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Un SI unique pour tous les acheteurs de l’armée 3 juillet 2018

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Pour supprimer les procédures lourdes et complexes, le ministère des Armées a entamé le déploiement d’un système d’information dédié aux achats. Baptisé Alpha, et utilisé à terme par quelque 7 000 acheteurs et prescripteurs, il permettra d’harmoniser les pratiques et d’automatiser les opérations.

Dix ans après le lancement d’un vaste programme de professionnalisation, la filière achats du ministère des Armées (ex Défense) a inauguré mi-mars son nouveau système d’information unique, Alpha. Destiné dans un premier temps aux « emplettes » hors armement, qui représentent un peu moins du quart des 18,5 milliards dépensés chaque année auprès de 29 000 fournisseurs, dans plusieurs centaines de catégories de produits et services (fournitures de bureaux, uniformes, équipements informatiques, contrats d’entretien, etc.), ce système doit permettre de simplifier les processus et d’assurer l’interopérabilité, en particulier avec le progiciel financier Chorus et la plateforme de dématérialisation des procédures de marché de l’État. « Après avoir investi sur la procédure de passation des marchés, nous voulions mettre l’accent sur le volet amont, propre au métier d’acheteur, pour permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, notamment le sourcing et le pilotage », explique Jean-Paul Duffaud, chef du pôle processus et outils à la mission achats du ministère, la structure chargée de tous les aspects support de la filière.

De fait, le fonctionnement était jusqu’ici plutôt anarchique, engendrant de nombreux « irritants ». « Une dizaine de chaînes spécialisées par grandes familles d’achats, chapeautant une trentaine d’entités au total, opéraient sans coordination ni visibilité, à partir d’applications anciennes et de multiples bases MS Access, décrit-il. Dans cette configuration, les acheteurs passaient 20 % de leur temps à rendre compte de leur travail, dans des fichiers Excel, sans modèles communs ni processus de validation automatisé. En ce qui concerne le pilotage de la performance achats, si le système Impact utilisé par les contrôleurs de gestion offrait un premier niveau de mesure, c’était uniquement sur les aspects comptables et en fin d’année ». Principaux bénéfices attendus d’Alpha : une harmonisation des pratiques, une amélioration du pilotage de la fonction et une automatisation des tâches. Et au final, des gains financiers à la fois par des économies sur les achats et par une baisse des coûts opérationnels. « Ce nouveau système, c’est aussi un signe supplémentaire vers tous les fournisseurs », a complété la ministre des Armées, Florence Parly, lors de la cérémonie d’inauguration, faisant notamment référence au respect des délais de paiement.

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> Article intégral publié dans IT for Business, mai 2018

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Actualités en bref 29 mars 2018

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Legrand se dote d’une plate-forme achats globale. Dans le cadre de sa démarche de consolidation et d’optimisation des coûts, le groupe spécialisé dans les infrastructures électriques et numériques du bâtiment a retenu la suite Advantage de Jaggaer comme socle de son système d’information achats. Il souhaitait en particulier structurer ses processus de consultation, de gestion de la relation fournisseurs (évaluation de la performance, contrôle des risques, etc.), de pilotage des contrats et d’analyse des dépenses. Selon l’équipe projet de Legrand, le choix d’une solution complète évitera la redondance des outils et permettra de centraliser l’information achats sur une seule plate-forme, tout en partageant les meilleures pratiques.

Les Business networks tissent leur toilent. Selon un récent rapport de Forrester, les Business networks, qui facilitent et accélèrent les interactions entre les partenaires commerciaux, montent en puissance. Au-delà du volume d’affaires supporté, le cabinet estime que 82 % des dépenses interentreprises en ligne aux Etats-Unis passent aujourd’hui par ces plates-formes. Pour les deux principaux flux, les commandes et les factures électroniques, Forrester identifie trois leaders : SAP Ariba, Basware et Tradeshift (IBX inclus). Egalement citées, dans le même domaine, les sociétés Jaggaer, Nipendo, Mercado Eletronico, OpusCapita, Perfect Commerce (groupe Proacts), Taulia, Transcepta, Tungsten Network.

