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TRIBUNE – Les sanctions en cas de manquement à la piste d’audit fiable 30 mars 2020

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François Lacas, Yooz

La piste d’audit fiable (Paf) a pour objectif de démontrer l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures lorsque ceci n’est pas garanti de façon intrinsèque par la technologie employée (format EDI ou signature électronique). Les moyens sont laissés à l’appréciation de l’entreprise mais si, lors d’un contrôle, l’administration fiscale les juge insatisfaisants ou insuffisamment documentés, elle peut être amenée à douter de la véracité des factures. Ce n’est alors pas le manquement à la piste d’audit fiable en tant que tel qui risque d’être sanctionné – il n’existe d’ailleurs pas de barème spécifique –, mais ce que les vérificateurs jugeront que dissimule cette négligence.

Remise en cause des déductions de TVA

Rappelons que la TVA facturée par un fournisseur est déductible à condition 1. que sa facture la mentionne ; 2. qu’elle soit établie au nom de l’entreprise ; 3. qu’elle corresponde réellement à l’exécution des prestations ou à l’achat des marchandises mentionnées ; et 4. que le prix indiqué soit bien celui qui a été acquitté. Or, sans Paf, l’administration fiscale peut estimer qu’elle n’a pas la certitude que ces quatre conditions sont bien remplies, et donc s’estimer fondée à réclamer le remboursement de la TVA déduite sur ces achats. En revanche, elle n’a pas à se prononcer sur l’opportunité de l’opération pour l’entreprise (acte anormal de gestion). Outre le remboursement de déductions indues, l’entreprise contrevenante devra s’acquitter d’une majoration de 10 % ainsi que des intérêts de retard.

Factures fictives ou de complaisance

En l’absence de PAF, le fisc peut aller jusqu’à douter de la réalité économique des opérations facturées, et donc suspecter l’existence de factures fictives ou de complaisance. Les premières désignent des factures sans réalité sous-jacente ; les secondes des factures qui portent sur des opérations bien réelles,  mais dont certaines mentions ont été falsifiées. Il en existe principalement trois formes : 1. les factures, établies par le fournisseur, indiquent des noms, des adresses et/ou des quantités erronées ; 2. l’opération, qui n’était pas fiscalement déductible, est déformée pour le devenir ; 3. la facture n’est pas établie par le fournisseur mais par un « homme de paille ». Par ces procédés, l’entreprise incriminée peut chercher à minorer ses bénéfices imposables, à récupérer indument de la TVA ou à masquer des flux occultes (travail dissimulé, blanchiment, détournement de fonds, corruption…). Si elle ne peut démontrer sa bonne foi et justifier de la réalité des opérations facturées, le recours à des factures fictives et/ou de complaisance sera considérée par l’administration fiscale comme une « manœuvre frauduleuse ». Ceci est passible d’une majoration de 80 % des droits dus, somme à laquelle pourront éventuellement s’ajouter des sanctions pénales pour escroquerie.

Opposition à contrôle fiscal

La majoration des droits peut être portée de 80 % à 100 % si les agents fisc considèrent avoir été victimes d’une opposition à contrôle fiscal, c’est-à-dire s’il leur a été matériellement impossible de procéder à leurs vérifications du fait, par exemple, d’un blocage délibéré des accès, d’intimidations ou d’actes de sabotage. Sans espoir et très lourdement punies, de telles attitudes sont heureusement fort rares.

Actualités en bref 5 décembre 2019

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Per Angusta s’associe à Darkbeam. L’éditeur d’une solution de pilotage de la performance achats annonce un partenariat Darkbeam, société britannique spécialisée dans la collecte, le traitement et l’analyse des données, fondée par d’anciens militaires et professionnels du renseignement. Cette association a pour objectif d’aider les entreprises à identifier et évaluer les failles en matière de cybersécurité chez leurs fournisseurs, et ainsi réduire le niveau de vulnérabilité de leur chaîne d’approvisionnement. En accédant aux « scoring de risque numérique » de Darkbeam, les utilisateurs de la plate-forme Per Angusta pourront désormais être en mesure de comparer facilement la sécurité de leurs fournisseurs et mettre en place les plans d’actions adéquats face aux menaces réelles ou potentielles.

