, Espagne, Luxembourg, Portugal, Suisse) et en Afrique. Source : Acxias

Cofely Endel déploie un portail fournisseurs. Dans la continuité de la mise en œuvre de la solution e-achats de B-pack, la filiale du groupe Engie, spécialisée dans la maintenance industrielle et les projets autour des grands équipements d’infrastructures, a renouvelé sa confiance à l’éditeur pour déployer son portail fournisseurs. Face à la complexité des normes et la diversité de ses métiers, elle souhaitait disposer d’un outil permettant une gestion unique des documents administratifs et des certifications, ainsi qu’un moyen simple de suivre les interactions au jour le jour. Le portail propose également des fonctionnalités de pilotage des plans d’actions et un système de notation basé sur l’envoi de questionnaires. Source : Acxias

Spécifications pour le portail national d’e-facturation. L’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) a publié les spécifications externes du portail national de facturation électronique qui sera mis gratuitement à disposition des fournisseurs en remplacement de Chorus Factures, le module dédié qui était jusqu’ici intégré au système financier de l’Etat. La mise en œuvre de Chorus Portail Pro 2017 s’inscrit dans le cadre du passage à la dématérialisation des factures adressées aux organismes de la sphère publique, à partir du 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises, puis progressivement jusqu’en 2020. A terme, l’AIFE vise un volume total de 95 millions de factures transmises électroniquement chaque année. Source : Acxias

Actualités en bref 22 juin 2015

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Althéa se positionne dans les achats. Le cabinet de conseil, qui emploi 120 consultants et a réalisé environ 17 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2014, diversifie son offre en lançant une activité à destination des direction des achats. Cette activité, qui s’inscrit dans un projet stratégique visant à couvrir l’ensemble des fonctions transverses de l’entreprise, englobe des prestations d’accompagnement des achats dans l’optimisation de leurs opérations, l’alignement avec les autres directions (finance, qualité, etc.), la mise en œuvre d’une culture métier et de plans de performance, ainsi que l’automatisation des processus. Le développement de l’équipe achats & supply chain et de l’offre de conseil a été confié à Cédric Guillouet, nouvel arrivé chez Althéa, et Xavier Burtin.

Perfect Commerce lance une OPA sur Hubwoo. Le prestataire e-achats français Hubwoo annonce le dépôt d’un projet d’offre publique d’achat de l’ensemble de ses actions par l’américain Perfect Commerce. Si l’opération aboutissait, la combinaison de l’outil de gestion de catalogues et le business network (réseau fournisseurs) d’Hubwoo avec sa suite source-to-pay permettrait à Perfect Commerce de proposer une solution globale d’automatisation du processus achats, contribuant à maximiser les gains et la création de valeur. L’acquisition soutiendrait également la croissance de la société dans « plusieurs zones géographiques clés », en particulier en Europe du nord, et lui apporterait « un portefeuille clients très complémentaire ». Source : Acxias

Les PME s’intéressent aux solutions e-achats. Bien que réalisée aux Etats-Unis, une étude de Software Advice révèle que les PME pensent investir en moyenne 30 000 dollars dans des solutions e-achats et e-procurement cette année, contre 171 000 dollars pour les ETI et les grandes entreprises. En plus de supprimer au maximum les opérations manuelles, de mettre en place des workflows d’approbation et d’offrir davantage de visibilité sur les dépenses, les projets ont pour objectif d’optimiser la gestion de la relation avec les fournisseurs. Pour cela, les petites et moyennes entreprises comptent s’appuyer sur des bases d’information dédiées et des fonctionnalités permettant d’effectuer des sélections à partir d’indicateurs de performance. Source : Acxias

Esker ouvre un portail pour les fournisseurs. L’éditeur lyonnais spécialisé en gestion documentaire et en dématérialisation enrichit sa plate-forme d’e-facturation d’un portail web à destination des fournisseurs, pour leur permettre d’accéder à des informations en temps réel sur le statut de leurs factures. Ils ont ainsi une meilleure visibilité sur les règlements et peuvent optimiser la gestion de leur trésorerie. Le nouvel outil apporte aussi des gains de temps et de productivité aux services achats et comptabilité, du fait de la baisse des sollicitations des fournisseurs, et accélère les traitements grâce à la réception électronique des factures directement via le portail. Les délais de paiement seraient raccourcis, offrant la possibilité de bénéficier d’escomptes. Source : Acxias

ETUDE – Les portails fournisseurs s’entrouvrent 17 octobre 2014

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Selon le dernier Baromètre Dématérialisation-Finances, de plus en plus entreprises se dotent d’un portail fournisseurs pour optimiser les échanges et le traitement des documents intervenant dans le cadre des processus achats et finances. Mais la marge de progrès reste importante, notamment en matière d’e-facturation.

Les directions financières et comptables en sont désormais convaincues : la dématérialisation des documents et des processus constitue un levier d’optimisation de la performance globale, du contrôle et de la traçabilité sur les transactions. C’est en tous cas la principale conclusion de la 6ème édition du baromètre de l’APDC (1), la DFCG (2), Itesoft et Mazars réalisé cet été auprès d’un panel de moyennes et grandes entreprises françaises. Cette prise de conscience s’explique d’autant plus que la situation est largement perfectible.

En effet, près de trois entreprises sur cinq jugent actuellement leur processus achats et comptabilité fournisseurs pas (2 %), peu (17 %) ou moyennement (37 %) satisfaisant. Or, dans 85% des cas, les répondants se déclarant plutôt ou très satisfaits de la performance de leurs processus ont déjà mis en place un ou plusieurs outils de dématérialisation. Les entreprises qui ont adopté la dématérialisation mentionnent trois avantages principaux : la diminution des coûts administratifs, l’amélioration du pilotage et de la traçabilité de l’ensemble du processus allant de la création des demandes d’achat au paiement des factures, et la réduction des délais de traitement.

(suite…)

Collaboratif : Les portails fournisseurs peinent à s’ouvrir 31 octobre 2011

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Malgré une tendance à la généralisation, le périmètre fonctionnel des portails fournisseurs se limite encore souvent au référencement et à la gestion des appels d’offres. Une extension à l’e-procurement et aux étapes en amont du sourcing permettrait pourtant de réduire encore les cycles et les coûts. Tout en assouplissant davantage les relations.

ArcelorMittal : Construction d’un portail fédérateur

Véronique Blaise, Areva :  » Un outil pour optimiser la gestion des appels d’offres  »

Air France-KLM : Un projet au long cours

LDA n°199