Un système d’information achats unique pour les Armées. Le ministère des Armées a inauguré vendredi 16 mars son nouveau système d’information unique pour les achats hors armement, soit environ 4 milliards d’euros, dans le cadre du programme de professionnalisation initié en 2008. Baptisé Alpha et basé sur la plate-forme Oalia, mise en oeuvre par IBM et Klee Group, ce système qui remplacera les trois plates-formes utilisées jusqu’ici pour la passation des marchés, doit permettre de simplifier les processus et d’assurer l’interopérabilité, en particulier avec le progiciel financier Chorus. Principaux gains attendus : un renforcement du dialogue prescripteur-acheteur, une amélioration du pilotage de la fonction, une harmonisation des pratiques.

Les achats professionnels en ligne s’envolent. Selon l’étude présentée début février par la Fédération du e-commerce et de la vente à distance (Fevad), le chiffre d’affaires réalisé par les sites marchands auprès des professionnels a augmenté de 17,5 % en France l’an dernier, soit une progression de 7,5 points. Pour l’ensemble du marché, les ventes sur Internet enregistrent une hausse de 14 % sur un an, à 81,7 milliards d’euros, portée par l’élargissement de la clientèle et de l’offre, l’augmentation de la fréquence des transactions et les nouveaux comportements d’achats sur mobile. La fédération prévoit que l’e-commerce devrait dépasser les 90 milliards d’euros cette année et atteindre la barre des 100 milliards avant fin 2019. Source : Acxias

Actualités en bref 13 février 2017

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Partenariat entre Ivalua et Helixx BPO. L’éditeur e-achat français annonce la signature d’un partenariat avec Helixx BPO, prestataire en externalisation des processus achats, pour mettre la solution Ivalua de sourcing stratégique à la disposition de ses équipes. Créé en 2000, Helixx BPO propose des services « à la demande » aux grandes et moyennes entreprises basées aux Etats-Unis et dans les principaux pays d’Amérique Latine, pour toutes les catégories d’achats : directs, indirects et services. Avec la nouvelle solution, il entend accélérer le cycle de sourcing (identification des fournisseurs, consultation, négociation, etc.) et optimiser l’efficacité opérationnelle des acheteurs pour accroître les économies réalisées au profit de ses clients, qui peuvent atteindre 18 à 25 % des montants selon les catégories.

Oalia Marchés Publics se renforce. Pour renforcer sa position sur ce segment de marché, l’éditeur a remanié en profondeur sa solution dédiée à la gestion des achats dans le secteur public. Elle gèrerait désormais nativement les nouvelles règles (procédures, formes de contrat cadre, possibilités de dépouillement et de négociation) fixées par le décret 2016-360 relatif « aux marchés publics pour lesquels une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence est envoyé à la publication à compter de sa date d’entrée en vigueur ». Oalia Marchés Publics a également été dotée d’un module dédié à la gestion de la performance et propose des questionnaires administrables pour mener des évaluations fournisseur, des enquêtes qualité, etc. Source : Acxias

La base Sirene disponible gratuitement. Le répertoire Sirene qui recense l’état civil de toutes les sociétés et leurs établissements en France est désormais disponible gratuitement en open data, en téléchargement libre sur data.gouv.fr. Les entreprises peuvent donc désormais mettre à jour leurs bases tiers, en particulier la base fournisseurs exploitée par leurs équipes achats, en s’affranchissant des outils additionnels parfois coûteux et pas toujours efficaces, ainsi que des prestations de mise en qualité des données. La base Sirene compte 10 millions de références en métropole et outre-mer, et 10 000 fiches réactualisées chaque jour. Au plan international, le numéro Duns (Data Universal Numbering System) reste toutefois le standard. Source : Acxias

DocuSign innove et change de PDG. Le prestataire spécialisé dans la signature électronique et la gestion des transactions numériques annonce la disponibilité de Winter 17, la dernière mise à jour de sa gamme de solutions, qui apporte plus de 70 nouvelles fonctionnalités. Il devient notamment possible d’inclure dans les transactions des documents complémentaires, accessibles en un seul clic, ou encore d’automatiser et de gérer des processus complets de façon totalement numérique, en garantissant des signatures électroniques conformes aux nouvelles réglementations européennes eIDAS. Parallèlement à ces innovations technologiques, DocuSign vient d’annoncer la nomination de Daniel Springer au poste de PDG. Source : Acxias

ETUDE – Les éditeurs e-achats passés au crible 19 juin 2015

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La nouvelle édition du baromètre Acxias des solutions e-achats et e-procurement met en exergue les forces et les faiblesses des principaux éditeurs présents sur le marché français. Elle identifie par la même occasion diverses pistes d’amélioration pour mieux conduire et réussir les projets d’informatisation de la fonction.

