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TRIBUNE – Les sanctions en cas de manquement à la piste d’audit fiable 30 mars 2020

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François Lacas, Yooz

La piste d’audit fiable (Paf) a pour objectif de démontrer l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures lorsque ceci n’est pas garanti de façon intrinsèque par la technologie employée (format EDI ou signature électronique). Les moyens sont laissés à l’appréciation de l’entreprise mais si, lors d’un contrôle, l’administration fiscale les juge insatisfaisants ou insuffisamment documentés, elle peut être amenée à douter de la véracité des factures. Ce n’est alors pas le manquement à la piste d’audit fiable en tant que tel qui risque d’être sanctionné – il n’existe d’ailleurs pas de barème spécifique –, mais ce que les vérificateurs jugeront que dissimule cette négligence.

Remise en cause des déductions de TVA

Rappelons que la TVA facturée par un fournisseur est déductible à condition 1. que sa facture la mentionne ; 2. qu’elle soit établie au nom de l’entreprise ; 3. qu’elle corresponde réellement à l’exécution des prestations ou à l’achat des marchandises mentionnées ; et 4. que le prix indiqué soit bien celui qui a été acquitté. Or, sans Paf, l’administration fiscale peut estimer qu’elle n’a pas la certitude que ces quatre conditions sont bien remplies, et donc s’estimer fondée à réclamer le remboursement de la TVA déduite sur ces achats. En revanche, elle n’a pas à se prononcer sur l’opportunité de l’opération pour l’entreprise (acte anormal de gestion). Outre le remboursement de déductions indues, l’entreprise contrevenante devra s’acquitter d’une majoration de 10 % ainsi que des intérêts de retard.

Factures fictives ou de complaisance

En l’absence de PAF, le fisc peut aller jusqu’à douter de la réalité économique des opérations facturées, et donc suspecter l’existence de factures fictives ou de complaisance. Les premières désignent des factures sans réalité sous-jacente ; les secondes des factures qui portent sur des opérations bien réelles,  mais dont certaines mentions ont été falsifiées. Il en existe principalement trois formes : 1. les factures, établies par le fournisseur, indiquent des noms, des adresses et/ou des quantités erronées ; 2. l’opération, qui n’était pas fiscalement déductible, est déformée pour le devenir ; 3. la facture n’est pas établie par le fournisseur mais par un « homme de paille ». Par ces procédés, l’entreprise incriminée peut chercher à minorer ses bénéfices imposables, à récupérer indument de la TVA ou à masquer des flux occultes (travail dissimulé, blanchiment, détournement de fonds, corruption…). Si elle ne peut démontrer sa bonne foi et justifier de la réalité des opérations facturées, le recours à des factures fictives et/ou de complaisance sera considérée par l’administration fiscale comme une « manœuvre frauduleuse ». Ceci est passible d’une majoration de 80 % des droits dus, somme à laquelle pourront éventuellement s’ajouter des sanctions pénales pour escroquerie.

Opposition à contrôle fiscal

La majoration des droits peut être portée de 80 % à 100 % si les agents fisc considèrent avoir été victimes d’une opposition à contrôle fiscal, c’est-à-dire s’il leur a été matériellement impossible de procéder à leurs vérifications du fait, par exemple, d’un blocage délibéré des accès, d’intimidations ou d’actes de sabotage. Sans espoir et très lourdement punies, de telles attitudes sont heureusement fort rares.

TRIBUNE – La transformation digitale intègre la dimension « bien-être » aux achats 28 février 2020

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Bertrand Gabriel, Acxias

Dans la recherche permanente de nouvelles pistes d’optimisation, les acteurs économiques ont – enfin – pris conscience du caractère hautement stratégique des ressources humaines. Dans ce contexte, le bien-être au travail est devenu un des principaux enjeux des entreprises, qui cherchent à attirer et à fidéliser les talents différenciateurs. Pourtant, en une décennie, la situation se serait fortement dégradée : selon différentes enquêtes, la proportion de salariés indiquant être stressés a bondi de 40% à plus de 60% et, parallèlement, la part de ceux se déclarant motivés par leurs activités professionnelles a perdu près de 15 points, passant sous la barre des 30%. Avec d’inévitables conséquences.

Dans un environnement économique globalisé où la compétition ne laisse que peu de place pour « prendre rendez-vous avec soi-même », les travaux de recherche ont montré combien le stress était délétère pour la santé, la vie sociale, l’engagement professionnel et in fine, la performance de l’entreprise et ses résultats. À l’opposé, les travaux sur le bien-être en entreprise montrent que, dans le cadre d’une stratégie réelle pour traverser au mieux les différentes situations, il est une pièce majeure de la santé, de l’épanouissement et de l’efficacité professionnelle.