EDF digitalise ses factures fournisseurs. Pour optimiser le traitement de ses 660 000 factures entrantes annuelles, le producteur et fournisseur français d’électricité a choisi de passer à la dématérialisation. En s’appuyant sur la plate-forme SY by Cegedim, il entend digitaliser au moins la moitié de ce volume en 2020 et ainsi assurer un niveau de qualité et un gain de temps dans la chaîne de traitement, avec comme objectif de réduire les délais de paiement et de diminuer l’emprunte carbone. La solution collaborative de digitalisation des processus et des flux de Cegedim e-business, par son caractère multicanal (EDI, saisie, PDF signé), permet de couvrir le maximum de besoins fonctionnels. Une quinzaine de fournisseurs sont d’ores et déjà connectés en mode EDI et environ un millier accèdent au portail mis en place pour la réception de factures au format PDF signé.

Livre blanc sur la segmentation achats. Malgré son caractère stratégique, la segmentation achats reste une problématique sous-estimée par de nombreuses entreprises. Pour les accompagner, le prestataire en référentiels achats-ventes EasyPics publie un Livre blanc expliquant comment concevoir la meilleure classification et les bénéfices à en attendre, tant sur le plan des relations avec les interlocuteurs internes (direction générale et métiers) qu’en termes de visibilité et de maîtrise des dépenses. Après une introduction générale ponctuée de quelques conseils liminaires, comme celui de ne pas calquer sa segmentation sur un « standard du marché », le document de 20 pages propose une méthode de construction et détaille les enjeux en matière d’organisation, de processus et plus globalement de stratégie achats.

Partenariat entre Tradeshift et SiS-id. Le prestataire américain Tradeshift annonce un partenariat avec SiS-id pour aider à lutter contre la fraude sur les paiements et les prélèvements, à travers une application dédiée. Disponible dans l’App Store de Tradeshift, cette application My SiS-id repose sur la combinaison d’un outil permettant aux entreprises de regrouper les informations des comptes de leurs partenaires commerciaux, et d’un moteur d’inscription des fournisseurs à une communauté par enregistrement de leurs coordonnées bancaires dans la blockchain. Le dispositif conduit à la création d’un registre partagé inviolable certifiant l’exactitude des données renseignées. En s’appuyant notamment sur l’intelligence artificielle pour comparer chaque transaction à ce registre, l’application permet de déterminer s’il convient ou non de procéder au paiement.

TRIBUNE – Dématérialisation des factures, la gestion des entreprises change de dimension 14 novembre 2019

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François Lacas, Yooz

Nombreuses sont les entreprises qui se posent aujourd’hui la question de la dématérialisation de leurs factures. Tout dans leur environnement semble en effet les y pousser, à commencer par l’obligation pour toutes les entreprises de transmettre leurs factures sous format électronique à leurs clients du secteur public via le portail Chorus Pro à compter du 1er janvier 2020. À cela, s’ajoute la multiplication de règles qui nécessitent de plus en plus de produire des documents dont elles puissent garantir l’intégrité du contenu et des informations, ce qui, grâce à l’archivage à valeur probante, est l’un des avantages majeurs des factures dématérialisées.

