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Actualités en bref 5 décembre 2019

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Per Angusta s’associe à Darkbeam. L’éditeur d’une solution de pilotage de la performance achats annonce un partenariat Darkbeam, société britannique spécialisée dans la collecte, le traitement et l’analyse des données, fondée par d’anciens militaires et professionnels du renseignement. Cette association a pour objectif d’aider les entreprises à identifier et évaluer les failles en matière de cybersécurité chez leurs fournisseurs, et ainsi réduire le niveau de vulnérabilité de leur chaîne d’approvisionnement. En accédant aux « scoring de risque numérique » de Darkbeam, les utilisateurs de la plate-forme Per Angusta pourront désormais être en mesure de comparer facilement la sécurité de leurs fournisseurs et mettre en place les plans d’actions adéquats face aux menaces réelles ou potentielles.

EDF digitalise ses factures fournisseurs. Pour optimiser le traitement de ses 660 000 factures entrantes annuelles, le producteur et fournisseur français d’électricité a choisi de passer à la dématérialisation. En s’appuyant sur la plate-forme SY by Cegedim, il entend digitaliser au moins la moitié de ce volume en 2020 et ainsi assurer un niveau de qualité et un gain de temps dans la chaîne de traitement, avec comme objectif de réduire les délais de paiement et de diminuer l’emprunte carbone. La solution collaborative de digitalisation des processus et des flux de Cegedim e-business, par son caractère multicanal (EDI, saisie, PDF signé), permet de couvrir le maximum de besoins fonctionnels. Une quinzaine de fournisseurs sont d’ores et déjà connectés en mode EDI et environ un millier accèdent au portail mis en place pour la réception de factures au format PDF signé.

Livre blanc sur la segmentation achats. Malgré son caractère stratégique, la segmentation achats reste une problématique sous-estimée par de nombreuses entreprises. Pour les accompagner, le prestataire en référentiels achats-ventes EasyPics publie un Livre blanc expliquant comment concevoir la meilleure classification et les bénéfices à en attendre, tant sur le plan des relations avec les interlocuteurs internes (direction générale et métiers) qu’en termes de visibilité et de maîtrise des dépenses. Après une introduction générale ponctuée de quelques conseils liminaires, comme celui de ne pas calquer sa segmentation sur un « standard du marché », le document de 20 pages propose une méthode de construction et détaille les enjeux en matière d’organisation, de processus et plus globalement de stratégie achats.

Partenariat entre Tradeshift et SiS-id. Le prestataire américain Tradeshift annonce un partenariat avec SiS-id pour aider à lutter contre la fraude sur les paiements et les prélèvements, à travers une application dédiée. Disponible dans l’App Store de Tradeshift, cette application My SiS-id repose sur la combinaison d’un outil permettant aux entreprises de regrouper les informations des comptes de leurs partenaires commerciaux, et d’un moteur d’inscription des fournisseurs à une communauté par enregistrement de leurs coordonnées bancaires dans la blockchain. Le dispositif conduit à la création d’un registre partagé inviolable certifiant l’exactitude des données renseignées. En s’appuyant notamment sur l’intelligence artificielle pour comparer chaque transaction à ce registre, l’application permet de déterminer s’il convient ou non de procéder au paiement.

TRIBUNE – Finance et IT, une entente nécessaire pour maximiser le pilotage des dépenses 26 novembre 2019

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Julien Million-Rousseau, SAP Concur

L’un des grands problèmes qui se posent encore dans la gestion des dépenses, des frais de déplacement et des factures afférentes, provient du manque d’alignement entre les services financiers et IT. Ainsi, 60 % des entreprises déclarent que l’IT se concentre davantage sur la simplicité d’utilisation et l’expérience des collaborateurs plutôt que sur la réduction des dépenses, tandis que 64 % estiment que la direction financière fait exactement l’inverse ! Les priorités de ces deux services sont-elles irréconciliables pour autant ?

Pas forcément, car là où l’IT et le service financier se retrouvent, c’est sur leur volonté commune d’intensifier l’automatisation de cette gestion au cours de la prochaine année, voire dans les deux ans à venir. La solution naît ainsi au croisement des besoins : un processus automatisé de gestion des dépenses, frais de déplacement et factures capable d’améliorer l’expérience des employés et de réduire les dépenses. Bref, de concilier toutes les attentes.