Heureusement, les consciences évoluent à grands pas sur le sujet. Même s’il s’agit parfois d’un affichage, sans objectif concret, des stratégies se mettent en place, en particulier dans les grands groupes dont certains vont jusqu’à se doter d’un Chief hapiness officer. Pourquoi ce sursaut ? Trois raisons principales. D’abord et avant tout, en limitant les désagréments au travail et l’inefficacité qui en découle, pour une optique d’amélioration de la productivité et de la rentabilité. Pour une question de santé et de sécurité ensuite, tant des salariés que des partenaires de l’entreprise.

Enfin, pour un enjeu de recrutement et de conservation des nouveaux talents. Comme vient de le confirmer la 3e édition du Baromètre des décideurs achats, parrainé par le CNA, le confort et le bien-être sont en effet des éléments importants pour les générations Y, Z et bientôt Alpha, les « Millennials ». Pour 28 % des 230 décideurs ayant répondu, ces nouvelles populations seraient favorables au décloisonnement entre la vie privée et le domaine professionnel (possibilité de travailler à domicile, flexibilité en termes d’horaires, etc.), et plus sensibles à la qualité de l’environnement de travail (espaces de détente, activités extra-professionnelles, etc.) que les générations précédentes.

Faire gagner du temps aux collaborateurs et rendre leur travail plus agréable

Aux achats, face aux défis croissants accentuant la pression sur les collaborateurs (équipes resserrées, restrictions des recrutements, globalisation des fournisseurs, accumulation des contraintes règlementaires, besoins d’accompagnement des clients internes, accroissement des risques, expansion du périmètre à couvrir, obligation de contribution aux résultats, etc.), les décideurs s’inscrivent dans cette tendance de recherche de nouvelles solutions et organisations pour atteindre les missions définies dans un cadre de travail propice à davantage de sens et de sérénité.

(suite…)

TRIBUNE – Relever le défi de la sécurité des accès des fournisseurs 29 janvier 2020

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William Culbert, BeyondTrust

Le principal problème lié au respect de la politique et au maintien de la sécurité dans deux sociétés est que, souvent, les identifiants utilisés par le fournisseur ne sont pas sous le contrôle direct de l’entreprise. Deux réseaux différents avec deux répertoires d’utilisateurs différents et, peut-être, deux politiques de sécurité différentes, rendent la mise en conformité à la sécurité difficile. Même avec un moyen de s’assurer que les meilleures pratiques de sécurité étaient respectées, on ne disposerait toujours d’aucune visibilité sur les activités effectuées sur les équipements connectés à un réseau.

Voici donc une liste de choses à faire et à ne pas faire pour travailler avec des fournisseurs.

À faire :

  • Comprendre la valeur des données pour l’organisation avant d’autoriser un tiers à y accéder
  • Créer des attentes de sécurité pour les fournisseurs, décrivant / définissant comment ils doivent sécuriser les données
  • Établir un plan de réponse aux incidents
  • Ne partager avec un fournisseur que le minimum d’informations nécessaires pour qu’il atteigne les objectifs
  • Effectuer une surveillance continue de la sécurité des fournisseurs et sous-traitants tiers

À ne pas faire :

  • Ne pas être génériques ou laxistes dans ses attentes en termes de sécurité
  • Ne pas permettre à des tiers d’accéder aux données sans procéder à des évaluations appropriées
  • Ne pas laisser tout le monde dans l’organisation tierce – ou sa propre organisation – avoir accès à ses données
  • Ne pas autoriser les utilisateurs tiers à accéder aux données à l’aide d’appareils non approuvés
  • Ne pas communiquer aux fournisseurs plus d’informations sur les produits propriétaires ou les données qu’ils n’en ont besoin.

En outre, voici trois étapes à mettre en œuvre pour disposer d’une gestion efficace des risques tiers :

  • Établir la propriété et l’adhésion : s’assurer que les fournisseurs et partenaires tiers ont un intérêt à sécuriser l’organisation
  • Évaluer les risques : garder les yeux sur le risque potentiel que les partenaires représentent pour l’organisation
  • Mener un audit en continu et surveiller les activités des tiers.