En première ligne de cette évolution, les experts-comptables peuvent en particulier témoigner des bénéfices de la dématérialisation des factures : réduction drastique des erreurs, des retards et des litiges (et donc du temps qui leur est consacré), fiabilisation et sécurisation du processus de traitement, renforcement de la transparence et de la traçabilité des échanges, gains de productivité et amélioration du confort de travail des collaborateurs, facilité et rapidité d’accès aux documents, modernisation de l’image de l’entreprise en interne comme en externe…

Coûts et délais réduits

Mais, pour les professions comptables comme pour toutes les entreprises, l’intérêt n°1 reste bien entendu le coût très avantageux des factures dématérialisées par rapport aux factures papier. On estime ainsi de 9 € à 20 € le coût du traitement manuel d’une facture. À cela, il faut ensuite ajouter son stockage, son archivage et, le cas échéant, sa recherche pour consultation, soit 3,25 € en moyenne en tenant compte des coûts directs (temps passé, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards occasionnés…). En dématérialisant les factures, on peut réduire ces coûts de plus de 70 %. Mieux encore, on est alors en mesure d’automatiser un certain nombre de tâches et donc d’accroître encore le retour sur investissement. Au final, on peut aller jusqu’à diviser par 20 le cycle de traitement des factures !

Le choix déterminant du logiciel

Mais pour maximiser ces bénéfices, la question qui se pose alors est de savoir quel logiciel de dématérialisation des factures choisir. Quatre critères doivent entrer en ligne de compte. Le premier est fonctionnel : la solution doit couvrir l’ensemble des besoins, de la capture des documents quel que soit le format dans lequel ils arrivent (papier, PDF, EDI…) jusqu’à leur archivage sécurisé en passant par toutes les étapes du processus comptable, et proposer tout cela nativement, sans module externe ou additionnel.

Le deuxième critère est technologique : une solution moderne, ouverte, dans le cloud, permettra, d’une part, d’exploiter le potentiel des nouvelles technologies (IA, Machine learning…) et, d’autre part, de s’interfacer aisément avec les ERP et les systèmes de gestion et de comptabilité usuels. Le troisième critère est pratique : la solution doit être facile à prendre en main, intuitive, agréable et bénéficier d’un support professionnel et disponible, de manière à être perçue par ses utilisateurs comme un vrai plus pour leur métier au quotidien. Enfin, quatrième et dernier critère, le prix. La tarification de l’éditeur doit être claire, tout compris et ne réserver aucune mauvaise surprise. Là encore, le cloud est souvent le plus intéressant car son modèle par abonnement permet de ne payer que pour ce que l’on utilise vraiment, sans risquer d’être prisonnier d’un contrat à long terme.

Les utilisateurs, clés du succès

Quels sont alors les facteurs de réussite d’un projet de dématérialisation des factures ? Comment s’y prendre pour obtenir rapidement et à coup sûr les bénéfices escomptés ? La priorité est de bien comprendre comment travaillent les métiers qui utiliseront la solution (achats, comptabilité, contrôle de gestion…) et ce qu’ils en attendent. Bien plus qu’une simple transposition de leurs façons de faire dans un logiciel, la dématérialisation des factures doit leur permettre d’en pallier les limites : tâches redondantes, ressaisies chronophages et sources d’erreur, confusions dans les rôles et les responsabilités, risques et lacunes du processus… Concevoir la solution avec les utilisateurs, c’est se donner toutes les chances de leur apporter un outil qui leur conviendra et qu’ils adopteront. Pour autant que l’on ait choisi un logiciel adapté et suffisamment souple, le paramétrage, le déploiement et la prise en main s’en trouvent considérablement facilités, et les premiers résultats concrets sont quasiment immédiats.

En conclusion, si un mot devait résumer les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises, ce serait la maîtrise. Le processus de gestion des factures, donc des dépenses, est vital pour l’entreprise. Grâce à la dématérialisation, il est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…). Ce faisant, il devient la poutre maîtresse d’une gestion rigoureuse et transparente.

