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Sodiaal écrème sa base fournisseurs 15 juin 2019

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Pour disposer d’une vue centralisée sur ses dépenses, la coopérative laitière Sodiaal (Candia, Yoplait, Entremont…) a unifié et optimisé la gestion de ses 20000 fournisseurs dans un référentiel unique sous SAP, piloté à l’aide d’une solution de gestion dynamique.

Comme beaucoup de sociétés qui se sont principalement développées par croissance externe, le groupe Sodiaal (5,1Md€ de chiffre d’affaires, 9100 collaborateurs) s’est vite retrouvé avec de nombreux systèmes d’information hétérogènes, en particulier plusieurs environnements comptables mono ou multi-sociétés embarquant leurs propres référentiels. Rien que pour la gestion des fournisseurs, six référentiels comptables étaient utilisés, dans deux systèmes SAP, trois Coda et un Sage. « Ces référentiels différents et autonomes ne nous permettaient pas d’agréger les données ni de les harmoniser pour l’ensemble des entités, ce qui posait un vrai problème de consolidation des dépenses et de reporting », raconte Emmanuel Brayda, responsable méthodes & référentiels et responsable SI achats groupe.

Pris dans son quotidien, et contraint par des ressources réduites, le groupe ne s’était jamais vraiment saisi du problème. Mais en 2016, le démarrage du projet « Racing » de remplacement des environnements Coda « devenus obsolètes », la solution ayant été reprise par l’éditeur Unit4, donne une bonne occasion de se lancer. D’autant que du côté des achats, à la suite de la réorganisation et centralisation de la fonction (1 Md€ de dépenses d’achats annuelles, une vingtaine d’acheteurs), il est aussi décidé de renforcer le système existant, sous-déployé et sous-utilisé, avec un objectif  : disposer d’un cockpit SRM (Supplier relationship management) offrant une vue fournisseurs à 360 degrés, pour la gestion du sourcing, des contrats, des plans d’actions, de la conformité et des étapes élémentaires du processus de consultation.

Pour ce projet achats, « nous sommes repartis d’une feuille blanche, en mettant en concurrence les principaux éditeurs de solution SRM, et avons finalement renouvelé notre confiance à SynerTrade », raconte Emmanuel Brayda. « Parmi ses concurrents, nous aurions pu choisir SAP Ariba, pour profiter de la base fournisseurs de son Business Network. Mais la solution était trop lourde, trop chère, trop compliquée et sa couverture fonctionnelle ne correspondait pas à nos attentes ». Pour mettre en place une gestion centralisée des données métier, les achats suggèrent une autre piste : une application de MDM (Master data management) récupérant les différentes informations et alimentant les référentiels.

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Article intégral publié dans IT for Business, mai 2019

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AD Poids Lourds fluidifie sa logistique 29 janvier 2019

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Dans le cadre d’un vaste projet de refonte logistique, la filiale du groupe Autodistribution spécialisée dans les pièces détachées pour les poids lourds a doté sa plateforme nationale d’un système de gestion d’entrepôt pour optimiser ses opérations de préparation et de distribution. À la clé, davantage de rapidité et de fiabilité, ainsi qu’une traçabilité sur l’ensemble de la chaîne.

Du petit joint de 1 centimètre de diamètre à la sellette d’attelage de 120 kilos, en passant par la pièce d’arrimage de 2,4 mètres de long, la typologie des 21 000 références distribuées par AD Poids lourds est large. Et suppose un dispositif logistique bien huilé, qui s’appuie depuis quelques mois sur un nouveau système de gestion d’entrepôt (WMS, Warehouse Management System), venu remplacer le traitement réalisé jusqu’ici de manière manuelle, en mode papier. Chaque jour, via sa plateforme nationale de Saint-Fargeau-Ponthierry (Seine-et-Marne), la branche d’activité du groupe Autodistribution spécialisée dans les pièces détachées pour les poids lourds assure l’approvisionnement, le stockage et l’expédition à destination de son réseau de distributeurs : des filiales et des indépendants représentant quelque 400 points de ventes. « Pour servir ces clients, nous fonctionnons sous un double mode de préparation, détaille Sylvain Pharisien, directeur logistique de l’entreprise. Un premier, dédié aux commandes de stock, qui représentent environ 60 % de nos flux, avec un engagement de livraison à J+5. Un deuxième pour les commandes de dépannage expédiées en express, avec une deadline à 18h00 pour une livraison le lendemain ».

