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Le RGPD n’épargne pas les achats 17 septembre 2018

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Le nouveau texte européen sur la protection des données impose aux directions des achats de garantir la sécurité des informations relatives aux contacts fournisseurs, au moyen de procédures et d’outils dédiés. Elles doivent aussi s’assurer de la mise en conformité des prestataires qui hébergent ou traitent des données pour le compte de leur entreprise, en adaptant les contrats d’achats pour décrire les nouvelles obligations et les solutions envisagées en cas de problème.

Quelques mois après l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) de l’Union européenne, le 25 mai dernier, le niveau de conformité des entreprises pose toujours question. Depuis cette date pourtant, toutes les entreprises dont le siège social est basé en Europe, mais également toutes celles qui manipulent des informations personnelles collectées dans l’Union, doivent être en conformité avec le nouveau texte qui a pour objectif de permettre aux individus de contrôler plus facilement la manière dont leurs données sont collectées, utilisées, partagées et stockées. « Différent d’une directive, ce règlement s’impose à tous les pays européens, avec une marge très faible d’adaptation, uniquement pour tenir compte de l’accompagnement (certification, label, etc.) propre à chaque pays », précise Franklin Brousse, avocat des directions achats et digitales.

Si le RGPD concerne particulièrement les directions marketing et ressources humaines, gourmandes en données relatives aux clients/prospects ou aux salariés, les achats ont aussi une responsabilité. Pourquoi ? D’abord, parce que le système d’information de la fonction manipule des informations relatives aux contacts fournisseurs. « Le RGPD impose de mettre en place des mesures particulières, c’est-à-dire des procédures dédiées et des solutions de protection, notamment des outils de chiffrement et des dispositifs d’anonymisation ou de pseudonymisation », explique Franklin Brousse.

Les achats sont aussi concernés en raison du recours de l’entreprise à des tiers ou à des sous-traitants informatiques, potentiellement amenés à héberger ou à traiter des données (salariés, clients, fournisseurs, etc.) pour son compte. « Outre la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles en interne, les entreprises doivent se poser la question de la mise en conformité des services fournis par leurs prestataires », confirme Jules-Henri Gavetti, Président et co-fondateur de l’hébergeur cloud Ikoula. Afin de s’assurer qu’ils respectent bien le RGPD, et ainsi se protéger, il est impératif d’adapter les contrats d’achats pour décrire leurs obligations (vérification de la sécurisation, procédure de notification en cas d’attaque, analyse d’impact, etc.), éventuellement à travers un « Data protection agreement » à annexer au contrat.

Dans les deux cas, les directions des achats doivent transformer la contrainte en opportunité, en travaillant avec la DSI et les juristes. « Idéalement, ce travail peut être mené avec l’aide du Délégué à la protection des données (ou DPO, pour Data protection officer) dont la mise en place, comme celle du Correspondant informatique et liberté (CIL) il y a quelques années, n’a toutefois aucun caractère d’obligation », explique Franklin Brousse.

Le projet RGPD constitue d’abord une opportunité pour se débarrasser des données de mauvaise qualité. « La meilleure solution consiste à mettre en place une base centralisée, soumise à des règles permettant à l’entreprise d’être en conformité », conseille Brenton Walton, Head of Business Development & Marketing North America chez SynerTrade. « Il peut être efficace de retracer le cycle de vie des données, en inscrivant celui-ci sur un support centralisé et accessible », acquiesce Florian Douetteau, PDG de Dataiku. « Ce cycle doit comporter un inventaire des données existantes, des personnes qui y accèdent et y ont régulièrement recours, ainsi que des modes de traitement de la donnée : copie, suppression, etc. ». De cette manière, il sera plus simple d’identifier les pratiques qui impliquent la manipulation de données personnelles et celles qui présentent des risques.

Avec les prestataires qui ne seraient pas conformes au RGPD, « c’est aussi l’occasion de pouvoir renégocier les termes et conditions des contrats, et d‘en profiter pour faire des économies », poursuit Brenton Walton. L’opération peut aussi nécessiter de mettre à jour son éventuel outil CLM (Contract lifecycle management), en particulier si l’éditeur a intégré la nouvelle réglementation en mettant à disposition des clauses ou des documents spécifiques. Voire de lancer une réflexion plus globale pour moderniser et mettre à niveau la partie concernée de son système d’information achats.