TRIBUNE – La DAF, au coeur du business de l’entreprise 4 décembre 2019

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Nicolas Gudin, Basware

La Direction administrative et financière (DAF) compte parmi les premiers services à avoir informatisé la saisie, la vérification et la consolidation des données relatives à la situation financière des entreprises. Elle a longtemps été considérée comme un producteur d’information financière, n’ayant pas ou peu d’interactions avec les opérationnels métiers. Progressivement, son rôle a évolué pour porter des projets dépassant le cadre de la direction financière : optimisation des coûts, mise en place de centres de services partagés ou encore implémentation de solutions informatiques structurantes pour l’entreprise (ERP, dématérialisation des factures, Purchase-to-pay…). Elle est aussi de plus en plus impliquée dans les projets de développement des entreprises, afin d’en évaluer l’impact financier et les nouvelles ressources nécessaires (en capital, en hommes, etc.).

Digitalisation, data intelligence et évolution des compétences

Pour accomplir ses nouvelles missions, la DAF peut s’appuyer (et compter) sur la nouvelle génération de technologies pour automatiser les tâches répétitives et/ou à faible valeur ajoutée, pour prévenir les risques de fraudes et de litiges, anticiper les besoins en trésorerie, garantir la conformité fiscale de l’entreprise, et aider la direction générale et les directions métiers à prendre des décisions de façon proactive, pour ne citer que quelques exemples.

Ces nouvelles technologies modifient en profondeur le quotidien des collaborateurs des directions financières, et surtout les compétences requises. Car au-delà de la saisie, de la vérification et de l’analyse des données, une simple appétence pour les outils digitaux ne suffit plus. De nouveaux profils intègrent la DAF, et notamment des data analysts et data scientists pour traiter et exploiter efficacement des volumes de données de plus en plus importants, en vue d’un meilleur pilotage de l’entreprise.

Par ailleurs, pour fédérer l’ensemble des directions métiers ainsi que tout l’écosystème de l’entreprise (clients, fournisseurs, sous-traitants…) autour des projets de digitalisation, la DAF doit développer les soft skills de ses collaborateurs. Et notamment de collaboration et de créativité pour gérer les projets et conduire efficacement le changement, ou encore de communication pour obtenir l’adhésion des parties prenantes. Le cliché du comptable plongé dans ses chiffres et ses tableaux est bel et bien éculé !

La DAF : de stratège financier à stratège géo-économique

En parallèle, la DAF n’échappe pas à la responsabilité sociétale des entreprises (RSE), qui suppose de faire évoluer le modèle économique et les règles de gouvernance pour intégrer les problématiques sociales, sociétales et environnementales, et ainsi répondre à deux enjeux clés pour la pérennité de l’entreprise : l’amélioration de la performance économique et la maîtrise des risques.

Pour ne citer qu’un seul exemple, et même si ce n’est pas encore vrai dans toutes les entreprises, les stratégies de relations avec les fournisseurs tendent à évoluer. Après de nombreuses années de cost-killing, et de fournisseurs priés de faire encore et toujours baisser leurs prix, de nombreuses entreprises font évoluer leurs pratiques. La DAF, par les outils de dématérialisation de bout en bout des achats et des factures qu’elle déploie, contribue à fidéliser les fournisseurs, devenus partenaires, grâce à des tarifs négociés et des délais de paiement respectés, voire raccourcis.

De façon plus générale, et dans un contexte de globalisation de l’économie, la DAF doit être en veille permanente des risques géopolitiques d’un pays en particulier, ou à l’échelle internationale, ou encore des risques liés à la concurrence transfrontalière. Ce qui appelle une nouvelle fois, outre la maîtrise de la langue anglaise, des compétences qui vont bien au-delà de la seule gestion financière.

TRIBUNE – Finance et IT, une entente nécessaire pour maximiser le pilotage des dépenses 26 novembre 2019

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Julien Million-Rousseau, SAP Concur

L’un des grands problèmes qui se posent encore dans la gestion des dépenses, des frais de déplacement et des factures afférentes, provient du manque d’alignement entre les services financiers et IT. Ainsi, 60 % des entreprises déclarent que l’IT se concentre davantage sur la simplicité d’utilisation et l’expérience des collaborateurs plutôt que sur la réduction des dépenses, tandis que 64 % estiment que la direction financière fait exactement l’inverse ! Les priorités de ces deux services sont-elles irréconciliables pour autant ?

Pas forcément, car là où l’IT et le service financier se retrouvent, c’est sur leur volonté commune d’intensifier l’automatisation de cette gestion au cours de la prochaine année, voire dans les deux ans à venir. La solution naît ainsi au croisement des besoins : un processus automatisé de gestion des dépenses, frais de déplacement et factures capable d’améliorer l’expérience des employés et de réduire les dépenses. Bref, de concilier toutes les attentes.

