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JCDecaux affiche ses ambitions digitales 5 octobre 2018

Posted by thparisot in Actualités, Projets, Reportages.
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Face à l’urbanisation croissante et à la digitalisation de l’économie, le géant français de la communication extérieure a engagé un vaste plan de transformation. Au niveau du back-office, où il était très en retard, les efforts se sont focalisés sur les achats et la finance, en commençant par la chaîne de facturation.

En 1964, JCDecaux installait les premiers abribus publicitaires, à Lyon : une révolution ! Un demi-siècle plus tard, le modèle subsiste, étendu à d’autres mobiliers urbains (panneaux, kiosques, sanisettes, etc.) et à de nombreuses villes. Mais un nouveau bouleversement est en train de s’opérer du fait de la digitalisation et de la « plateformisation » de l’économie. « Si un secteur est impacté, c’est bien celui de la communication, directement touché par la transformation du marché de la publicité qui se déplace vers Internet et les équipements nomades », explique Albert Asseraf, directeur général Stratégie, Data & Nouveaux Usages du groupe, évoquant « une évolution vers une communication one-to-few, et plus seulement one-to-many comme cela était historiquement le cas avec le papier ».

Pour toujours aller de l’avant, le groupe a donc engagé en 2016 une importante mutation, avec de nombreux défis à relever tant sur le périmètre du front-office que du back-office, et d’importantes conséquences en termes d’organisation, de ressources humaines, de processus, de systèmes d’information. L’enjeu : faire évoluer le modèle pour permettre, selon le message du groupe, de « délivrer une croissance rentable tout en renforçant la satisfaction de ses partenaires (villes, aéroports, opérateurs de transports, etc.) et de ses clients (annonceurs publicitaires) ». Avec quatre objectifs : personnalisation, excellence opérationnelle, gain de productivité, qualité de service.

Certes, dès 1998, JCDecaux avait installé ses premiers écrans numériques, permettant d’adapter les messages. Puis, dans les années 2000, les dispositifs d’information publicitaire sont devenus plus animés et plus interactifs. Sur le périmètre des fonctions opérationnelles, les projets se sont aussi multipliés : des interfaces EDI ont par exemple été mises en place avec les clients pour fluidifier les échanges (factures, bons de commandes, etc.), et les agents d’exploitation terrain sont progressivement équipés de terminaux nomades (planning, comptes rendus, etc.). Dernière initiative en date, JCDecaux vient d’annoncer le lancement d’une « plateforme programmatique » de planning et de trading, pour faciliter les transactions sur le marché de la communication extérieure. Mais depuis deux ans, c’est sur le back-office que se concentrent les efforts, en particulier sur la chaîne achats-finance.

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> Article intégral publié dans IT for Business, juillet 2018

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Feu Vert automatise le traitement de ses factures 31 août 2018

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Pour optimiser le traitement de ses factures fournisseurs, le groupe spécialisé dans l’entretien automobile a opté pour la dématérialisation. Grâce à la solution d’Esker, il a pu améliorer la performance de son service comptable et les relations avec ses partenaires commerciaux.

Avec plus de 570 000 factures traitées en 2017 pour le compte de ses 460 centres-auto en Europe, en provenance de 2200 fournisseurs, le groupe Feu Vert a choisi la dématérialisation pour automatiser ses processus et revaloriser le travail de ses équipes. Au lancement du projet, en 2014-2015, alors que le volume avoisinait « seulement » 350 000 factures, mais progressait de 15 % en moyenne chaque année du fait des acquisitions, le dispositif manuel en place au service comptable atteignait ses limites. Les 20 collaborateurs de l’équipe, qui fonctionnaient de manière verticale selon une répartition par tâche (saisie et rapprochement des factures, traitement des anomalies et des litiges, gestion des fournisseurs), effectuaient un travail chronophage, fastidieux et source d’erreurs.

Une première étape vers l’e-facturation avait été franchie en 2008-2009 via la mise en place d’échanges EDI avec les sept plus gros fournisseurs, pour un volume annuel de 100 000 factures, en lien avec l’ERP financier dédié aux achats de marchandises, les achats directs, basé sur un socle Generix. Dans le prolongement, Feu Vert s’est donc mis à la recherche d’une nouvelle solution pour moderniser de façon plus profonde sa comptabilité fournisseurs, en englobant tous les achats directs, mais aussi les achats indirects, les frais généraux, gérés dans un autre ERP financier, Sage X3. L’enjeu  ? Améliorer la productivité des équipes sur le volet saisie-rapprochement et remettre de la valeur ajoutée dans leur travail au quotidien.

