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La digitalisation bouscule les solutions achats historiques 22 novembre 2019

Posted by thparisot in Actualités, Tendances.
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Alors que la fonction a gagné en maturité, jouant désormais un rôle plus stratégique qu’administratif, les systèmes d’information achats doivent monter en puissance. Vieillissantes, les fonctionnalités historiques méritent d’être renouvelées et doivent surtout intégrer les technologies « disruptives » qui vont impacter les processus et les organisations.

Parfois informatisées de longue date et aujourd’hui confrontées à l’arrivée des technologies « disruptives », les directions des achats ont ou vont devoir engager une modernisation de leurs systèmes d’information. C’est en tout cas l’une des principales conclusions de l’enquête « Révélations UX Achats 2019 » réalisée par Décision Achats / Salon Solutions e-Achats entre juin et septembre derniers, qui révèle par ailleurs que la fonction, devenue stratégique, ne pourrait plus se passer de solutions digitales. Ainsi, 84 % des quelque 300 répondants (acheteurs/responsables achats, DSI/responsables de SI achats, dirigeants/directeurs achats) les jugent « absolument » indispensables, contre 69 % en 2018. « Cette progression spectaculaire remonte même à deux ou trois ans, puisque la proportion était seulement de 54 % en 2017 », complète Philippe Grange, de l’agence Media Dell’Arte, en charge de l’étude. Le système d’information serait devenu si crucial que 65 % des acheteurs du panel s’estiment même insuffisamment outillés pour mener à bien leurs missions.

Pourquoi ce besoin ? L’enquête montre que les solutions digitales achats présentent de nombreux bénéfices, permettant d’abord de respecter les procédures internes et d’assurer la conformité (règles juridiques, normes diverses, traçabilité, etc.), ou encore de partager de l’information et de collaborer en interne et avec les partenaires extérieurs, pour plus de productivité et d’efficacité. Si elles favoriseraient aussi les prises de décisions et les prévisions, près de quatre répondants sur dix se montrent plus réservés sur ce point. Sur le plan des caractéristiques générales, les solutions affichent trois points forts : leur sureté et sécurité, leur complétude et pertinence fonctionnelle, leur capacité à rendre les données facilement partageables. En revanche, la mobilité, l’automatisation robotisée, l’aide intelligente et, dans une moindre mesure, le collaboratif et l’interfaçage avec les solutions connexes seraient largement perfectibles. En termes de technologie et de performance, un petit quart (21 %) des répondants trouvent que leur solution n’est « clairement pas optimisée » ou est « obsolète ». Et 28 % qu’elle est « parfois défaillante ».

Toutes ces réponses varient cependant en fonction du type de solution utilisée et de sa date d’installation, sachant que l’arrivée du mode Saas permet aujourd’hui des évolutions en continu. Sur les 1 545 solutions citées, 47 % ont ainsi été mises en œuvre il y a plus de trois ans, en particulier sur les segments fonctionnels historiques de gestion des commandes, des consultations et des contrats. Il en va de même pour les référentiels, qui constituent l’indispensable socle informationnel et figurent parmi les couches les plus répandues dans les entreprises (voir schéma ci-dessus). Au-delà de ces fondamentaux, l’enquête révèle une percée dans plusieurs autres domaines depuis trois ans : le pilotage des campagnes d’évaluation des fournisseurs, la gestion des informations environnementales et sociétales (RSE), l’e-facturation. « L’obligation progressive de passage à la dématérialisation des factures adressées aux organismes de la sphère publique, entre 2017 et 2020, a clairement accéléré le mouvement », analyse Philippe Grange. A noter, enfin, les bonnes positions des technologies d’Intelligence artificielle (IA) et de RPA (Robotic process automation) parmi les priorités d’investissements souhaitées, avec respectivement 14 % et 31 % de citations. A condition, comme pour les éditeurs, de trouver les meilleurs cas d’usage.

Les acheteurs attendent davantage de leurs outils 24 octobre 2018

Posted by thparisot in Actualités, Offre, Projets, Ressources, Tendances.
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Portés par la digitalisation de la fonction, les acheteurs utilisent désormais de façon régulière les outils spécialisés mis en œuvre par leur entreprise. S’ils en apprécient les atouts, tant fonctionnels que techniques, et reconnaissent les bénéfices sur leur travail, ils attendent toujours plus de performance et de possibilités. Aux éditeurs de savoir être à leur écoute.

Après un travail de structuration et un premier niveau d’informatisation des processus, les directions des achats ont atteint un niveau de maturité qui leur permet aujourd’hui d’exprimer certaines exigences vis-à-vis des solutions digitales. D’autant que ces solutions sont jugées « absolument » (69 %) ou « occasionnellement » (24 %) indispensables par l’immense majorité des répondants à l’enquête « Révélations UX Achats 2018 », réalisée par Décision Achats / Salon Solutions e-Achats durant l’été dernier. Il faut dire que les bénéfices à en attendre sont nombreux. Pour les quelque 180 répondants du panel (acheteurs/responsables achats, DSI/responsables de SI achats, dirigeants/directeurs achats), les solutions digitales permettent d’abord de respecter la conformité (règles juridiques, normes diverses, traçabilité, etc.), d’assurer un bon niveau de productivité et de garantir la réalisation des résultats attendus. Dans une moindre mesure, elles favorisent aussi le partage de l’information et la collaboration, le respect des procédures internes, ainsi que les prises de décisions et les prévisions. Les réponses varient cependant en fonction du type d’outil utilisé, et de son ancienneté, une notion à toutefois relativiser depuis l’arrivée du mode Saas et des évolutions en continu.