Ceci n’est possible que par un total alignement des services IT et financier, permettant à chacun d’accomplir ses propres objectifs. 75 % des entreprises ayant adopté cette stratégie unifiée ont confirmé de hauts taux de satisfaction quant à l’utilisation d’outils de gestion des dépenses et des frais de déplacement, contre 35 % seulement dans le cas contraire (*). Cela a donc une forte incidence sur le processus global et son efficience.

Concilier usage et réduction des coûts

Concrètement, les services financiers, qui sont au cœur de la gestion des dépenses, des notes de frais et de déplacement des entreprises doivent pouvoir simplifier leurs processus et faire des économies. Dans ce sens, de nouveaux outils, basés sur l’automatisation, garantiront en effet que les factures ou notes de frais seront traitées et réglées en temps et en heure, évitant ainsi par exemple à l’entreprise de se voir contrainte à payer des pénalités de retard. Cela libèrera également du temps pour permettre aux équipes financières de se consacrer à d’autres tâches à valeur ajoutée.

Pour les accompagner, les équipes IT sont en première ligne et vont trouver dans les outils Cloud automatisés, l’efficacité demandée, tout en allégeant la charge pesant sur l’équipe support. Cette dernière pourra ainsi concentrer leur attention sur l’accompagnement des salariés d’une autre façon. D’autant que ces outils accroissent la productivité, le niveau d’adoption comme de satisfaction des collaborateurs.

Ces sujets une fois réglés, il s’agira d’obtenir une bonne visibilité sur ce qui va être – ou a déjà été – dépensé, à qui, où, sur quel budget… Cela passe par un reporting global, indispensable pour bien comprendre où et quand les dépenses se produisent en garantissant suffisamment de marges de manœuvre pour intervenir, voire introduire des notions de prédictivité.

Et les collaborateurs dans tout ça ?

Au-delà de l’IT et des services financiers, un autre public attend beaucoup de l’amélioration de la gestion des notes de frais, déplacements et factures : les salariés. Ils souhaitent notamment que les avancées technologiques qu’ils utilisent dans leur vie personnelle puissent être utilisées dans leur vie professionnelle. Or, ils se retrouvent souvent confrontés à des processus de gestion des dépenses manuels, fragmentés, chronophages, donc inefficaces. C’est ce qui explique, par exemple, que les salariés classent les processus manuels au premier rang des sources de frustration en ce qui concerne leur gestion des notes de frais.

En automatisant complètement ces processus au moyen d’outils Cloud et disponibles sur mobiles, il devient possible de réduire cette frustration, de bénéficier d’une adoption rapide des outils, et d’accroître d’autant la conformité de l’entreprise dans le cadre de ses obligations légales ou internes. De même, les outils de business intelligence associés contribueront à responsabiliser les utilisateurs, mieux détecter les fraudes potentielles, les anomalies, en agrégeant les données de multiples solutions de gestion de dépenses (déplacements, notes de frais, factures, dépenses salariales). Avec, à la clé, des gains d’argent, de temps et d’efficacité pour tous.

(*) Etude Forrester Consulting pour SAP Concur, septembre 2017

TRIBUNE – Cinq enjeux essentiels pour la collaboration fournisseurs 26 novembre 2019

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Laurent Guillot, Oxalys Technologies

Dans un contexte où la qualité de la relation fournisseurs devient clé pour l’entreprise, simplifier la communication et réussir l’onboarding avec ces partenaires privilégiés sont les piliers d’une bonne collaboration.

Une concertation menée avec nos principaux clients, en lien avec leurs fournisseurs, nous a permis d’identifier 5 enjeux essentiels auxquels un portail fournisseurs doit répondre.

 

 

1 – Fluidifier l’information et l’échange de documents
Pour le donneur d’ordre il s’agit de nourrir et de maintenir à jour les données de son référentiel fournisseur. Grâce au portail, le fournisseur dispose d’un accès privé pour compléter les informations, déposer des documents et maintenir à jour les données qui lui sont propres.

2 – Sourcer les fournisseurs
Via le portail, un fournisseur peut effectuer une demande de référencement et préciser toutes les données quantitatives et qualitatives nécessaires à l’évaluation de sa candidature. Pour l’entreprise c’est un levier complémentaire pour mettre en avant son activité, accélérer la recherche et la qualification de nouveaux fournisseurs.