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> Article intégral publié dans IT for Business, juillet 2018

Un SI unique pour tous les acheteurs de l’armée 3 juillet 2018

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Pour supprimer les procédures lourdes et complexes, le ministère des Armées a entamé le déploiement d’un système d’information dédié aux achats. Baptisé Alpha, et utilisé à terme par quelque 7 000 acheteurs et prescripteurs, il permettra d’harmoniser les pratiques et d’automatiser les opérations.

Dix ans après le lancement d’un vaste programme de professionnalisation, la filière achats du ministère des Armées (ex Défense) a inauguré mi-mars son nouveau système d’information unique, Alpha. Destiné dans un premier temps aux « emplettes » hors armement, qui représentent un peu moins du quart des 18,5 milliards dépensés chaque année auprès de 29 000 fournisseurs, dans plusieurs centaines de catégories de produits et services (fournitures de bureaux, uniformes, équipements informatiques, contrats d’entretien, etc.), ce système doit permettre de simplifier les processus et d’assurer l’interopérabilité, en particulier avec le progiciel financier Chorus et la plateforme de dématérialisation des procédures de marché de l’État. « Après avoir investi sur la procédure de passation des marchés, nous voulions mettre l’accent sur le volet amont, propre au métier d’acheteur, pour permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, notamment le sourcing et le pilotage », explique Jean-Paul Duffaud, chef du pôle processus et outils à la mission achats du ministère, la structure chargée de tous les aspects support de la filière.

De fait, le fonctionnement était jusqu’ici plutôt anarchique, engendrant de nombreux « irritants ». « Une dizaine de chaînes spécialisées par grandes familles d’achats, chapeautant une trentaine d’entités au total, opéraient sans coordination ni visibilité, à partir d’applications anciennes et de multiples bases MS Access, décrit-il. Dans cette configuration, les acheteurs passaient 20 % de leur temps à rendre compte de leur travail, dans des fichiers Excel, sans modèles communs ni processus de validation automatisé. En ce qui concerne le pilotage de la performance achats, si le système Impact utilisé par les contrôleurs de gestion offrait un premier niveau de mesure, c’était uniquement sur les aspects comptables et en fin d’année ». Principaux bénéfices attendus d’Alpha : une harmonisation des pratiques, une amélioration du pilotage de la fonction et une automatisation des tâches. Et au final, des gains financiers à la fois par des économies sur les achats et par une baisse des coûts opérationnels. « Ce nouveau système, c’est aussi un signe supplémentaire vers tous les fournisseurs », a complété la ministre des Armées, Florence Parly, lors de la cérémonie d’inauguration, faisant notamment référence au respect des délais de paiement.

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> Article intégral publié dans IT for Business, mai 2018

Albéa met ses achats sous contrôle 16 mai 2018

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Pour encadrer davantage son processus achat et optimiser les opérations, le groupe Albéa a décidé de se doter de nouveaux outils, plus souples et conviviaux. D’abord focalisé sur le volet e-procurement, notamment la gestion des demandes d’achats à travers des catalogues électroniques, le projet porte actuellement sur le déploiement de la plateforme Coupa à l’échelle internationale. Le volet e-sourcing suivra.

Avec une quarantaine de sites en Europe, en Asie et en Amérique, Albéa (15 000 personnes, 1,5 Md€ de CA) réalise chaque année quelque 300 millions d’euros d’achats indirects, principalement dans les domaines de l’énergie, du travail temporaire et des prestations de maintenance, réparation et révision. Selon Olivier Roux, le responsable des achats indirects monde du groupe spécialisé dans l’emballage pour l’hygiène et la beauté, « l’efficacité et la sécurisation des traitements reposent en grande partie sur l’utilisation de trois outils ». À savoir, les volets e-sourcing (consultations, contrats, etc.), le e-procurement (gestion des approvisionnements) et la e-facturation. Pour gagner en performance, notamment sur la chaîne allant de la création des demandes d’achats à la validation des commandes, le groupe a souhaité se doter d’une nouvelle solution. Objectif : simplifier et encadrer davantage le processus.