Actualités en bref 15 juillet 2019

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Traitement inégal des notes de frais. Selon une récente étude de Traveldoo (goupe Expedia), éditeur spécialisé dans la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels, l’Europe et les Etats-Unis afficheraient des maturités différentes en matière de gestion des notes de frais. Si l’étude révèle une nette augmentation des dépenses sur les deux continents, due aux services annexes des hôteliers et transporteurs, ou aux coûts de téléphonie mobile et de parking, les pratiques y seraient bien différentes : en particulier, alors que le traitement serait dématérialisé dans 84 % des cas aux Etats-Unis, la proportion n’atteindrait que de 40 % de ce côté de l’Atlantique. Or, indique Traveldoo, l’absence d’outils d’automatisation de la gestion des notes de frais tend à pousser les salariés à se dérober aux règles.

Une maturité digitale en trompe-l’œil. Les entreprises sont nombreuses à surestimer la maturité digitale de leurs achats, selon une récente étude de Forrester. Réalisée pour le compte d’Ivalua, auprès de 417 responsables achats, cette étude montre en outre que la stratégie de digitalisation de la fonction se heurte à de multiples obstacles : les entreprises qui débutent font face à un manque de budget et à une absence de soutien de leurs dirigeants, et les plus avancées peinent intégrer les différents volets du cycle global d’achat dans leur plate-forme. Par ailleurs, les options technologiques se révèlent souvent mal choisies, conduisant à des difficultés pour embarquer les fournisseurs ou à un faible taux d’adoption par les utilisateurs. Du coup, plus de huit répondants sur dix (82 %) ont changé d’éditeur ou envisagent de le faire.

Itesoft s’associe à Prodware. Pour renforcer leur offre et leur positionnement sur le marché de la dématérialisation des factures et de la relation fournisseurs dans l’environnement Microsoft Dynamics, Itesoft et l’éditeur-intégrateur Prodware annoncent la signature d’un partenariat. Dans ce cadre, ce dernier assurera l’intégration de l’offre Itesoft Streamline for Invoice dans les versions Nav et Business Central de l’ERP chez ses clients. Les deux partenaires rappellent que la dématérialisation des processus Procure-to-pay répond à la fois à des enjeux de productivité, de conformité réglementaire (délais de paiement, piste d’audit fiable, etc.) mais aussi de pilotage de la performance et de lutte contre la fraude. A ces fins, Streamline for Invoices s’appuie notamment les algorithmes avancés d’intelligence artificielle d’Itesoft et une base fournisseurs mutualisée unique.

L’e-commerce professionnel au beau fixe. Selon la dernière cartographie de la Fédération e-commerce et vente à distance (Fevad), 19 % des achats professionnels ont été réalisés par voie électronique en 2017, via des messages de type EDI (15 %) ou des sites marchands (4 %), soit une hausse de 4 points en deux ans. Ils avaient déjà progressé de 3 points entre 2011 et 2015. A elles seules, les transactions interentreprises sur le web ont augmenté de près de 50 % en valeur en deux ans, à 141 milliards d’euros. En intégrant l’e-commerce aux particuliers (92,6 milliards d’euros), quelque 180 000 sites marchands actifs ont été recensés par la Fevad l’an dernier. La proportion d’entreprises de 10 personnes ou plus réalisant des ventes en ligne, qui augmente avec la taille de la structure, est stable à 14 % sur les 3 dernières années. Source : Acxias

Actualités en bref 1 février 2019

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Rachat de Pertilience par Supplyframe. L’éditeur américain Supplyframe annonce avoir finalisé l’acquisition de la société grenobloise Pertilience et de Buymanager, sa solution d’achats et de maîtrise des coûts des produits (sourcing et gestion de la relation fournisseurs) destinée aux fabricants de matériels électroniques. Cette opération lui permettra de renforcer sa position sur le marché des solutions achats-supply chain, en ajoutant un logiciel on-premise à son offre actuelle en mode Saas (Findchips Pro, Polydyne, Quotefx, Bom2buy), et d’augmenter son potentiel de développement commercial sur le marché européen. Désormais filiale à part entière de Supplyframe, Pertilience va poursuivre le développement de Buymanager, toujours sous la direction de Loïc Biarez.