3 – Publier les appels d’offres
Le donneur d’ordres peut très simplement publier ses  consultations auprès de fournisseurs présélectionnés ou de nouveaux fournisseurs en capacité de répondre sur le domaine de compétence recherché. Les fournisseurs sont alertés des nouveaux appels d’offre et peuvent y répondre en ligne à travers le portail.

4 – Donner de la visibilité sur le transactionnel
Le portail fournisseurs permet de dématérialiser les documents transactionnels. Le fournisseur dispose d’une vue globale sur l’état de ses encours et de ses paiements, l’historique de ses commandes, réceptions et factures. Il est également informé en temps réel des actions attendues par l’entreprise.

5 – Proposer une vitrine publique des achats de l’entreprise
Le service achats peut personnaliser le portail à la charte de l’entreprise, communiquer sur ses valeurs et sa politique achats et RSE, son fonctionnement et ses objectifs ou encore les domaines de compétences recherchés.

Au final, le portail fournisseurs apporte une réponse globale à la problématique suivante : comment amener le digital entre deux parties qui ne sont pas connectées entre elles et qui communiquent peu ou mal, voire pas du tout ? Il facilite le processus d’intégration du fournisseur qui va s’habituer dès le départ à passer par ce canal de communication privilégié pour entrer en relation avec ses différents interlocuteurs dans l’entreprise, notamment les achats, la comptabilité, le contrôle de gestion ou encore la qualité. Il accélère le processus Procure-to-pay, facilite le respect des délais de paiement et améliore in fine la relation fournisseurs.

TRIBUNE – Dématérialisation des factures, la gestion des entreprises change de dimension 14 novembre 2019

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François Lacas, Yooz

Nombreuses sont les entreprises qui se posent aujourd’hui la question de la dématérialisation de leurs factures. Tout dans leur environnement semble en effet les y pousser, à commencer par l’obligation pour toutes les entreprises de transmettre leurs factures sous format électronique à leurs clients du secteur public via le portail Chorus Pro à compter du 1er janvier 2020. À cela, s’ajoute la multiplication de règles qui nécessitent de plus en plus de produire des documents dont elles puissent garantir l’intégrité du contenu et des informations, ce qui, grâce à l’archivage à valeur probante, est l’un des avantages majeurs des factures dématérialisées.

En première ligne de cette évolution, les experts-comptables peuvent en particulier témoigner des bénéfices de la dématérialisation des factures : réduction drastique des erreurs, des retards et des litiges (et donc du temps qui leur est consacré), fiabilisation et sécurisation du processus de traitement, renforcement de la transparence et de la traçabilité des échanges, gains de productivité et amélioration du confort de travail des collaborateurs, facilité et rapidité d’accès aux documents, modernisation de l’image de l’entreprise en interne comme en externe…

Coûts et délais réduits

Mais, pour les professions comptables comme pour toutes les entreprises, l’intérêt n°1 reste bien entendu le coût très avantageux des factures dématérialisées par rapport aux factures papier. On estime ainsi de 9 € à 20 € le coût du traitement manuel d’une facture. À cela, il faut ensuite ajouter son stockage, son archivage et, le cas échéant, sa recherche pour consultation, soit 3,25 € en moyenne en tenant compte des coûts directs (temps passé, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards occasionnés…). En dématérialisant les factures, on peut réduire ces coûts de plus de 70 %. Mieux encore, on est alors en mesure d’automatiser un certain nombre de tâches et donc d’accroître encore le retour sur investissement. Au final, on peut aller jusqu’à diviser par 20 le cycle de traitement des factures !

Le choix déterminant du logiciel

Mais pour maximiser ces bénéfices, la question qui se pose alors est de savoir quel logiciel de dématérialisation des factures choisir. Quatre critères doivent entrer en ligne de compte. Le premier est fonctionnel : la solution doit couvrir l’ensemble des besoins, de la capture des documents quel que soit le format dans lequel ils arrivent (papier, PDF, EDI…) jusqu’à leur archivage sécurisé en passant par toutes les étapes du processus comptable, et proposer tout cela nativement, sans module externe ou additionnel.

Le deuxième critère est technologique : une solution moderne, ouverte, dans le cloud, permettra, d’une part, d’exploiter le potentiel des nouvelles technologies (IA, Machine learning…) et, d’autre part, de s’interfacer aisément avec les ERP et les systèmes de gestion et de comptabilité usuels. Le troisième critère est pratique : la solution doit être facile à prendre en main, intuitive, agréable et bénéficier d’un support professionnel et disponible, de manière à être perçue par ses utilisateurs comme un vrai plus pour leur métier au quotidien. Enfin, quatrième et dernier critère, le prix. La tarification de l’éditeur doit être claire, tout compris et ne réserver aucune mauvaise surprise. Là encore, le cloud est souvent le plus intéressant car son modèle par abonnement permet de ne payer que pour ce que l’on utilise vraiment, sans risquer d’être prisonnier d’un contrat à long terme.