Dans ce schéma de fonctionnement, « le process manuel offrait une grande souplesse, que nous avons conservée et même améliorée, poursuit-il. Mais il était archaïque. Il manquait de fiabilité, en particulier sur la traçabilité des opérations, et s’avérait complexe pour les opérateurs, qui devaient avoir une parfaite connaissance des produits ». Ce process ne permettait pas non plus d’être très réactif en cas de pics de commandes. Début 2017, après des années de réflexion et simultanément à l’arrivée de nouveaux dirigeants, AD Poids Lourds décide de franchir le pas. L’entreprise lance alors un vaste plan de refonte logistique et se met en quête d’un outil logiciel. Un outil capable de s’interfacer avec son système d’information, ainsi qu’avec les plateformes de ses partenaires transporteurs. Deux cas de figure sont alors étudiés : solliciter Proginov, l’éditeur de l’ERP constituant le socle du système, afin qu’il développe un module spécifique conforme aux nouveaux besoins, ou mettre en place un WMS.

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Article intégral publié dans IT for Business, décembre 2018

Leroy Merlin se construit une visibilité logistique en temps réel 16 janvier 2019

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À travers un portail dédié, l’enseigne de distribution spécialisée dans la construction, le bricolage et le jardinage permet à ses magasins d’avoir une visibilité en temps réel sur leurs livraisons.

Chaque jour, chacun des 137 magasins français de Leroy Merlin reçoit jusqu’à 10 livraisons en provenance de quatre entrepôts différents. Soit un total dépassant 100 000 livraisons annuelles, réalisées par plus de 100 transporteurs. Pour leur offrir une visibilité instantanée sur la localisation et les horaires estimés d’arrivée des produits commandés, le groupe a mis en place un nouveau portail : « Customer Visibility » de Shippeo. « Même si les équipes du service chargées du transport dans nos entrepôts utilisaient déjà la plateforme pour avoir une visibilité prédictive et en temps réel de tous nos flux aval, vers les magasins, il est rapidement devenu évident que nous devions fournir à ces derniers le même niveau de visibilité », explique Nicolas Davril, directeur transport de l’enseigne. Testé au premier semestre 2017, puis déployé et mis en service en juin dernier, ce portail assure une meilleure collaboration entre les équipes de part et d’autre, en éliminant les nombreux échanges d’informations par téléphone pour informer de l’état d’une livraison.

Plus précisément, avoir accès en temps réel aux informations sur les livraisons prévues et en transit, et donc savoir exactement quand un camion arrivera, permet aux magasins de mieux planifier le travail. « Le personnel en magasin est responsable de tâches quotidiennes multiples, telles que le réassort des rayons, la préparation des commandes aux clients et le déchargement des camions, détaille Nicolas Davril. Pouvoir identifier facilement les retards permet notamment de s’organiser en conséquence, en évitant de bloquer du personnel à la réception de la marchandise et en ajustant le planning des équipes ». Cette information est également précieuse pour informer un client à la recherche d’un produit non présent en rayon sur sa prochaine disponibilité. Par ailleurs, une vision partagée par les équipes du service transport

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Article intégral publié dans IT for Business, décembre 2018

 

JCDecaux affiche ses ambitions digitales 5 octobre 2018

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Face à l’urbanisation croissante et à la digitalisation de l’économie, le géant français de la communication extérieure a engagé un vaste plan de transformation. Au niveau du back-office, où il était très en retard, les efforts se sont focalisés sur les achats et la finance, en commençant par la chaîne de facturation.

En 1964, JCDecaux installait les premiers abribus publicitaires, à Lyon : une révolution ! Un demi-siècle plus tard, le modèle subsiste, étendu à d’autres mobiliers urbains (panneaux, kiosques, sanisettes, etc.) et à de nombreuses villes. Mais un nouveau bouleversement est en train de s’opérer du fait de la digitalisation et de la « plateformisation » de l’économie. « Si un secteur est impacté, c’est bien celui de la communication, directement touché par la transformation du marché de la publicité qui se déplace vers Internet et les équipements nomades », explique Albert Asseraf, directeur général Stratégie, Data & Nouveaux Usages du groupe, évoquant « une évolution vers une communication one-to-few, et plus seulement one-to-many comme cela était historiquement le cas avec le papier ».