Vetoquinol optimise ses achats indirects. Le laboratoire pharmaceutique vétérinaire français, implanté dans 23 pays sur trois continents, a choisi de se doter d’un outil pour gérer ses achats indirects au niveau mondial. Le projet, pour lequel le choix s’est porté sur la solution de Determine, vise d’une part à simplifier et optimiser les processus Source-to-pay dans le cadre d’une démarche Lean pour toute la chaîne achats-finance, d’autre part à améliorer l’efficacité des équipes : centralisation des besoins en amont, réduction du temps de traitement des documents, sécurisation des processus, etc. Planifié en deux temps, le déploiement débutera par les modules couvrant le cycle Procure-to-pay, puis s’achèvera sur la partie amont, pour notamment automatiser la gestion des appels d’offres et des enquêtes.

Royal Air Maroc se dote d’une plate-forme achats. Dans le cadre du plan stratégique de modernisation et de digitalisation de ses processus de gestion, la compagnie aérienne marocaine Royal Air Maroc (RAM) s’est dotée d’une plate-forme de passation de marchés en ligne baptisée « RAM eSourcing ». Bâtie sur la suite Advantage de Jaggaer, et destinée à gérer les échanges avec tous les fournisseurs, nationaux comme internationaux, cette plate-forme doit faciliter la conduite des appels d’offres et permettre de rester en conformité avec la réglementation. Des modules de suivi de la performance des contrats, de gestion des fournisseurs et de pilotage des dossiers d’achats complètent le dispositif. Faisant office de référentiel sur son périmètre, la plate-forme compte déjà quelque 200 utilisateurs.

Livre blanc sur l’e-facturation fournisseurs. Dans un livre blanc sur le traitement des factures, l’éditeur Itesoft explique comment faire de la dématérialisation un levier de performance pour les fonctions achats et finance. Sur 14 pages, le document présente d’abord le contexte réglementaire puis revient sur l’évolution des modes de traitement : d’abord à travers des plates-formes on-premise ou via des services externalisés chez des prestataires de BPO (Business process outsourcing), avant que les solutions évoluent progressivement vers le mode Saas pour cibler les entreprises de taille plus modeste. Pour dépasser les limites des offres actuelles, l’éditeur suggère de passer à des dispositifs de nouvelle génération, consacrant 3 pages à sa solution Streamline for Invoices.

Actualités en bref 28 décembre 2018

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Five Guys digitalise ses factures fournisseurs. La chaîne de restauration rapide américaine a choisi d’automatiser son processus de facturation fournisseurs, en France, pour gagner en fiabilité et en rapidité. Basé sur la solution Yooz, retenue notamment pour son ergonomie, le dispositif garantit une sécurisation et une traçabilité totale des opérations sur l’ensemble des dix restaurants actuellement ouverts dans l’Hexagone. Une fois numérisées, les factures sont lues automatiquement pour générer et transmettre les écritures comptables au progiciel Sage 1000. En fonction du montant et du type de factures, différents circuits de validation sont activés pour obtenir le bon à payer électronique auprès des interlocuteurs idoines. La version nomade YoozMobile a aussi été déployée.

L’Etat choisit ses certificats d’e-signature. Dans le cadre de la dématérialisation complète des appels d’offres publics supérieurs à 25 000 euros, l’Etat a choisi les certificats de signature électronique Certigna. Depuis octobre dernier, les acheteurs publics et les entreprises doivent s’équiper de certificats numériques permettant de réaliser de la signature électronique « avancée » selon le Règlement européen eIDAS, en accord avec l’arrêté du 12 avril 2018. Ceux qui étaient déjà équipés d’un certificat RGS (Référentiel général de sécurité) pourront continuer à l’utiliser jusqu’à la fin de sa validité. Parmi les autorités de certification existantes, Certigna serait l’une des plus normées en Europe pour ses certificats d’authentification, de signature électronique, de chiffrement et d’horodatage.