> Article inspiré du texte original disponible sur le site d’Acxias, mai 2018

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Actualités en bref 8 décembre 2017

Posted by thparisot in Acteurs, Actualités, Offre, Projets, Tendances.
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Vinci Energies dématérialise ses factures et commandes. La filiale du groupe Vinci, spécialisée dans les services liés aux technologies des énergies et de l’information, déploie un système pour rationaliser et dématérialiser les processus de traitement des factures et des commandes de ses 1 600 entités autonomes implantées dans 52 pays. Ce système, basé sur les solutions de Basware, doit permettre de gagner en productivité et en visibilité en centralisant et optimisant les traitements. Sur les flux entrants, après une extension progressive du périmètre fonctionnel et géographique du dispositif, Vinci Energies table sur un total de trois millions de factures fournisseurs et environ un million de commandes d’achats traitées avec la même solution à l’horizon 2022, à l’échelle mondiale.

Baiya agrège les données fournisseurs. La start-up toulousaine vient de lancer une plate-forme web de gestion de la relation fournisseurs, qui propose notamment un référentiel agrégeant des informations enrichies et mises à jour, à partir de différentes sources : open data, sites internet, réseaux sociaux, prestataires spécialisés, etc. Selon Alexandre et Fanny Lemaître, les cofondateurs de la société, en février dernier, les donneurs d’ordres peuvent par exemple y trouver des indications sur le niveau de risques financiers ou la conformité RSE de leurs partenaires commerciaux, en plus des données administratives. Il leur est aussi possible de compléter la base en ajoutant des fournisseurs dans certaines catégories, pour optimiser le sourcing.

BravoSolution dans le viseur de Jaggaer. L’Italien BravoSolution, l’un des principaux éditeurs sur le marché français de l’e-achat, pourrait passer sous pavillon américain après que Jaggaer (ex Sciquest) a annoncé son projet de rachat auprès de la holding Italmobiliare. En combinant leurs offres, les deux sociétés entendent construire une « super suite » métier, avec des versions spécialisées dans une dizaine de secteurs, dont le public. Une fois l’acquisition finalisée, le nouvel ensemble comptera plus de 1 850 clients connectés à un réseau de 3,7 millions de fournisseurs dans 70 pays, avec l’appui de bureaux en Amérique du Nord, en Amérique Latine, en Europe, en Asie-Pacifique et au Moyen-Orient. Il emploiera près de 1 000 personnes pour un chiffre d’affaires avoisinant 220 millions de dollars. Source : Acxias

Démarrage réussi pour Chorus Pro. A l’occasion du colloque « Facturation électronique, vecteur de performance publique » qui s’est tenu le 22 novembre à Paris, l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) a annoncé que 9 millions de factures ont été traitées sur le portail Chorus Pro depuis le 1er janvier dernier , première étape de l’obligation de dématérialisation pour les fournisseurs des 150 000 entités du secteur public : collectivités locales, établissements publics, services de l’Etat. Si cette obligation ne concerne pour l’heure que les grandes entreprises, en 2020 ce seront près de 100 millions de factures qui devraient transiter chaque année via Chorus Pro, en provenance d’un million de fournisseurs. Source : Acxias

Actualités en bref 25 septembre 2017

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Le Groupe Châtel passe à l’e-facturation. Pour optimiser sa comptabilité, gagner en efficacité et améliorer le suivi des opérations, la société de transport et logistique a opté pour la dématérialisation de ses 20 000 factures fournisseurs annuelles. Auparavant, les traitements s’effectuaient manuellement, après récupération des flux de documents en provenance des dix sociétés du groupe réparties sur sept sites. En choisissant la solution d’Esker, interfacée à l’ERP Cegid, le Groupe Châtel a pu accélérer le traitement des factures, avec notamment un gain de temps dans le circuit validation qui compte une cinquantaine d’intervenants et 4 à 6 niveaux d’approbation, sécuriser le processus grâce à une meilleure traçabilité et mieux gérer ses mouvements de trésorerie.