Ceci n’est possible que par un total alignement des services IT et financier, permettant à chacun d’accomplir ses propres objectifs. 75 % des entreprises ayant adopté cette stratégie unifiée ont confirmé de hauts taux de satisfaction quant à l’utilisation d’outils de gestion des dépenses et des frais de déplacement, contre 35 % seulement dans le cas contraire (*). Cela a donc une forte incidence sur le processus global et son efficience.

Concilier usage et réduction des coûts

Concrètement, les services financiers, qui sont au cœur de la gestion des dépenses, des notes de frais et de déplacement des entreprises doivent pouvoir simplifier leurs processus et faire des économies. Dans ce sens, de nouveaux outils, basés sur l’automatisation, garantiront en effet que les factures ou notes de frais seront traitées et réglées en temps et en heure, évitant ainsi par exemple à l’entreprise de se voir contrainte à payer des pénalités de retard. Cela libèrera également du temps pour permettre aux équipes financières de se consacrer à d’autres tâches à valeur ajoutée.

Pour les accompagner, les équipes IT sont en première ligne et vont trouver dans les outils Cloud automatisés, l’efficacité demandée, tout en allégeant la charge pesant sur l’équipe support. Cette dernière pourra ainsi concentrer leur attention sur l’accompagnement des salariés d’une autre façon. D’autant que ces outils accroissent la productivité, le niveau d’adoption comme de satisfaction des collaborateurs.

Ces sujets une fois réglés, il s’agira d’obtenir une bonne visibilité sur ce qui va être – ou a déjà été – dépensé, à qui, où, sur quel budget… Cela passe par un reporting global, indispensable pour bien comprendre où et quand les dépenses se produisent en garantissant suffisamment de marges de manœuvre pour intervenir, voire introduire des notions de prédictivité.

Et les collaborateurs dans tout ça ?

Au-delà de l’IT et des services financiers, un autre public attend beaucoup de l’amélioration de la gestion des notes de frais, déplacements et factures : les salariés. Ils souhaitent notamment que les avancées technologiques qu’ils utilisent dans leur vie personnelle puissent être utilisées dans leur vie professionnelle. Or, ils se retrouvent souvent confrontés à des processus de gestion des dépenses manuels, fragmentés, chronophages, donc inefficaces. C’est ce qui explique, par exemple, que les salariés classent les processus manuels au premier rang des sources de frustration en ce qui concerne leur gestion des notes de frais.

En automatisant complètement ces processus au moyen d’outils Cloud et disponibles sur mobiles, il devient possible de réduire cette frustration, de bénéficier d’une adoption rapide des outils, et d’accroître d’autant la conformité de l’entreprise dans le cadre de ses obligations légales ou internes. De même, les outils de business intelligence associés contribueront à responsabiliser les utilisateurs, mieux détecter les fraudes potentielles, les anomalies, en agrégeant les données de multiples solutions de gestion de dépenses (déplacements, notes de frais, factures, dépenses salariales). Avec, à la clé, des gains d’argent, de temps et d’efficacité pour tous.

(*) Etude Forrester Consulting pour SAP Concur, septembre 2017

Actualités en bref 23 janvier 2017

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Coupa met la main sur Spend360. Le groupe annonce l’acquisition de Spend360, éditeur britannique spécialisé dans l’analyse et la mise en qualité des données achats. Avec le moteur décisionnel de Spend360, qui mettrait en œuvre des technologies d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique (machine learning), Coupa compte renforcer sa suite pour proposer des fonctionnalités avancées de nettoyage et de structuration des informations exploitées par les achats et la finance. Par cette opération, qui va lui permettre de compléter ses équipes avec des spécialistes en analytique, l’éditeur américain entend aussi se rapprocher des clients de Spend360, estimés à plusieurs centaines à travers le monde. Source : Acxias