Prévisions en baisse pour les logiciels. Après la hausse de 5,3 % attendue pour 2018, pour un chiffre d’affaires total de 12,4 milliards d’euros, le marché français de l’édition de logiciels devrait légèrement fléchir en 2019, selon le dernier observatoire semestriel de Syntec numérique. Pour l’ensemble du secteur des logiciels et services, la croissance est soutenue par les projets de transformation numérique, notamment les Smacs (Social, Mobilité, Analytics, Cloud, Sécurité), qui devraient progresser de 14,7 % en 2019, après les +15,4 % de 2018, et atteindre 28,5 % du marché. Dans l’édition de logiciels, le développement du modèle SaaS et la mise sur le marché de nouvelles offres logicielles sont d’autres moteurs de croissance. Source : Acxias

La facture papier fait de la résistance. Alors que la dématérialisation de la chaîne Procure-to-pay s’impose pour simplifier la coopération entre partenaires commerciaux et optimiser les traitements, 92 % des entreprises utiliseraient encore la facture au format papier ou PDF par email selon une récente étude d’OpinionWay pour l’éditeur de logiciels Comarch. Plus de quatre sur dix (42 %) disposeraient toutefois d’un système d’échange de données informatisé (EDI) ou passeraient par un portail dédié. Pour améliorer le processus de facturation, diminuer les coûts associés et réduire les risques, 41 % des 200 décideurs interrogés (DSI, directeurs financiers, directeurs achats, etc.) se disent prêts à faire appel plus largement au digital. Source : Acxias

Feu Vert automatise le traitement de ses factures 31 août 2018

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Pour optimiser le traitement de ses factures fournisseurs, le groupe spécialisé dans l’entretien automobile a opté pour la dématérialisation. Grâce à la solution d’Esker, il a pu améliorer la performance de son service comptable et les relations avec ses partenaires commerciaux.

Avec plus de 570 000 factures traitées en 2017 pour le compte de ses 460 centres-auto en Europe, en provenance de 2200 fournisseurs, le groupe Feu Vert a choisi la dématérialisation pour automatiser ses processus et revaloriser le travail de ses équipes. Au lancement du projet, en 2014-2015, alors que le volume avoisinait « seulement » 350 000 factures, mais progressait de 15 % en moyenne chaque année du fait des acquisitions, le dispositif manuel en place au service comptable atteignait ses limites. Les 20 collaborateurs de l’équipe, qui fonctionnaient de manière verticale selon une répartition par tâche (saisie et rapprochement des factures, traitement des anomalies et des litiges, gestion des fournisseurs), effectuaient un travail chronophage, fastidieux et source d’erreurs.

Une première étape vers l’e-facturation avait été franchie en 2008-2009 via la mise en place d’échanges EDI avec les sept plus gros fournisseurs, pour un volume annuel de 100 000 factures, en lien avec l’ERP financier dédié aux achats de marchandises, les achats directs, basé sur un socle Generix. Dans le prolongement, Feu Vert s’est donc mis à la recherche d’une nouvelle solution pour moderniser de façon plus profonde sa comptabilité fournisseurs, en englobant tous les achats directs, mais aussi les achats indirects, les frais généraux, gérés dans un autre ERP financier, Sage X3. L’enjeu  ? Améliorer la productivité des équipes sur le volet saisie-rapprochement et remettre de la valeur ajoutée dans leur travail au quotidien.

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> Article intégral publié dans IT for Business, juillet 2018

Les Business networks fluidifient les relations achats-fournisseurs 15 juin 2018

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Promu par un nombre croissant d’acteurs de la digitalisation des achats, le concept de « Business network » monte en puissance depuis quelques années et agite l’écosystème des progiciels spécialisés. Dopés par la dématérialisation des factures et l’extension de leurs services, parfois au-delà des processus d’achat et d’approvisionnement, ils permettent de gérer toutes les interactions entre un client et un vendeur et mettent souvent à disposition une base mutualisée de fournisseurs.