Pour toujours aller de l’avant, le groupe a donc engagé en 2016 une importante mutation, avec de nombreux défis à relever tant sur le périmètre du front-office que du back-office, et d’importantes conséquences en termes d’organisation, de ressources humaines, de processus, de systèmes d’information. L’enjeu : faire évoluer le modèle pour permettre, selon le message du groupe, de « délivrer une croissance rentable tout en renforçant la satisfaction de ses partenaires (villes, aéroports, opérateurs de transports, etc.) et de ses clients (annonceurs publicitaires) ». Avec quatre objectifs : personnalisation, excellence opérationnelle, gain de productivité, qualité de service.

Certes, dès 1998, JCDecaux avait installé ses premiers écrans numériques, permettant d’adapter les messages. Puis, dans les années 2000, les dispositifs d’information publicitaire sont devenus plus animés et plus interactifs. Sur le périmètre des fonctions opérationnelles, les projets se sont aussi multipliés : des interfaces EDI ont par exemple été mises en place avec les clients pour fluidifier les échanges (factures, bons de commandes, etc.), et les agents d’exploitation terrain sont progressivement équipés de terminaux nomades (planning, comptes rendus, etc.). Dernière initiative en date, JCDecaux vient d’annoncer le lancement d’une « plateforme programmatique » de planning et de trading, pour faciliter les transactions sur le marché de la communication extérieure. Mais depuis deux ans, c’est sur le back-office que se concentrent les efforts, en particulier sur la chaîne achats-finance.

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> Article intégral publié dans IT for Business, juillet 2018

Feu Vert automatise le traitement de ses factures 31 août 2018

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Pour optimiser le traitement de ses factures fournisseurs, le groupe spécialisé dans l’entretien automobile a opté pour la dématérialisation. Grâce à la solution d’Esker, il a pu améliorer la performance de son service comptable et les relations avec ses partenaires commerciaux.

Avec plus de 570 000 factures traitées en 2017 pour le compte de ses 460 centres-auto en Europe, en provenance de 2200 fournisseurs, le groupe Feu Vert a choisi la dématérialisation pour automatiser ses processus et revaloriser le travail de ses équipes. Au lancement du projet, en 2014-2015, alors que le volume avoisinait « seulement » 350 000 factures, mais progressait de 15 % en moyenne chaque année du fait des acquisitions, le dispositif manuel en place au service comptable atteignait ses limites. Les 20 collaborateurs de l’équipe, qui fonctionnaient de manière verticale selon une répartition par tâche (saisie et rapprochement des factures, traitement des anomalies et des litiges, gestion des fournisseurs), effectuaient un travail chronophage, fastidieux et source d’erreurs.

Une première étape vers l’e-facturation avait été franchie en 2008-2009 via la mise en place d’échanges EDI avec les sept plus gros fournisseurs, pour un volume annuel de 100 000 factures, en lien avec l’ERP financier dédié aux achats de marchandises, les achats directs, basé sur un socle Generix. Dans le prolongement, Feu Vert s’est donc mis à la recherche d’une nouvelle solution pour moderniser de façon plus profonde sa comptabilité fournisseurs, en englobant tous les achats directs, mais aussi les achats indirects, les frais généraux, gérés dans un autre ERP financier, Sage X3. L’enjeu  ? Améliorer la productivité des équipes sur le volet saisie-rapprochement et remettre de la valeur ajoutée dans leur travail au quotidien.

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> Article intégral publié dans IT for Business, juillet 2018

Un SI unique pour tous les acheteurs de l’armée 3 juillet 2018

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Pour supprimer les procédures lourdes et complexes, le ministère des Armées a entamé le déploiement d’un système d’information dédié aux achats. Baptisé Alpha, et utilisé à terme par quelque 7 000 acheteurs et prescripteurs, il permettra d’harmoniser les pratiques et d’automatiser les opérations.