Livre blanc sur la gestion des contrats. L’éditeur belge Ordiges, qui propose des solutions pour le pilotage des dépenses et des marchés publics, publie un livre blanc consacré à la gestion des contrats. Rappelant que plus de 80 % des entreprises utiliseraient encore des processus manuels ou partiellement automatisés, selon Aberdeen Research, il y présente les bénéfices à attendre d’une informatisation du processus allant de la rédaction des contrats à leur suivi d’exécution. Le document présente également les caractéristiques des logiciels dédiés et donne quelques conseils pour faire le bon choix. Mi-2016, Acxias avait consacré trois web-conférences aux enjeux de la digitalisation des contrats, dont les comptes rendus sont disponibles en téléchargement. Source : Acxias

Ourry accélère le traitement des factures. La société de transport a mis en place une solution de dématérialisation pour ses 18 000 factures fournisseurs annuelles, afin de fluidifier le circuit de validation entre les différents sites et de raccourcir les délais de traitement. Le dispositif, basé sur les outils de Yooz, devait également permettre de renforcer le contrôle sur les engagements de dépenses et d’améliorer la productivité des processus achats et comptabilité fournisseurs. Selon Ourry, le cycle des opérations liées à la facturation serait désormais trois fois plus court et la solution garantirait une traçabilité totale des interventions sur les factures. L’archivage électronique faciliterait également les recherches. Source : Acxias

Décret sur l’e-facturation dans le public. Le décret n°2016-1478 publié au Journal officiel en novembre dernier fixe les modalités d’application des nouvelles obligations liées au passage obligatoire à la dématérialisation des factures adressées aux quelque 80 000 organismes de la sphère publique, à compter de 2017 pour les grandes entreprises, puis progressivement jusqu’en 2020 pour les plus petites. En vigueur depuis le 1er janvier, le texte qui porte sur les contrats conclus avec l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics, concerne environ 1 million de fournisseurs. A terme, l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat table sur un volume de quelque 100 millions de factures transmises électroniquement chaque année. Source : Acxias

Actualités en bref 28 novembre 2016

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Test d’évaluation de la maturité digitale. Le cabinet d’expertise en solutions logicielles CXP propose aux directions des achats, comme à toutes les autres fonctions de l’entreprise, d’estimer son niveau de maturité numérique à travers un test d’auto-évaluation en ligne. Après un court questionnaire général, il est proposé de choisir les thèmes à approfondir parmi les outils collaboratifs et les médias sociaux, la mobilité, l’analytique big data, le cloud et l’expérience client. Ce test, régulièrement mis à jour pour tenir compte des dernières tendances et innovations, permet d’obtenir une note et de comparer les résultats à la moyenne de l’ensemble des répondants. Selon le CXP, cette auto-évaluation offre surtout l’occasion de se poser les bonnes questions en parcourant les réponses proposées.

Quaest lorgne sur le marché français. Bien installée en Europe du Nord, la start-up allemande Quaest entend conquérir de nouveaux marchés, en particulier la France. Sa solution repose sur une plate-forme collaborative permettant de piloter les achats, par catégories, en quatre étapes : organisation du projet achats, conduite des analyses de marchés fournisseurs, définition de plans d’actions, exécution et suivi. Disponible en mode SaaS, selon trois formules (essential, professional, expert), elle peut également être installée sur site, en une dizaine de jours d’intégration, de configuration et de prise en main. Quaest, qui compte actuellement sept clients, dont quatre en production, prévoit de faire son entrée sur le marché hexagonal en 2017. Source : Acxias

Livre blanc sur les achats de déplacements. Amadeus, le prestataire technologique pour l’industrie du voyage, publie un livre blanc pour accompagner les entreprises dans le déploiement d’un outil de gestion des déplacements et des frais professionnels. Après une présentation des chiffres clés et des avantages d’un tel outil (gains de temps, économies, maîtrise des risques, contrôle des dépenses, etc.), le document d’une dizaine de pages détaille les bonnes pratiques pour mener le projet, depuis l’analyse du besoin à la définition du cahier des charges jusqu’au déploiement et au démarrage opérationnel. Dans une dernière partie, Amadeus insiste sur l’importance de la conduite du changement, à travers la communication et la formation. Source : Acxias