Après avoir optimisé leur système d’information interne, les directions achats visent désormais un optimum global intégrant les différents traitements et acteurs de la chaîne complète d’exécution. Sur cette base, une évolution des modes d’échanges et de collaboration avec les fournisseurs est en train de s’opérer, avec une évolution majeure en termes d’outils : le développement des « Business networks ». Si les solutions digitales achats restent nécessaires pour un pilotage poussé (analyse des dépenses, mesure de performance, gestion des contrats, etc.), en particulier pour les achats stratégiques ou complexes, ces plates-formes facilitent et accélèrent en effet les interactions entre les partenaires commerciaux, modifiant le schéma de fonctionnement traditionnel. « Il s’agit de servir une communauté d’échanges élargie, incluant les équipes achats ainsi que leurs clients internes du côté des donneurs d’ordres, et celles chargées des ventes chez les fournisseurs », résume Martial Gérardin, directeur général Europe de Perfect Commerce, récemment absorbé par le groupe anglais Proactis.

Ce nouveau schéma présente un intérêt à plusieurs niveaux. Les Business networks permettent d’abord de simplifier les échanges d’informations sur toute la chaîne de traitement et d’en réduire le coût selon un modèle de tarification adapté. Surtout, ils garantissent fiabilité, traçabilité, conformité et transparence des interactions suivant des processus et des règles de gestion convenus entre les partenaires. « Plus concrètement, sur un plan opérationnel, ces “réseaux Business-to-Business“ facilitent en premier lieu la mise en relation dans le cadre des consultations, offrent des solutions de gestion collaborative et en ligne des contenus (documents de référence, contrats, catalogues, etc.) et automatisent en aval les flux sur la chaîne allant de la commande au paiement, notamment pour la facturation électronique », détaille Bertrand Gabriel, directeur d’Acxias. « Ils peuvent aussi offrir des espaces de travail partagés, voire des outils participatifs : blog, réseaux sociaux, etc. ». Du côté des fournisseurs, passer par un Business network permet d’assurer un routage centralisé des flux (commandes, factures, etc.) avec plusieurs clients.

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> Article intégral disponible via le site d’Acxias, janvier 2018

Actualités en bref 30 mai 2018

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Carambar & Co opte pour l’e-facturation. Avec une moyenne de 30 000 factures annuelles reçues de ses fournisseurs à travers le monde, et bientôt 40 000 avec la relocalisation en France des lignes de production, la société agroalimentaire a choisi d’automatiser leur traitement. En optant pour Streamline for Invoice, fournie par Itesoft, elle espère économiser du temps et réaffecter les ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse comptable ou le pilotage des opérations. La solution, délivrée en SaaS, réduit aussi la phase de déploiement en évitant un fastidieux apprentissage grâce à une plate-forme mutualisée qui capitalise sur l’historique des bases fournisseurs des autres entreprises utilisatrices.

Michelin automatise son sourcing mondial. Souhaitant automatiser et rationaliser ses activités de sourcing à l’international, le fabricant de pneumatiques a choisi de s’appuyer sur la solution Ivalua pour renforcer la collaboration interne entre ses différentes directions achats et partager les bonnes pratiques. En plus de centraliser les propositions et tous les documents associés, la plate-forme offre une visibilité globale à l’échelle du groupe et un éclairage sur l’ensemble des événements du cycle de sourcing, les calendriers et les coûts. Grâce au portail dédié, les fournisseurs peuvent également effectuer un suivi de leurs dossiers. En 2013, Michelin avait déjà retenu Ivalua pour la gestion de ses 5 000 contrats et de ses dépenses.