Les 100 éditeurs à connaître ou à suivre. Le site Spend Matters vient de publier ses 50 « to Know » et « to Watch », deux listes d’éditeurs que les décideurs métiers devraient connaître et suivre en 2017-2018. Plutôt complets, ces index non classés font toutefois une large place aux sociétés anglo-saxonnes et oublient à l’inverse nombre d’outsiders. Parmi les absents français figurent notamment Groupe Achats, Oalia, Orgasoftware, Oxalys Technologies ou Per Angusta. De même, aux côtés d’Oracle et SAP, des généralistes comme Kimoce, Microsoft ou Qualiac auraient mérités d’être référencés. En termes de roadmap, Spend Matters souligne la percée des technologies disruptives, telles l’intelligence artificielle ou la blockchain. Source : Acxias

Proactis finalise l’acquisition de Perfect Commerce. Un mois après l’annonce préliminaire, Proactis vient de finaliser le rachat de Perfect Commerce, suite à l’approbation de l’opération par leurs actionnaires respectifs et les autorités de contrôle. Siégeant à Londres, le nouvel ensemble compte environ 450 collaborateurs, au service de plus de 1 000 entreprises dans une centaine de pays, pour un chiffre d’affaires dépassant les 50 millions de livres (55 millions d’euros). Le rapprochement des deux portefeuilles applicatifs permettra d’offrir une solution complète source-to-pay adossée à un business network de plus de 2 millions de fournisseurs. Avec ce rachat, Proactis entend doper ses activités en Amérique du Nord, en Asie et à travers toute l’Europe. Source : Acxias

Livre blanc sur les données de voyages. L’Association française des travel managers (AFTM) publie un livre blanc traitant de l’importance de la donnée dans le cadre de la gestion des déplacements professionnels. Recueillies au fil du processus, de l’expression de la demande au retour du collaborateur, « ces données constituent une richesse qui permet d’étudier l’efficacité des outils et de mesurer la conformité aux différentes procédures internes, dont la politique voyage », rappelle le document édité sous forme de fiches pratiques. L’enjeu serait double : disposer d’informations normées, compréhensibles et répondant aux clés de lecture établies par l’entreprise, d’une part, travailler à leur raffinage et leur enrichissement en continu, d’autre part. Source : Acxias

Actualités en bref 22 août 2016

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Axys se renforce dans le digital avec Aquity. Après trente ans de croissance organique, Axys Consultants vient de procéder à sa première acquisition en rachetant le cabinet Aquity, spécialisé dans la transformation digitale opérationnelle. Le programme de transformation digitale de l’entreprise, initié en 2013, s’inscrit dans une évolution globale et graduelle touchant les aspects tant humains, qu’organisationnels et technologiques : analyse des opportunités sectorielles du digital et de sa déclinaison par les usages, développement des compétences ad hoc, investissements sur des outils s’appuyant sur des approches innovantes de conduite du changement et l’animation d’ateliers. Avec l’acquisition d’Aquity, Axys entend apporter à ses clients un savoir-faire global, de la stratégie à la mise en œuvre.

Interopérabilité de Sage eFacture. Dans la perspective de l’obligation d’e-facturation qui entrera en vigueur entre 2017 et 2020 selon la taille de l’expéditeur, l’éditeur britannique annonce avoir doté sa solution Sage eFacture d’une plate-forme d’interopérabilité développée en partenariat avec Cegedim. Intégrée de façon transparente, cette plate-forme permet, en l’absence d’une norme générale établie en France et en Europe, de convertir une facture vers n’importe quel format spécifique, pour en automatiser l’envoi et la réception. Tandis que la conversion s’effectue en passant par le format XML, Sage explique que les utilisateurs obtiennent un document final en PDF classique, facilitant la consultation, le suivi et l’archivage. Source : Acxias

Guide de bonne gestion des dépenses publiques. La direction générale des finances publiques (DGFiP) propose un « guide des bonnes pratiques de gestion des dépenses des collectivités territoriales et de leurs établissements publics ». Destiné à accompagner le déploiement de la dématérialisation globale de la chaîne de traitement de la dépense, ce document de 34 pages détaille les voies d’optimisation des trois grands segments du processus : l’amont (la gestion des achats, factures, subventions, aides, etc.), la partie centrale (le paiement), l’aval (le pilotage transverse et les régularisations). Il s’intéresse en particulier à la dématérialisation des pièces de dépenses et à l’utilisation de la carte d’achat pour les opérations de petits montants. Source : Acxias

Les métiers mobilisés autour de la donnée. La gouvernance liée aux données et à l’analytique tend à devenir partagée, voire à relever exclusivement des directions métiers, comme les achats, selon le dernier baromètre du CXP sur le sujet commandité par Qlik. Plus d’un tiers (34 %) des responsables informatiques et décisionnels sont conscients de ne plus être incontournables dans les projets, du fait notamment de la montée en puissance des solutions SaaS et des outils en libre-service. Jusqu’alors simples utilisateurs, les métiers souhaitent gagner en autonomie pour accéder à des tableaux de bord statiques et dynamiques, améliorer la qualité de la donnée et gérer son organisation, ou utiliser des outils prédictifs. Source : Acxias