DocuSign ajoute le paiement à ses services. Le prestataire spécialisé dans la gestion des transactions numériques annonce DocuSign Payments, une solution associant paiement et signature électronique, pour réduire les délais de traitement et de règlement. Lancée en association avec Stripe, pour la gestion des paiements internationaux, et avec le soutien d’Apple, Google et Authorize.net, la solution permettra aux utilisateurs de signer et régler des transactions en une seule étape à travers le Global Trust Network de DocuSign. Alors que DocuSign Payments entrera en phase de bêta-tests limités, avant son lancement commercial prévu au tout début de 2017, de nombreuses entreprises et organismes auraient déjà manifesté leur intérêt. Source : Acxias

Nexans – Refonte des processus pour optimiser le procure-to-pay 23 novembre 2016

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Dans le cadre du programme Pace 2017, le fabriquant de câbles électroniques et téléphoniques a engagé une refonte mondiale de son processus achats, depuis le sourcing jusqu’à la facturation. Au cœur du projet, la mise en place des solutions SAP Ariba.

Pour améliorer la performance des achats, sur le périmètre des catégories indirectes, Nexans procède à une révision de ses processus métiers, à l’échelle mondiale. La priorité : systématiser les commandes et optimiser la facturation, en s’appuyant sur une solution d’e-procurement. Mais attention, « ce n’est pas un projet informatique », précise Thièry Bourany, directeur de la transformation achats du groupe (photo ci-dessous)thiery-bourany-nexans-06-2016-1, rappelant au passage que les achats directs continuent d’être gérés dans l’ERP. « En effet, le plus gros du travail porte sur le contenu, notamment la création et le déploiement de catalogues ».

Basé sur l’offre SAP Ariba, avec un accompagnement assuré par le cabinet Acxias, le système tire pleinement profit du Business network qui facilite les échanges (confirmation de commandes, accusé de réception, factures, etc.) avec les plus gros fournisseurs : 1 000 environ sur les 2 500 avec lesquels Nexans travaille en France. Mais la solution d’e-procurement touche tous les achats indirects dans 20 des 40 pays du groupe, et impacte près de 4 000 personnes. Seuls les achats de transport, d’énergie et de voyages d’affaires n’entrent pas dans le périmètre. La solution de sourcing collaboratif ne concerne, elle, que 150 acheteurs.

Depuis l’an dernier, l’objectif est de déployer l’e-procurement et le sourcing collaboratif au-delà de la France et de l’Allemagne, avec la création d’une seule base de données fournisseurs et la rationalisation du panel. Un travail colossal puisque Nexans compte 15 ERP, et donc 15 bases différentes. Le déploiement mondial a débuté par les pays les plus à l’Est (Chine, Corée du Sud) et s’achèvera en Amérique. Le groupe a aussi choisi d’externaliser en offshore les fonctions de support et d’approvisionnement. Le projet a déjà permis de réduire de 20 % les coûts de la fonction, pour un tiers en baisse des charges de personnel et deux tiers en gains achats. Soit un ROI atteint en deux ans. Sur le plan humain, les équipes achats réparties sur les différents sites ont appris à se parler. Parmi les améliorations, reste aujourd’hui à optimiser le confort d’utilisation, en particulier l’ergonomie des catalogues ou encore la performance des outils.

Le Supply chain financing s’invite dans l’e-achat 14 juin 2016

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Dans son prolongement vers la finance, le système d’information achats intègre des fonctionnalités permettant de réduire le risque fournisseurs tout en générant des gains supplémentaires. De plus en plus d’éditeurs proposent des solutions de gestion du Reverse factoring et de Dynamic discounting.

Clavier, paiementDepuis quelques années, la « financiarisation » de la fonction achats, et donc de ses outils, est en marche. Tout à tour, les principaux éditeurs du marché de l’e-achat intègrent des services de paiement pour aider les donneurs d’ordre à prévenir le risque de défaillance financière de leurs fournisseurs, notamment les plus fragiles. Comment ? En réduisant au maximum les délais de règlement. Ces offres de « Supply chain financing » trouveraient un certain écho auprès des donneurs d’ordre : le besoin de liquidités dans un contexte de crise chronique, combiné à un accès plus difficile au crédit, serait la principale explication. En France, la LME (Loi de modernisation de l’économie) aurait également stimulé le marché. Sans oublier la montée en maturité des achats, plus à l’écoute des fournisseurs et sensibles aux nouveaux leviers d’optimisation de leur performance. Dans ce mouvement d’ouverture fonctionnelle, deux types de services ont particulièrement le vent en poupe : le « Reverse factoring », d’une part, le « Dynamic discounting », d’autre part. (…)