Couverture, Barometre Acxias 06-2015 - recadreeS’il faudra attendre le livre blanc de septembre pour les résultats détaillés, Acxias a présenté mardi 16 juin les grandes tendances de son Baromètre 2015 des solutions e-achats et e-procurement. Réalisée en ligne via un questionnaire proposé de mi-mars à mi-avril dernier, l’enquête mesure la satisfaction des entreprises utilisatrices vis-à-vis de leur principal outil de gestion des achats et des approvisionnements, et surtout de leur éditeur. Globalement, les réponses des 68 répondants (directeurs et responsables achats, acheteurs, chefs de projet, responsables de systèmes d’information achats, etc.), représentant un panel de soixante entreprises de tous secteurs et de toutes tailles (60 % de grands groupes), se veulent plutôt encourageantes. Néanmoins, le cabinet souligne une grande disparité entre les évaluations des quinze acteurs cités (*), et une dégradation parfois importante pour certains d’entre eux, sur quelques aspects, par rapport à l’édition précédente de 2012-2013. Le baromètre s’achève aussi sur un bilan étonnant : s’il fallait recommencer, plus d’une entreprise sur cinq (21 %) ne ferait pas le même choix de solution et d’éditeur, une proportion en hausse de 7 points en trois ans. (…)

(*) Ariba (groupe SAP), B-pack, BravoSolution, Capgemini-IBX, Coupa, IBM-Emptoris, Ivalua, Oalia, Per Angusta, Perfect Commerce, Saleforce, SAP (hors Ariba), Seres, Sievo, SynerTrade

> Article intégral publié dans les Actualités e-achats d’Acxias, juin 2015

Actualités en bref 13 mai 2015

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Le ministère de la Défense déploie Oalia. Au terme d’un vaste programme de rationalisation, d’homogénéisation et de simplification de ses processus achats, le ministère de la Défense a retenu l’éditeur Oalia, dans le cadre d’un groupement l’associant à Klee Group et IBM, pour équiper l’ensemble de ses entités d’un outil métier. Le projet, qui s’étalera sur 2015 et 2016, avec une cible de plusieurs milliers d’utilisateurs, couvrira un périmètre fonctionnel allant de la programmation budgétaire à l’exécution des marchés, en passant par l’expression des besoins, la conduite de la procédure et la création du contrat. Il nécessitera la mise en place de nombreuses interfaces, en particulier avec le système financier Chorus. Source : Acxias

IAvenir se développe à l’étranger. Cinq ans après sa création, l’éditeur français a engagé un plan d’expansion à l’international, d’abord en Europe et en Asie, et plus particulièrement en Inde où un contrat vient d’être conclu avec la filiale du groupe coréen Dossan. Ce contrat porte sur l’utilisation des solutions d’e-sourcing (appels d’offres et enchères) et le développement d’un module spécifique d’e-procurement. Dans l’Hexagone, iAvenir a mené deux missions de classification de données achats : l’une pour Manutan, en même temps que la réalisation d’outil de cartographie, l’autre pour Pôle emploi, en s’appuyant sur la nomenclature CPV utilisée pour les marchés publics au niveau européen. Source : Acxias

Les achats professionnels en ligne progressent. D’après la dernière étude de Xerfi sur le sujet, le chiffre d’affaires du e-commerce inter-entreprises a progressé de 9 % en France en 2014 et, selon les experts du cabinet, la tendance haussière devrait se poursuivre à l’horizon 2017. Cette dynamique s’explique d’abord par un contexte économique plus favorable, avec une reprise des investissements attendue au second semestre 2015, mais aussi par le fait qu’Internet devient un canal incontournable offrant de nombreux avantages : accessibilité permanente, offre étendue, livraison rapide, prix attractifs, etc. Pour convaincre les donneurs d’ordres encore réticents, les e-commerçants développent des fonctionnalités avancées de recherche, d’évaluation, etc. ou des catalogues sur-mesure. Source : Acxias