Actualités en bref 20 août 2015

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Spend Matters liste les éditeurs clés. Le site d’information sur le marché des solutions e-achats vient de publier ses « 50 to Know » et ses « 50 to Watch« , deux listes d’éditeurs que les décideurs métiers devraient connaître et suivre en 2015-2016. Plutôt complets, ces index non classés offrent toutefois une large place aux sociétés anglo-saxonnes et oublient à l’inverse des acteurs très présents dans l’Hexagone. Parmi les absents figurent notamment B-Pack, qui vient d’intégrer le groupe Selectica, Perfect Commerce et SynerTrade, mais aussi des spécialistes plus modestes comme Oalia ou Oxalys Technologies. De même, aux côtés d’Oracle ou SAP, des éditeurs multilogiciels (dont ERP) comme Microsoft et Qualiac auraient mérités d’être référencés.

La difficile collecte des données fournisseurs. Dans une récente enquête de SharedServicelink et Tradeshift, menée auprès d’une centaine de responsables issus des fonctions finances, achats et comptabilité, près de la moitié (45 %) des acheteurs intéressés par la co-innovation avec leurs fournisseurs avouent qu’ils n’ont aucune donnée pour un tiers de leur panel. Par ailleurs, ceux qui ont essayé d’automatiser la collecte d’informations à travers un portail collaboratif rencontreraient des difficultés pour affilier leurs fournisseurs et les amener à interagir à travers le dispositif. Ces derniers percevraient la proposition comme une contrainte, coûteuse en temps et sans valeur ajoutée à leur niveau. Source : Acxias

Arnauld Batillat rejoint B-pack. Après plusieurs expériences dans le monde de l’édition de logiciel, Arnauld Batillat (48 ans, université Paris I) rejoint B-pack au poste de directeur des ventes. Cette nomination intervient dans le contexte de l’acquisition de l’éditeur par l’américain Selectica, qui entend ainsi renforcer sa présence sur le marché de l’e-achat : en poids et en couverture géographique, d’abord, mais aussi en termes d’offre. L’objectif est de proposer « une solution globale et transverse de type source-to-pay » associant les logiciels des deux sociétés, ainsi que ceux de Iasta, absorbé mi 2014. Dans le domaine spécifique des solutions e-achats, Arnauld Batillat a auparavant travaillé chez Zycus, Hubwoo et Capgemini-IBX.

Nouveau guide juridique de la dématérialisation. La Fédération des tiers de confiance (FNTC) vient de mettre à jour son vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents, disponible en version papier et téléchargeable gratuitement sur son site. D’une centaine de pages, ce guide élaboré par le cabinet d’avocats Caprioli & Associés aborde les questions d’ordre réglementaire et jurisprudentiel que se posent les acteurs et utilisateurs du marché du numérique, en particulier pour la dématérialisation des factures et des divers documents intervenant dans le processus achats. Outre les enjeux dans les sphères privée et publique, l’édition 2015 détaille le nouveau règlement européen eIDAS sur l’identification et les services de confiance. Source : Acxias

Actualités en bref 13 mai 2015

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Le ministère de la Défense déploie Oalia. Au terme d’un vaste programme de rationalisation, d’homogénéisation et de simplification de ses processus achats, le ministère de la Défense a retenu l’éditeur Oalia, dans le cadre d’un groupement l’associant à Klee Group et IBM, pour équiper l’ensemble de ses entités d’un outil métier. Le projet, qui s’étalera sur 2015 et 2016, avec une cible de plusieurs milliers d’utilisateurs, couvrira un périmètre fonctionnel allant de la programmation budgétaire à l’exécution des marchés, en passant par l’expression des besoins, la conduite de la procédure et la création du contrat. Il nécessitera la mise en place de nombreuses interfaces, en particulier avec le système financier Chorus. Source : Acxias

IAvenir se développe à l’étranger. Cinq ans après sa création, l’éditeur français a engagé un plan d’expansion à l’international, d’abord en Europe et en Asie, et plus particulièrement en Inde où un contrat vient d’être conclu avec la filiale du groupe coréen Dossan. Ce contrat porte sur l’utilisation des solutions d’e-sourcing (appels d’offres et enchères) et le développement d’un module spécifique d’e-procurement. Dans l’Hexagone, iAvenir a mené deux missions de classification de données achats : l’une pour Manutan, en même temps que la réalisation d’outil de cartographie, l’autre pour Pôle emploi, en s’appuyant sur la nomenclature CPV utilisée pour les marchés publics au niveau européen. Source : Acxias