> Article intégral publié dans les Actualités e-achats d’Acxias, mai 2016

Actualités en bref 30 avril 2015

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Air France-KLM migre vers Tradeshift. Près de six ans après avoir démarré la dématérialisation des factures, à travers la plate-forme InvoiceWorks­ de l’International Air Transport Association (Iata) fonctionnant sous SAP/B-process, Air France-KLM a décidé de migrer vers Tradeshift. Dans un premier temps, la solution se limitera aux fournisseurs à l’origine des plus importants volumes, pour un total d’un demi-million de factures par an, avec comme objectif de réduire les temps et les coûts de traitement. Au-delà, la compagnie aérienne entend aussi s’appuyer sur la plate-forme pour gérer ses flux d’approvisionnement et pouvoir se rapprocher des quelque 500 000 sociétés référencées sur le réseau de Tradeshift dans 190 pays. Source : Acxias

Ivalua garde le rythme. Avec un chiffre d’affaires 2014 en progression de « plus de 45 % », à environ 19 millions d’euros, l’éditeur français reste dans la dynamique des +50 % enregistrés en 2013. Cette performance s’explique par un taux de fidélisation de 98 % et des accords avec plus de trente nouveaux clients, dont une dizaine autour de la suite complète, en France mais aussi à l’étranger. Au cours des douze derniers mois, Ivalua a en effet accéléré son développement à l’international, en ouvrant notamment des bureaux au Brésil et au Canada. Du fait de cette expansion rapide, les effectifs ont également bondi, pour dépasser la barre des 150 collaborateurs à travers le monde après 15 années d’existence. Source : Acxias

Quatre leaders en procure-to-pay. Selon la dernière étude de Gartner consacrée aux suites « procure-to-pay » pour les achats indirects, Coupa et Ariba (groupe SAP) apporteraient les meilleures réponses, respectivement en tête sur l’axe de la « vision » et celui des « capacités d’exécution ». À leurs côtés dans la catégorie des « Leaders », figurent également Basware et SciQuest. Au total, le Magic Quadrant 2015 du cabinet américain positionne vingt acteurs, parmi lesquels trois « Visionnaires » (B-pack, JCatalog, Verian) et un « Challenger » (Ivalua). A noter que la couverture fonctionnelle (commandes-approvisionnements, catalogues, facturation électronique, règlement-réconciliation) et la présence géographique de l’éditeur seraient déterminantes pour les clients. Source : Acxias

Basware lance le paiement anticipé. L’éditeur finlandais annonce Basware Discount, une solution de financement anticipé des fournisseurs directement par les acheteurs, via le réseau Basware Commerce Network, sans intervention d’un établissement financier. Cette solution, qui s’inscrit dans la continuité du service Basware Pay de « supply chain finance » (affacturage inversé) proposé avec Mastercard, permet aux fournisseurs de maîtriser de façon plus fiable leurs créances, d’augmenter les flux de trésorerie et de réduire le délai moyen de paiement. Du côté des acheteurs, en plus d’améliorer les relations avec les fournisseurs, ce paiement par anticipation offre la possibilité de négocier des escomptes. Source : Acxias

SNCF : Bientôt dix ans d’e-facturation fiscale 16 décembre 2014

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Le groupe de transport ferroviaire s’apprête à passer le cap des dix ans de dématérialisation fiscale de ses factures fournisseurs, après une montée en puissance régulière et de nombreux défis relevés. L’occasion de dresser un premier bilan et de distiller quelques bonnes pratiques.