Jusqu’à la mise en place de Coupa, les traitements d’e-procurement étaient réalisés dans le module MM de SAP, « un outil performant, mais manquant de flexibilité et d’ergonomie », détaille Olivier Roux. Conséquence, la faible adhésion des utilisateurs était devenue problématique. Sur le périmètre des achats indirects, le plus concerné, beaucoup de factures ne faisaient référence à aucune commande, avec le plus souvent une absence de négociation avec les fournisseurs. Au siège social de Paris, « le plus mauvais élève », souligne le responsable, plus de la moitié des opérations de facturation-paiement étaient dans ce cas. « Le rejet de l’outil était tel que beaucoup d’utilisateurs confiaient leurs demandes d’achats à quelques autres, qui centralisaient les opérations, mais étaient très vite submergés », décrit Olivier Roux. L’utilisation de documents papier ralentissait également le processus, notamment pour les approbations, et posait des problèmes d’archivage.

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> Article intégral publié dans IT for Business, avril 2018

Geodis : L’entrepôt, laboratoire d’innovations 15 mars 2018

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Lorsqu’il est question d’innovation en matière de gestion d’entrepôt, la préparation vocale des commandes ou « voice-picking » vient immédiatement à l’esprit. « Il s’agit pourtant d’une technologie déjà ancienne, de plus de quinze ans , sourit Vincent Castaignède, responsable Solutions externes logistiques au sein de la branche Contract Logistic de Geodis. Mais il est vrai que la performance des systèmes a beaucoup progressé et, surtout, que la fastidieuse phase d’apprentissage n’est plus nécessaire, ce qui facilite les déploiements et le confort d’utilisation ». Parmi les autres pistes explorées, le groupe cite les lunettes connectées, en Allemagne, ou encore le chariot intelligent qui accompagne les manutentionnaires pour limiter leurs déplacements, aux États-Unis.

Plus près de chez nous, et peut-être encore plus futuriste : une solution d’inventaire automatisé reposant sur l’utilisation de drones. Le prototype, développé en partenariat avec Delta Drone, combine un robot au sol, doté d’une batterie lui assurant l’énergie nécessaire pour parcourir un entrepôt, et un quadricoptère équipé de caméras haute définition. L’ensemble, doté d’une technologie de géolocalisation indoor, assure en totale autonomie le comptage et le reporting des données en temps réel pendant les heures de fermeture des sites.

> Article intégral publié dans IT for Business, février 2018

Marseille rationalise ses approvisionnements 27 décembre 2017

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Le service dédié à la logistique des achats de la Ville de Marseille a été équipé de Kimoce Achats pour remplacer plusieurs applications obsolètes. Cette migration a permis d’automatiser les processus et de rationaliser les missions des collaborateurs, avec, finalement, une meilleure maîtrise des budgets et des stocks.

Pour rationaliser et moderniser les processus et les pratiques de son service de logistique opérationnelle, la ville de Marseille (850 000 habitants, 11 000 agents) a remplacé un ensemble d’applications internes vieillissantes par un progiciel métier. Ce service dédié à la gestion des flux liés aux achats, qui emploie une quarantaine de collaborateurs, se concentre sur trois catégories principales : les fournitures, les équipements de bureau (mobilier) et les achats vestimentaires (uniformes, tenues de travail, équipements de sécurité, etc.). Avec une triple mission. D’abord, gérer les demandes et les besoins exprimés par les agents, dans les quelque 600 structures (services municipaux, crèches, écoles, etc.) réparties sur l’ensemble du territoire de la ville. Ensuite, piloter les approvisionnements et les dotations. Enfin, optimiser les stocks et les préparations de commandes.

Il s’appuie pour cela sur un magasin central, dont le rôle est essentiel. « Face à l’éparpillement des différents services et établissements municipaux, ce magasin permet de globaliser les achats et évite les commandes fractionnées, pour une plus grande maîtrise des budgets », explique Jean-François Dolle, responsable du service. Alors que les dossiers d’achats sont traités dans le cadre d’appels d’offres encadrés par le code des marchés publics, avec des procédures et des délais plus ou moins longs, Kimoce Achats, la nouvelle solution retenue, a permis d’automatiser les opérations sur l’ensemble de la chaîne logistique et de supprimer les tâches chronophages. C’est en 2009 que le remplacement des anciennes applications est décidé, devenu incontournable.