Les utilisateurs, clés du succès

Quels sont alors les facteurs de réussite d’un projet de dématérialisation des factures ? Comment s’y prendre pour obtenir rapidement et à coup sûr les bénéfices escomptés ? La priorité est de bien comprendre comment travaillent les métiers qui utiliseront la solution (achats, comptabilité, contrôle de gestion…) et ce qu’ils en attendent. Bien plus qu’une simple transposition de leurs façons de faire dans un logiciel, la dématérialisation des factures doit leur permettre d’en pallier les limites : tâches redondantes, ressaisies chronophages et sources d’erreur, confusions dans les rôles et les responsabilités, risques et lacunes du processus… Concevoir la solution avec les utilisateurs, c’est se donner toutes les chances de leur apporter un outil qui leur conviendra et qu’ils adopteront. Pour autant que l’on ait choisi un logiciel adapté et suffisamment souple, le paramétrage, le déploiement et la prise en main s’en trouvent considérablement facilités, et les premiers résultats concrets sont quasiment immédiats.

En conclusion, si un mot devait résumer les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises, ce serait la maîtrise. Le processus de gestion des factures, donc des dépenses, est vital pour l’entreprise. Grâce à la dématérialisation, il est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…). Ce faisant, il devient la poutre maîtresse d’une gestion rigoureuse et transparente.

TRIBUNE – Créer une organisation performante basée sur les données en 4 étapes 24 octobre 2019

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Edouard Beaucourt, Tableau Software

La technologie et les lacunes en matière de compétences numériques ont encore une fois dominé les discussions en début d’année, lors du Forum économique mondial de Davos. Une réunion-débat animée, intitulée « Making Digital Globalization Inclusive » (*), qui a permis aux PDG de Microsoft, HCL, Dell et Salesforce de reconnaître que le monde faisait face à une fracture numérique potentiellement dangereuse.

L’un des principaux problèmes évoqués par les participants a été le fossé qui se crée entre les vastes capacités des données du secteur privé, qui s’accroît de façon exponentielle, et l’absence de ces capacités dans les secteurs public. Quant à l’exploitation des données, la plupart des organisations, publiques et privées, ne font qu’effleurer la question. Les recherches d’IDC indiquent que jusqu’à 90% des données ne sont ni traitées ni analysées. L’un des problèmes sous-jacents est qu’avec l’information générée par chaque service, les personnes ne savent souvent pas si cela relève de leur responsabilité ou même si elles sont autorisées à utiliser ces données. Pour en tirer le meilleur parti, tous les collaborateurs doivent être en mesure de les analyser et émettre des conclusions. L’analyse efficace des données ne doit pas rester l’apanage de quelques experts hautement qualifiés.

Alors, comment les organisations peuvent-elles tirer le meilleur parti des informations dont elles disposent ?

Ne rien négliger pour mieux s’organiser

Il est important pour les entreprises de s’assurer que leurs données soient aptes à être analysées par différents acteurs. Faute d’une solution pour les rendre lisibles et déchiffrables, il devient plus difficile de comprendre leur signification et de les interpréter.

Les outils et processus de conservation de données (tels que les catalogues de données et la gouvernance sémantique) convergent maintenant vers les plates-formes de BI pour lier les données à un contexte métier. Cela aide les analystes et les utilisateurs de contenu qui doivent vérifier l’origine des données, ainsi que les ingénieurs et les gestionnaires qui étudient l’impact des modifications apportées aux ensembles de données. En fin de compte, la curation des données réglementées fournira une base plus solide pour l’ensemble du pipeline d’analyse.

L’exploitation des données, une ressource clé pour tous

Presque toutes les tâches de chaque secteur sont à présent concernées par les données. Certes, certains aspects de l’IA et de l’informatique requièrent des compétences techniques spécialisées, mais la réalité est que toutes les équipes allant du département des ressources humaines jusqu’au conseil d’administration, soient capables de comprendre et de communiquer des données sous forme d’informations.

Il semblerait que les entreprises prennent ce défi au sérieux en investissant dans la formation et en mettant l’accent sur l’apprentissage pour élargir le vivier de talents. Un changement réel et durable nécessitera des actions soutenues et des investissements concrets de la part du gouvernement et du secteur privé.