Une base sur les substances réglementées. Pour aider les industriels à mieux connaître les substances qu’ils mettent en œuvre et les obligations qui y sont liées, le Centre technique des industries mécaniques (Cetim) vient de développer une « base de données substances réglementées », ou BDSR. Cette base permet, à partir d’un moteur de recherche par le nom, le numéro CAS (Chemical abstracts service) et le numéro CE d’une substance, d’identifier les textes concernés (arrêtés, bulletins officiels, circulaires, directives, etc.) et leurs exigences. Accessible sous la forme d’un fichier Excel, avec un mode d’emploi intégré, l’outil fournit également aux entreprises des fiches descriptives synthétiques de 86 textes réglementaire.

Institut de soudure dématérialise ses processus. Equipé d’une plate-forme pour concevoir des applications destinées à automatiser des processus opérationnels ou métiers, le groupe Institut de soudure a déployé quatre workflows dans différents domaines, dont le suivi des demandes d’achats et d’investissements en lien avec le budget annuel validé. Cette plate-forme, fournie par K2, a été choisie alors que les systèmes de workflow des solutions Microsoft utilisées au sein du groupe, telles SharePoint ou l’ERP Dynamics AX, ont été jugées trop spécifiques et basiques. Toutes les demandes effectuées dans les 25 centres basés en France, ainsi que leurs documents associés, sont désormais gérées et suivies de façon centralisée.

Actualités en bref 4 mai 2018

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Getlink optimise sa relation fournisseurs. Le groupe de transport ferroviaire transmanche, précédemment Eurotunnel, a lancé un projet de modernisation de son environnement e-achat et a retenu SynerTrade pour la partie sourcing (eRFX) et gestion des fournisseurs (SRM). Il a également opté pour la dématérialisation de ses 60 000 factures fournisseurs annuelles, dans un contexte multilingue et multi entités. Les quinze sociétés qui composent le groupe s’appuient désormais sur une même solution d’e-facturation, mise en œuvre par Esker, connectée à SAP et compatible avec les devises et législations franco-britanniques. Getlink en attend une accélération des traitements, une meilleure traçabilité et un suivi plus précis.

Pixid se renforce avec Carerix. L’opérateur français, qui exploite la plate-forme éponyme de gestion des prestations d’intérim, annonce le rachat de Carerix, éditeur néerlandais de solutions de recrutement pour les entreprises de travail temporaire. Cette acquisition lui permet d’accélérer son développement en Europe et particulièrement au Benelux, quatrième marché européen dans ce domaine après le Royaume-Uni, l’Allemagne et la France. Avec plus de 70 employés et quelque 720 clients, Carerix y est l’un des acteurs majeurs, où il s’appuie sur un réseau d’une trentaine de partenaires. A travers les filiales de ses grands clients (Adecco, Manpower, Randstad, USG, etc.), l’éditeur est présent dans 17 pays.

Arrêté sur la signature électronique. Le nouvel arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique, publié au Journal officiel du 20 avril, vient préciser les modalités d’application pour que le signataire d’un marché public puisse être considéré comme ayant valablement donné son consentement. Il vise à faciliter la transition entre l’application du référentiel général de sécurité (RGS), précédent standard, et celle du règlement européen eIDAS. La signature doit être une signature « avancée » reposant sur un certificat qualifié, tel que défini par le règlement de 2014, ou une signature « qualifiée » au sens du même règlement. Cet arrêté, qui abroge le précédent texte datant du 15 juin 2012, entrera en vigueur le 1er octobre prochain. Source : Acxias

Factur-X, nouveau standard d’e-facturation. Première implémentation de la norme EN16931 publiée par la Commission Européenne en octobre dernier, le nouveau standard Factur-X doit faciliter l’adoption de la facture électronique par toutes les entreprises. Egalement appelé facture mixte ou hybride, ce standard combine une facture lisible sous format PDF, contenant toutes les informations utiles à son traitement, notamment en cas d’écart de rapprochement, et des données présentées sous forme de fichier structuré, plus ou moins détaillé (minimum, basic, extended, etc.), permettant une intégration et un rapprochement automatisé. L’Etat s’est engagé à intégrer Factur-X dans la liste des formats acceptés sur Chorus Pro dès ce printemps. Source : Acxias