Parmi les solutions les plus répandues, et au-delà des référentiels qui constituent l’indispensable socle informationnel, figurent la gestion des commandes, des consultations et des campagnes, talonnées par la gestion des plans d’actions/progrès, des contrats et des projets achats (voir schéma ci-dessus). Ce sont aussi les plus anciennes. Si la dématérialisation des factures et le décisionnel tirent leur épingle du jeu, d’autres solutions peinent à percer, comme les outils de paiement (cartes d’achat, etc.) ou les solutions spécifiques à certaines catégories. Enfin, « les enchères inversées, qui avaient déjà marqué le pas l’an dernier, restent en retrait  », complète Philippe Grange, de l’agence Media Dell’arte, en charge de l’étude. « Cela s’explique certainement par la maturité acquise par les équipes achats, mais aussi par la réticence des fournisseurs, qui veulent éviter le bras-de-fer qui sous-tend cette pratique, pour ne pas dégrader la relation ». Quelle que soit leur nature, ces outils sont jugés « satisfaisants » par deux tiers des répondants. Mais 15 % les trouvent « parfois défaillants » et 9,5 % « pas optimisés » ni au niveau de leurs besoins.

(suite…)

Les outils, un incontournable pour les achats 29 janvier 2018

Posted by thparisot in Actualités, Enquêtes, Tendances.
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En même temps que la fonction se professionnalise et gagne en maturité, au-delà des seules grandes entreprises, les systèmes d’information achats montent en puissance. La majorité des opérationnels et des décideurs achats ne pourraient plus s’en passer.

Aujourd’hui, la fonction achats ne peut plus faire l’impasse sur les outils informatiques. C’est en tout cas l’avis de l’immense majorité des répondants à l’enquête « Révélations UX Achats 2017 », réalisée par Décision Achats / Salon eAchats durant l’été dernier, puisque près de neuf sur dix les jugent « absolument » (54 %) ou « occasionnellement » (32 %) indispensables. Leur utilisation serait devenue si cruciale que 54 % des personnes du panel (acheteurs/responsables achats, DSI/responsables de SI achats, dirigeants/directeurs achats) s’estiment insuffisamment outillées pour accroître leur efficacité. Pourquoi cet engouement ? Comme principaux bénéfices, les outils permettent de respecter les procédures internes, d’assurer un bon niveau de productivité et de garantir l’atteinte des résultats attendus. Ils favorisent aussi le partage de l’information et la collaboration interne/externe, la conformité des procédures (règles juridiques, normes diverses, etc.) et la traçabilité, ainsi que les prises de décisions et les prévisions.

Dans le détail des pratiques, la moitié des répondants déclarent utiliser quotidiennement au moins un outil e-achat, contre 15 % au rythme de deux à quatre fois par semaine, et 18 % une seule fois par mois en moyenne. Mais quels outils, précisément ? Parmi les plus répandus, et au-delà des référentiels qui constituent l’indispensable socle informationnel, figurent la gestion des catalogues et des commandes, des contrats et des consultations (voir schéma ci-dessus). Ce sont aussi les plus anciens. Si la dématérialisation des factures tire son épingle du jeu, après une belle progression au cours des dernières années, d’autres solutions marquent le pas, telles que les enchères inversées, les outils de gestion des plans d’actions ou de progrès, ou encore les solutions de paiement (cartes d’achat, etc.). « La gestion des projets achats, pourtant clé dans le pilotage des dossiers, tardent aussi à percer », complète Philippe Grange, de l’agence Media Dell’arte, en charge de l’étude. A noter enfin le bon résultat des solutions spécifiques (achats de voyages, de prestations intellectuelles, etc.), citées par près d’un quart de l’échantillon.

Si les outils e-achats sont globalement plébiscités, ce n’est pas pour autant que les utilisateurs ne trouvent rien à redire. Certes, deux points forts sont unanimement soulignés : leur sureté et sécurité, d’une part, leur complétude et pertinence fonctionnelle, d’autre part. De même que, dans une moindre mesure, leur puissance technique et capacité de traitement, ainsi que leur aptitude à favoriser le partage des données entre les parties prenantes. Mais les répondants à l’enquête estiment qu’il demeure de nombreuses lacunes en termes d’ergonomie, pour une première prise en main, de mobilité, pour une utilisation sur différents types d’équipements, et de gestion du travail collaboratif (groupe, communauté, équipe projet, etc.). « Ce qu’il faut sans doute entendre, c’est l’appel de l’utilisateur à la personnalisation et à l’intégration de l’outil dans son environnement de travail au quotidien, sans devoir se plier à une configuration et à des modes de fonctionnement standard », analyse Philippe Grange. Autant de pistes de travail, ou au moins de réflexion, pour les éditeurs.