Une visualisation et un traitement analytique modulable

Nous avons tous été témoins de l’expression douloureuse qui envahit le visage d’un employé lorsqu’il est contraint de se confronter à une technologie complexe. Lorsque les systèmes sont difficiles à utiliser, la plupart des employés ne les utilisent tout simplement pas. Les entreprises ont intérêt à ce que davantage de personnes se familiarisent avec l’utilisation des données dans le cadre de leur travail quotidien. La technologie elle-même doit donc être modulable à divers champs de compétences.

Par conséquence, le traitement du langage naturel aide les ordinateurs à comprendre la signification du langage humain. Les fournisseurs de solutions de BI incorporent le langage naturel à leurs plateformes, offrant une interface en langage naturel aux visualisations. Une déclaration peut être développée et itérée, tout comme une conversation.

Lorsque les utilisateurs peuvent interagir avec une visualisation, cela permet à plus de personnes, quel que soit leur niveau de compétences, de poser des questions plus approfondies sur leurs données. À mesure que le langage naturel évolue au sein du secteur de la BI, il supprimera les obstacles à l’analyse et contribuera à transformer les lieux de travail en systèmes de libre-service pilotées par les données.

Les données au cœur de la narration

Le pouvoir de la visualisation de données est de communiquer les résultats et ainsi avoir un réel impact sur votre analyse des données. C’est une compétence essentielle pour les analystes : être en mesure de communiquer les étapes de leur analyse de façon intelligible comme une « narration de données ». À mesure que les entreprises créent une culture de l’analyse, la définition de la narration de données évolue.

Au lieu de présenter une conclusion singulière, les méthodes actuelles de narration de données mettent l’accent sur le soutien d’une conversation. Cette approche d’analyse en réseau confère au créateur du tableau de bord et au public la responsabilité de tirer une conclusion quant à ce que les données leur communiquent. Cela permet une diversité de perspectives avant de prendre une décision. La prise en charge de la narration de données amplifie l’impact potentiel sur l’entreprise, car les données sont utilisées pour engager, informer et tester les idées à l’échelle de l’entreprise.

Suivre ces étapes aidera toute entreprise à créer une culture axée sur les données, mais notre expérience nous a appris que le véritable succès ne peut provenir que d’une alliance entre une technologie de pointe et un changement culturel profond. Encourager un plus grand nombre de personnes à utiliser des outils d’analyse tout en aidant chacun à se sentir à l’aise de manipuler les données dans son travail. Une fois que les entreprises auront compris cela, elles verront que leur analyse des données génèrera beaucoup plus de valeur.

(*) Rendre la mondialisation numérique inclusive

TRIBUNE – Le Chief data officer, nouveau chef d’orchestre des données 23 octobre 2019

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Joseph Cohen, Stibo Systems

Si l’informatique décisionnelle, l’analyse en temps réel et la visualisation des données furent au cœur des préoccupations des entreprises dans les années 2000, aujourd’hui elles ont toutes les yeux rivés sur la gestion de la donnée et plus précisément, la donnée de référence (Master Data). Comment créer et gérer un référentiel unique de données client, produit, fournisseur ? Cette évolution et ces interrogations sont devenues essentielles. Et pour cause : sans une gouvernance et une qualité de donnée optimale, tout processus visant à en extraire de l’information pour en libérer de la puissance est vain. Aussi, conscientes que sans une gestion efficiente de la donnée les entreprises ne peuvent comprendre leurs clients et leur proposer des produits et services personnalisés et adaptés à leurs besoins, les entreprises et notamment celles du CAC 40 se sont dotées de Chief data officers ou CDO.

Les budgets alloués aux projets de données actifs ont également été revus à la hausse avec, pour 42 % des CDO d’entreprises mondiales interrogés lors de l’événement « CDO Exchange Event » des montants compris entre 1 et 5 millions de dollars sur les 6 à 24 prochains mois.

Un véritable défi de gestion des données

Au cœur des priorités des CDO : la qualité des données, suivi de la gouvernance des données et leur gestion. Ainsi, en charge d’un grand volume de données, les CDO sont confrontés à un éparpillement des data dans les divers applicatifs (ERP, CRM, chaîne d’approvisionnement, bases de données etc), à des champs renseignés de façons différentes, à des redondances, des informations incomplètes ou obsolètes et à une absence régulière de mises à jour.