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> Article intégral publié dans IT for Business, octobre 2017

Bouygues Immobilier rénove son sourcing 21 juillet 2017

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La filiale de promotion immobilière du groupe Bouygues a choisi de déployer la solution de sourcing stratégique d’Ivalua pour gérer plus efficacement les différentes étapes de ses dossiers d’achats complexes. En plus de standardiser les processus et d’apporter une aide à la prise de décision, l’outil doit permettre d’optimiser la relation avec le tissu de fournisseurs.

Pour un groupe fortement décentralisé comme Bouygues Immobilier (2,6 Md€ de chiffre d’affaires en 2016, 1 880 collaborateurs), gérer de manière plus efficace les différentes étapes de ses procédures d’achats, en s’appuyant sur un seul et même logiciel, était devenu un impératif. Réalisés pour l’essentiel au plus près du terrain, au niveau des 33 implantations en France et des 4 à l’étranger, les achats de travaux, qui représentent 90 % des achats du groupe, hors acquisition de terrain, pour un montant annuel de 1,3 milliard d’euros, avaient en particulier besoin d’être davantage encadrés et contrôlés. Chacun des sites travaillait en effet avec ses propres outils, qu’il s’agisse d’Excel ou de reliquats d’applications développées en interne, empêchant toute harmonisation et mise en place de bonnes pratiques. « Cette organisation fonctionnait, explique Thierry Blazy, responsable performance et outils achats. Mais les acheteurs éparpillés dans les régions ne se connaissaient pas, n’échangeaient pas. D’où un problème de rentabilité dans la gestion des “dossiers d’achats complexes” rassemblant chacun l’ensemble des travaux liés à un bâtiment ».

La réflexion pour la mise en place d’un outil commun et national, précédée par la structuration d’une organisation achats à l’été 2014, a été lancée dans le prolongement d’un plan de transformation globale visant de nouvelles économies pour le groupe. « Cette recherche d’économies passait par deux voies : revoir la conception des bâtiments et mieux acheter, raconte le responsable, avec un objectif fixé à 100 millions sur trois ans, dont environ 60 % attendus des achats ». La nouvelle organisation mise en place repose aujourd’hui sur une trentaine de responsables achats répartis sur tout le territoire, toujours libres de s’adresser à des entreprises locales (plombiers, peintres, carreleurs, électriciens, etc.), et d’une cellule centrale. Cette cellule, qui regroupe trois managers achats ainsi que le directeur de la fonction et Thierry Blazy, se charge de négocier les contrats cadres auprès des fournisseurs de matériaux et de produits, et d’animer le réseau de responsables. Parallèlement, des règles de base ont été définies pour les achats : mise en concurrence obligatoire, réalisation de chaque achat par un professionnel, obligation de signature avant toute prestation, mesure de la performance après chaque exécution… et utilisation d’outils communs et nationaux.

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> Article intégral publié dans IT for Business, juin 2017

Saint-Gobain ratisse le web 27 mars 2017

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Depuis deux ans et demi, le groupe travaille au développement et à l’industrialisation d’un système basé sur des briques open source chargé de passer au crible des millions de contenus sur Internet pour répondre à des problématiques achats.

Intéressez-vous à la technologie big data, cherchez ce qu’elle pourrait nous apporter ». C’est sur cette consigne de la direction générale, prenant conscience des enjeux de la digitalisation, qu’est né en 2014 l’un des plus ambitieux projets d’intelligence artificielle de Saint-Gobain. Baptisé Tiger (Text Information Gathering, Extraction and Recognition) et appliqué au domaine des achats, il porte sur la conception et le développement d’un outil permettant de passer au crible des millions de contenus sur Internet et d’y détecter des signaux faibles.

Frédéric Antérion, directeur des applications groupe (achats, finances, etc.) reconnaît avoir au départ, avec son équipe, avancé à tâtons. « En nous formant, nous avons d’abord découvert que la grande majorité des projets big data sont tournés vers les clients, raconte-t-il. Or, au niveau des applications groupe, nous ne gérons pas de données détaillées dans ce domaine, qui sont d’abord du ressort des business ». C’est en explorant d’autres pistes que l’idée a émergé de travailler sur les fournisseurs. Avec une première ambition : repérer sur Internet ceux ne respectant pas les engagements de la charte des achats sur les questions éthiques, sociales et environnementales.