L’Apeca aide à gérer les frais professionnels. L’Association des professionnels européens de la carte d’achat lance un nouveau service pour aider les entreprises à accélérer les traitements et réduire les coûts liés à la gestion des frais professionnels, notamment dans le cadre du processus achats. Proposé en partenariat avec ses membres spécialisés dans le voyage d’affaires (AirPLus International, American Express, BNP Paribas, Concur-SAP, Dimo Gestion, Traveldoo et Ugap-Déplacements professionnels), ce service vise à informer sur les avantages de l’automatisation et de la dématérialisation des opérations, mais aussi à accompagner les décideurs dans le choix d’une solution (carte, logiciel, etc.) et la conduite d’un projet dans ce domaine. Source : Acxias

SALON – Best-of-breed vs full-suite, l’éternel débat 2 octobre 2014

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Au-delà du débat autour de la pertinence d’un ERP, le choix entre un assemblage d’outils ou une solution intégrée se présente aux entreprises au moment d’informatiser leurs processus métiers, en particulier aux achats. C’est en tout cas la conclusion d’une table ronde sur le sujet, dans le cadre du salon Solutions e-Achats qui s’est tenu du 30 septembre au 2 octobre à Paris.

Le choix d’un environnement best-of-breed – assemblage des meilleurs progiciels sur les différents segments du processus achats – ou d’une suite e-achat intégrée dépend d’un grand nombre de facteurs. Sachant aussi, comme l’a rappelé d’emblée Anne-Marie Guillemoteau, présidente du cabinet de conseil en SI achats Effixens, que « chaque cas d’entreprise est 20141001_104115 - recadreedifférent, en fonction de son profil et de l’historique de construction de son système d’information ». Le poids respectif de la direction des achats et de la DSI, et le rapport de force avec comme arbitre la direction financière, est un premier élément crucial.

Les équipes achats voudront la solution la plus adaptée à leur métier, en s’attachant d’abord aux fonctionnalités et à l’ergonomie. De son côté, la DSI cherchera l’option limitant les contraintes techniques, notamment en termes d’intégration et de sécurité, en privilégiant plutôt le module achats de l’ERP généralement en place. Avec un risque, pointé par Nicolas Machuel, directeur chez BravoSolution : « la dépendance à un seul éditeur ». Par ailleurs, a renchéri Eric Decarpentries, directeur associé d’Oalia, « même avec un ERP, il y aura des problématiques d’interfaçage à gérer, notamment avec les partenaires extérieurs, et la complexité de l’environnement pourra rebuter les utilisateurs ponctuels ». « L’ergonomie des ERP s’est beaucoup améliorée », a tempéré Anne-Marie Guillemoteau. Tout en admettant qu’en termes de paramétrage et de profondeur fonctionnelle, les éditeurs spécialisés avaient encore une longueur d’avance, en particulier sur la partie e-sourcing.

(suite…)

Actualités en bref 28 février 2014

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Carte d’achat : le secteur public trace sa route. Selon les chiffres dévoilés lors de la conférence annuelle de l’Apeca, qui y célébrait ses dix ans, les projets de cartes d’achat dans le secteur public connaissent une bonne dynamique.

En bref > Stratégie : Ivalua étend son rayonnement européen – Oalia : l’offre secteur public s’enrichit – Synertrade : lancement de SynerMobile – Basware et Mastercard : une solution de paiement accéléré.

> Articles publiés dans LDA (2014)

SIAAP : Des évaluations pour cibler les consultations 31 mars 2013

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Après un chantier de deux ans, le Syndicat interdépartemental pour l’assainissement de l’agglomération parisienne vient de mettre en production un outil de maîtrise de la relation fournisseurs, partagé par l’ensemble des directions.

Afin d’identifier les forces et les faiblesses des fournisseurs durant l’exécution des marchés, puis d’en tenir compte dans les nouveaux appels d’offres, le SIAAP (Syndicat interdépartemental pour l’assainissement de l’agglomération parisienne) a décidé d’investir dans ses outils. Le projet remonte à 2010, dans le cadre de lé démarche de mesure de la maturité achats engagée deux ans plus tôt. (…)

> Article publié dans LDA (2013)