Cette mauvaise gestion des données occasionne des pertes considérables. Selon IBM, la mauvaise qualité des données entraîne une perte de chiffre d’affaires de 3,1 milliards de dollars chaque année, uniquement aux Etats-Unis. 83% des entreprises affirment utiliser des données incomplètes ou inexactes. Cette situation présente donc un véritable défi de gestion de données, contraignant les CDO à recourir à des outils de centralisation des données pour en assurer la qualité et en faciliter l’accès. Une solution PIM (Product Information Management) est un exemple d’outil clé pour gérer les données Produit. Les centraliser en un lieu unique, les enrichir, les dédupliquer et les publier aux clients, fournisseurs et aux employés.

Une gestion des données conforme aux exigences réglementaires

La centralisation et la publication des données permettent aux entreprises de prendre des décisions plus pertinentes plus rapidement, de développer des produits et services adaptés aux clients, de prédire le comportement des consommateurs, de créer des expériences clients personnalisées, de supporter la stratégie omnicanale, ou encore d’acheminer plus rapidement leurs commandes.

A noter que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) constitue un autre levier de croissance des investissements dans les projets de gestion de données. Considérée comme prioritaire par les CDO, et notamment ceux du secteur financier, la réglementation européenne des données à caractère personnel entrée en vigueur il y a plus d’un an, nécessite de développer une gestion de la donnée capable d’évoluer pour répondre aux exigences réglementaires.

Devenu l’un des rôles les plus difficiles et les plus complexes de l’entreprise, les CDO doivent envisager la valeur des données de référence pour réaliser les objectifs métier et la transformation, en utilisant les données comme un actif stratégique. Une stratégie de données performante doit adopter un état d’esprit « business-first » mettant en avant la mission de l’entreprise et bien sûr ses clients.

TRIBUNE – Comment l’IA dans la chaîne logistique peut améliorer les décisions de gestion 17 octobre 2019

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Bruno Laborie, Tradeshift

Ce qui ressemblait autrefois à de la science-fiction est plus proche de la réalité que vous ne le pensez. L’utilisation de l’Intelligence artificielle (IA) dans tous les domaines, y compris la chaîne logistique, est désormais bien établie et peut potentiellement influer sur l’avenir du commerce mondial. En fait, en tirant parti d’une profusion de données, les évènements de la chaîne logistique peuvent aider à prendre des décisions avisées en matière d’intégration, d’approbation et de paiements.

Intégrer aisément ses fournisseurs grâce au Machine learning

Certaines entreprises peuvent avoir vingt enregistrements différents suggérant vingt comptes différents. Mais ces enregistrements pourraient également n’indiquer qu’un seul compte. Cela amène à perdre beaucoup de temps et à effectuer de nombreuses recherches manuelles pour tout vérifier et opérer à des rapprochements. Pourtant, les entreprises qui utilisent l’IA dans la chaîne logistique peuvent travailler plus efficacement en consultant instantanément toutes les données pour voir si ces vingt enregistrements indiquent une seule ou plusieurs sociétés. Il devient alors possible de se connecter en temps réel au compte de cette entreprise.

Rendre les approbations plus intelligentes avec l’IA

L’intelligence artificielle peut augmenter l’efficacité du cycle d’approbation en analysant des données pertinentes : qui fait la demande, quelle est sa position, qui sont les vendeurs avec lesquels il interagit, etc. Cela permet de prendre une décision plus intelligente et de fluidifier le process de gestion dans son ensemble. Il est alors possible d’avoir un aperçu général qui montre que tout est en ordre, conforme au contrat, dans les limites du budget et indique tout domaine potentiel sur lequel il faut effectuer un suivi. C’est ici que l’efficacité rencontre l’intelligence.

Donner un sens à toutes les données commerciales

La plupart des entreprises disposent de nombreuses données, mais ne savent pas les exploiter. Elles ont à leur disposition toutes les informations dont elles pourraient avoir besoin, mais ne disposent pas d’un moyen simple pour les utiliser. C’est là qu’intervient l’IA. Réfléchissez à la quantité de données que vous n’utilisez pas dans des documents tels que des factures, car elles sont non structurées ou mal formatées. L’IA peut ainsi prendre toute cette information et la classer pour faciliter la prise de décisions pertinentes, stratégiques et éclairées.

À travers ces éléments, l’IA peut transformer les chaînes d’approvisionnement et rendre les départements financiers plus agiles et efficaces. Les entreprises n’accumulent plus simplement des données, mais les exploitent pour prendre des décisions en utilisant des analyses prédictives basées sur l’IA. Ainsi, en quelques années, les CEO ne penseront plus aux problèmes de la chaîne logistique, mais aux opportunités qui leur sont offertes.