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> Article intégral publié dans IT for Business, mars 2017

Nexans – Refonte des processus pour optimiser le procure-to-pay 23 novembre 2016

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Dans le cadre du programme Pace 2017, le fabriquant de câbles électroniques et téléphoniques a engagé une refonte mondiale de son processus achats, depuis le sourcing jusqu’à la facturation. Au cœur du projet, la mise en place des solutions SAP Ariba.

Pour améliorer la performance des achats, sur le périmètre des catégories indirectes, Nexans procède à une révision de ses processus métiers, à l’échelle mondiale. La priorité : systématiser les commandes et optimiser la facturation, en s’appuyant sur une solution d’e-procurement. Mais attention, « ce n’est pas un projet informatique », précise Thièry Bourany, directeur de la transformation achats du groupe (photo ci-dessous)thiery-bourany-nexans-06-2016-1, rappelant au passage que les achats directs continuent d’être gérés dans l’ERP. « En effet, le plus gros du travail porte sur le contenu, notamment la création et le déploiement de catalogues ».

Basé sur l’offre SAP Ariba, avec un accompagnement assuré par le cabinet Acxias, le système tire pleinement profit du Business network qui facilite les échanges (confirmation de commandes, accusé de réception, factures, etc.) avec les plus gros fournisseurs : 1 000 environ sur les 2 500 avec lesquels Nexans travaille en France. Mais la solution d’e-procurement touche tous les achats indirects dans 20 des 40 pays du groupe, et impacte près de 4 000 personnes. Seuls les achats de transport, d’énergie et de voyages d’affaires n’entrent pas dans le périmètre. La solution de sourcing collaboratif ne concerne, elle, que 150 acheteurs.

Depuis l’an dernier, l’objectif est de déployer l’e-procurement et le sourcing collaboratif au-delà de la France et de l’Allemagne, avec la création d’une seule base de données fournisseurs et la rationalisation du panel. Un travail colossal puisque Nexans compte 15 ERP, et donc 15 bases différentes. Le déploiement mondial a débuté par les pays les plus à l’Est (Chine, Corée du Sud) et s’achèvera en Amérique. Le groupe a aussi choisi d’externaliser en offshore les fonctions de support et d’approvisionnement. Le projet a déjà permis de réduire de 20 % les coûts de la fonction, pour un tiers en baisse des charges de personnel et deux tiers en gains achats. Soit un ROI atteint en deux ans. Sur le plan humain, les équipes achats réparties sur les différents sites ont appris à se parler. Parmi les améliorations, reste aujourd’hui à optimiser le confort d’utilisation, en particulier l’ergonomie des catalogues ou encore la performance des outils.

RCI Banque : Dématérialisation intégrale des factures 10 octobre 2016

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En ouverture d’une matinée de présentation de leurs solutions par Determine et Readsoft, RCI Banque a détaillé les enjeux et le déroulé de son projet d’automatisation du procure-to-pay et de la gestion des contrats. Avec en bout de chaîne, la dématérialisation intégrale des factures.

Lorsque RCI Banque, filiale de Renault, a lancé son chantier d’informatisation des achats et approvisionnements, en 2013, la fonction vivotait. « Longtemps, sa professionnalisation et son automatisation n’avaient pas été jugées prioritaires », se souvient Jean-Christophe Labarre, directeur des achats du groupe (photo ci-dessous). Dans une jean-christophe-labarre-rci-banque-2optique collaborative, en impliquant au maximum les parties prenantes, il a été décidé de mener un projet court et pragmatique : limité aux principales opérations, avec un éditeur-intégrateur, en mode Cloud. « Nous voulions simplifier le mode de fonctionnement, pour nous approcher de Vente-privée ou d’Amazon », résume le responsable.

Les spécifications générales ont été réalisées en un mois par un groupe réduit, puis trente personnes ont participé à la définition des spécifications détaillées sur la chaîne procure-to-pay, dans le cadre d’ateliers. Au terme d’un benchmark de trois éditeurs, RCI Banque a finalement retenu B-pack, intégré depuis dans Determine suite à son rachat par l’éditeur américain Selectica en 2015. La compatibilité avec SAP, pour la gestion des transactions bancaires après le déversement des données chaque soir, et la capacité d’interfaçage avec l’outil de gestion budgétaire tiers, ont été clés.

(suite…)