Dix ans après le lancement d’un vaste programme de professionnalisation, la filière achats du ministère des Armées (ex Défense) a inauguré mi-mars son nouveau système d’information unique, Alpha. Destiné dans un premier temps aux « emplettes » hors armement, qui représentent un peu moins du quart des 18,5 milliards dépensés chaque année auprès de 29 000 fournisseurs, dans plusieurs centaines de catégories de produits et services (fournitures de bureaux, uniformes, équipements informatiques, contrats d’entretien, etc.), ce système doit permettre de simplifier les processus et d’assurer l’interopérabilité, en particulier avec le progiciel financier Chorus et la plateforme de dématérialisation des procédures de marché de l’État. « Après avoir investi sur la procédure de passation des marchés, nous voulions mettre l’accent sur le volet amont, propre au métier d’acheteur, pour permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, notamment le sourcing et le pilotage », explique Jean-Paul Duffaud, chef du pôle processus et outils à la mission achats du ministère, la structure chargée de tous les aspects support de la filière.

De fait, le fonctionnement était jusqu’ici plutôt anarchique, engendrant de nombreux « irritants ». « Une dizaine de chaînes spécialisées par grandes familles d’achats, chapeautant une trentaine d’entités au total, opéraient sans coordination ni visibilité, à partir d’applications anciennes et de multiples bases MS Access, décrit-il. Dans cette configuration, les acheteurs passaient 20 % de leur temps à rendre compte de leur travail, dans des fichiers Excel, sans modèles communs ni processus de validation automatisé. En ce qui concerne le pilotage de la performance achats, si le système Impact utilisé par les contrôleurs de gestion offrait un premier niveau de mesure, c’était uniquement sur les aspects comptables et en fin d’année ». Principaux bénéfices attendus d’Alpha : une harmonisation des pratiques, une amélioration du pilotage de la fonction et une automatisation des tâches. Et au final, des gains financiers à la fois par des économies sur les achats et par une baisse des coûts opérationnels. « Ce nouveau système, c’est aussi un signe supplémentaire vers tous les fournisseurs », a complété la ministre des Armées, Florence Parly, lors de la cérémonie d’inauguration, faisant notamment référence au respect des délais de paiement.

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> Article intégral publié dans IT for Business, mai 2018

Albéa met ses achats sous contrôle 16 mai 2018

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Pour encadrer davantage son processus achat et optimiser les opérations, le groupe Albéa a décidé de se doter de nouveaux outils, plus souples et conviviaux. D’abord focalisé sur le volet e-procurement, notamment la gestion des demandes d’achats à travers des catalogues électroniques, le projet porte actuellement sur le déploiement de la plateforme Coupa à l’échelle internationale. Le volet e-sourcing suivra.

Avec une quarantaine de sites en Europe, en Asie et en Amérique, Albéa (15 000 personnes, 1,5 Md€ de CA) réalise chaque année quelque 300 millions d’euros d’achats indirects, principalement dans les domaines de l’énergie, du travail temporaire et des prestations de maintenance, réparation et révision. Selon Olivier Roux, le responsable des achats indirects monde du groupe spécialisé dans l’emballage pour l’hygiène et la beauté, « l’efficacité et la sécurisation des traitements reposent en grande partie sur l’utilisation de trois outils ». À savoir, les volets e-sourcing (consultations, contrats, etc.), le e-procurement (gestion des approvisionnements) et la e-facturation. Pour gagner en performance, notamment sur la chaîne allant de la création des demandes d’achats à la validation des commandes, le groupe a souhaité se doter d’une nouvelle solution. Objectif : simplifier et encadrer davantage le processus.

Jusqu’à la mise en place de Coupa, les traitements d’e-procurement étaient réalisés dans le module MM de SAP, « un outil performant, mais manquant de flexibilité et d’ergonomie », détaille Olivier Roux. Conséquence, la faible adhésion des utilisateurs était devenue problématique. Sur le périmètre des achats indirects, le plus concerné, beaucoup de factures ne faisaient référence à aucune commande, avec le plus souvent une absence de négociation avec les fournisseurs. Au siège social de Paris, « le plus mauvais élève », souligne le responsable, plus de la moitié des opérations de facturation-paiement étaient dans ce cas. « Le rejet de l’outil était tel que beaucoup d’utilisateurs confiaient leurs demandes d’achats à quelques autres, qui centralisaient les opérations, mais étaient très vite submergés », décrit Olivier Roux. L’utilisation de documents papier ralentissait également le processus, notamment pour les approbations, et posait des problèmes d’archivage.