Les achats professionnels en ligne progressent. D’après la dernière étude de Xerfi sur le sujet, le chiffre d’affaires du e-commerce inter-entreprises a progressé de 9 % en France en 2014 et, selon les experts du cabinet, la tendance haussière devrait se poursuivre à l’horizon 2017. Cette dynamique s’explique d’abord par un contexte économique plus favorable, avec une reprise des investissements attendue au second semestre 2015, mais aussi par le fait qu’Internet devient un canal incontournable offrant de nombreux avantages : accessibilité permanente, offre étendue, livraison rapide, prix attractifs, etc. Pour convaincre les donneurs d’ordres encore réticents, les e-commerçants développent des fonctionnalités avancées de recherche, d’évaluation, etc. ou des catalogues sur-mesure. Source : Acxias

L’Apeca aide à gérer les frais professionnels. L’Association des professionnels européens de la carte d’achat lance un nouveau service pour aider les entreprises à accélérer les traitements et réduire les coûts liés à la gestion des frais professionnels, notamment dans le cadre du processus achats. Proposé en partenariat avec ses membres spécialisés dans le voyage d’affaires (AirPLus International, American Express, BNP Paribas, Concur-SAP, Dimo Gestion, Traveldoo et Ugap-Déplacements professionnels), ce service vise à informer sur les avantages de l’automatisation et de la dématérialisation des opérations, mais aussi à accompagner les décideurs dans le choix d’une solution (carte, logiciel, etc.) et la conduite d’un projet dans ce domaine. Source : Acxias

Actualités en bref 10 novembre 2014

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Les Hospices Civils de Lyon optent pour SynerTrade. Deuxième centre hospitalier universitaire de France, l’établissement a retenu Accelerate, la dernière version de l’outil e-achat de l’éditeur, pour la construction de son SI achats, exploité par quelque 350 utilisateurs. Couvrant le cycle complet, du recueil des besoins au suivi de l’exécution des marchés, l’outil aura aussi en charge l’ensemble de la relation fournisseurs (portail d’information, pilotage des risques, évaluation et plans de progrès, gestion des litiges) et les traitements décisionnels.

Les données, une richesse mal exploitée. Dans un rapport intitulé « Enjeux business des données », le Cigref, Réseau de grandes entreprises, propose une méthodologie pour valoriser cette richesse souvent sous-exploitée, notamment aux achats. En plus d’une démarche accompagnée d’exemples concrets de mise œuvre et de bonnes pratiques, le document présente un outil d’auto-évaluation pour identifier les axes de progrès en matière d’architecture, de qualité, de sécurité, d’analyse, etc.

Amol Joshi rejoint Ivalua. Ancien directeur des ventes d’IBM, Amol Joshi est nommé au poste de directeur du développement des ventes et de l’activité de l’éditeur français. Il a notamment pour mission de poursuivre l’expansion des activités à l’international, en particulier en Amérique et dans la région Asie-Pacifique. Il est aussi chargé de nouer et d’approfondir des alliances stratégiques, tout en renforçant le positionnement de l’offre sur le marché des solutions métiers.

Les entreprises dématérialisent de plus en plus. La dématérialisation est devenue une préoccupation majeure pour 84 % de la vingtaine d’entreprises interrogées par la société spécialisé DPii Télécom & Services lors des derniers salons Solutions. Dans deux tiers des cas, la problématique est gérée par la DSI (27 %), la direction générale (15 %), la DAF (15 %) ou le service comptabilité (8 %). Mais lorsque le projet les concerne, les métiers (achats, logistique, ventes, etc.) sont aussi impliqués.

Actualités en bref 31 mars 2014

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Étude : Internet, canal privilégié pour le acheteurs en entreprises. Une enquête de la Fédération du e-commerce et de la vente à distance (Fevad) et de l’institut d’études QualiQuanti révèle les attentes et les moyens mis en œuvre par les entreprises dans le cadre de leurs échanges commerciaux, en particulier pour réaliser leurs achats.

En bref > Arcante : un progiciel de négociation – Yooz : un simulateur pour l’e-facturation – Étude : les données, moteur de la performance – Business network : B-pack et Ivalua lambinent.

> Articles publiés dans LDA (2014)