SNCF, siege2 - 12-2014Dans le cadre de la migration de ses systèmes d’information comptables et achats vers un ERP, puis de la mise en place d’une organisation en CSP (Centres de services partagés), la SNCF a décidé, en 2005, de passer à l’e-facturation. Avec un double objectif : réduire les coûts de traitement et mieux contrôler les flux. Il faut dire qu’avec 1,4 million de factures reçues chaque année de quelque 30 000 fournisseurs actifs, sur un panel global approchant les 100 000 références, la procédure classique commençait à atteindre ses limites : lourdeur des opérations, multiplication des erreurs, stockage des originaux, etc. La marge de progrès était évidente. (…)

> Article intégral publié dans ERP-Infos.com, janvier 2015

ETUDE – La facturation électronique s’installe 31 octobre 2014

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Depuis plusieurs années, l’e-facturation progresse sensiblement dans les entreprises et les administrations, avec un intérêt croissant pour la dématérialisation fiscale. Néanmoins, le papier continue de faire de la résistance.

Les factures papiers seraient-elles en voie d’extinction ? Si rien n’est moins sûr, la nouvelle étude de Markess sur le sujet, présentée lors des derniers salons Solutions, devant une salle comble, révèle que l’e-facturation progresse à grands pas. Pour 71 % des 155 décideurs d’entreprises et administrations basées en France interviewés entre juillet et septembre 2014, le traitement au format numérique de tout ou partie de leurs factures clients et/ou fournisseurs serait en effet déjà une réalité ou en cours de mise en place. En 2009, année de la dernière mouture de la même étude, le taux n’était que de 60 %.

Mieux, quatre répondants sur dix indiquent que leur organisation a déjà choisi la méthode la plus aboutie, l’e-facturation au sens strict et fiscal du terme, qui reconnaît la facture au format électronique comme originale et autorise à se passer de l’émission, de l’échange et de la conservation de l’exemplaire papier. Au passage, Markess en profite pour rappeler qu’il existe trois modes d’échange d’e-factures reconnus par l’administration : l’échange de fichiers non structurés avec recours à une signature électronique reposant sur un certificat qualifié (voie 2), l’échange de messages structurés selon un format convenu entre les parties (voie 3), l’échange avec mise en place de contrôles documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » (voie 1) pour garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le règlement.

Markess, e-facturation, Differents modes, 2 - 10-2014Si les deux premiers restent les plus répandus à ce jour (voir schéma ci-contre, cliquer pour agrandir), Hélène Mouiche, l’analyste en charge de l’étude chez Markess, note « un réel intérêt pour le 3ème mode de facturation électronique proposé par la réglementation du 1er janvier 2013 ». D’ailleurs, la moitié des organisations reconnaissent que cette législation a un réel impact. Elle présente selon eux tant une opportunité pour passer à la facturation électronique que la possibilité de diversifier leurs pratiques et de proposer une nouvelle alternative à des partenaires commerciaux encore réticents à franchir le pas.

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ETUDE – Les portails fournisseurs s’entrouvrent 17 octobre 2014

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Selon le dernier Baromètre Dématérialisation-Finances, de plus en plus entreprises se dotent d’un portail fournisseurs pour optimiser les échanges et le traitement des documents intervenant dans le cadre des processus achats et finances. Mais la marge de progrès reste importante, notamment en matière d’e-facturation.

Les directions financières et comptables en sont désormais convaincues : la dématérialisation des documents et des processus constitue un levier d’optimisation de la performance globale, du contrôle et de la traçabilité sur les transactions. C’est en tous cas la principale conclusion de la 6ème édition du baromètre de l’APDC (1), la DFCG (2), Itesoft et Mazars réalisé cet été auprès d’un panel de moyennes et grandes entreprises françaises. Cette prise de conscience s’explique d’autant plus que la situation est largement perfectible.

En effet, près de trois entreprises sur cinq jugent actuellement leur processus achats et comptabilité fournisseurs pas (2 %), peu (17 %) ou moyennement (37 %) satisfaisant. Or, dans 85% des cas, les répondants se déclarant plutôt ou très satisfaits de la performance de leurs processus ont déjà mis en place un ou plusieurs outils de dématérialisation. Les entreprises qui ont adopté la dématérialisation mentionnent trois avantages principaux : la diminution des coûts administratifs, l’amélioration du pilotage et de la traçabilité de l’ensemble du processus allant de la création des demandes d’achat au paiement des factures, et la réduction des délais de traitement.

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