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> Article intégral publié dans IT for Business, avril 2018

Geodis : L’entrepôt, laboratoire d’innovations 15 mars 2018

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Lorsqu’il est question d’innovation en matière de gestion d’entrepôt, la préparation vocale des commandes ou « voice-picking » vient immédiatement à l’esprit. « Il s’agit pourtant d’une technologie déjà ancienne, de plus de quinze ans , sourit Vincent Castaignède, responsable Solutions externes logistiques au sein de la branche Contract Logistic de Geodis. Mais il est vrai que la performance des systèmes a beaucoup progressé et, surtout, que la fastidieuse phase d’apprentissage n’est plus nécessaire, ce qui facilite les déploiements et le confort d’utilisation ». Parmi les autres pistes explorées, le groupe cite les lunettes connectées, en Allemagne, ou encore le chariot intelligent qui accompagne les manutentionnaires pour limiter leurs déplacements, aux États-Unis.

Plus près de chez nous, et peut-être encore plus futuriste : une solution d’inventaire automatisé reposant sur l’utilisation de drones. Le prototype, développé en partenariat avec Delta Drone, combine un robot au sol, doté d’une batterie lui assurant l’énergie nécessaire pour parcourir un entrepôt, et un quadricoptère équipé de caméras haute définition. L’ensemble, doté d’une technologie de géolocalisation indoor, assure en totale autonomie le comptage et le reporting des données en temps réel pendant les heures de fermeture des sites.

> Article intégral publié dans IT for Business, février 2018

Marseille rationalise ses approvisionnements 27 décembre 2017

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Le service dédié à la logistique des achats de la Ville de Marseille a été équipé de Kimoce Achats pour remplacer plusieurs applications obsolètes. Cette migration a permis d’automatiser les processus et de rationaliser les missions des collaborateurs, avec, finalement, une meilleure maîtrise des budgets et des stocks.

Pour rationaliser et moderniser les processus et les pratiques de son service de logistique opérationnelle, la ville de Marseille (850 000 habitants, 11 000 agents) a remplacé un ensemble d’applications internes vieillissantes par un progiciel métier. Ce service dédié à la gestion des flux liés aux achats, qui emploie une quarantaine de collaborateurs, se concentre sur trois catégories principales : les fournitures, les équipements de bureau (mobilier) et les achats vestimentaires (uniformes, tenues de travail, équipements de sécurité, etc.). Avec une triple mission. D’abord, gérer les demandes et les besoins exprimés par les agents, dans les quelque 600 structures (services municipaux, crèches, écoles, etc.) réparties sur l’ensemble du territoire de la ville. Ensuite, piloter les approvisionnements et les dotations. Enfin, optimiser les stocks et les préparations de commandes.

Il s’appuie pour cela sur un magasin central, dont le rôle est essentiel. « Face à l’éparpillement des différents services et établissements municipaux, ce magasin permet de globaliser les achats et évite les commandes fractionnées, pour une plus grande maîtrise des budgets », explique Jean-François Dolle, responsable du service. Alors que les dossiers d’achats sont traités dans le cadre d’appels d’offres encadrés par le code des marchés publics, avec des procédures et des délais plus ou moins longs, Kimoce Achats, la nouvelle solution retenue, a permis d’automatiser les opérations sur l’ensemble de la chaîne logistique et de supprimer les tâches chronophages. C’est en 2009 que le remplacement des anciennes applications est décidé, devenu incontournable.

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> Article intégral publié dans IT for Business, octobre 2017

Bouygues Immobilier rénove son sourcing 21 juillet 2017

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La filiale de promotion immobilière du groupe Bouygues a choisi de déployer la solution de sourcing stratégique d’Ivalua pour gérer plus efficacement les différentes étapes de ses dossiers d’achats complexes. En plus de standardiser les processus et d’apporter une aide à la prise de décision, l’outil doit permettre d’optimiser la relation avec le tissu de fournisseurs.

Pour un groupe fortement décentralisé comme Bouygues Immobilier (2,6 Md€ de chiffre d’affaires en 2016, 1 880 collaborateurs), gérer de manière plus efficace les différentes étapes de ses procédures d’achats, en s’appuyant sur un seul et même logiciel, était devenu un impératif. Réalisés pour l’essentiel au plus près du terrain, au niveau des 33 implantations en France et des 4 à l’étranger, les achats de travaux, qui représentent 90 % des achats du groupe, hors acquisition de terrain, pour un montant annuel de 1,3 milliard d’euros, avaient en particulier besoin d’être davantage encadrés et contrôlés. Chacun des sites travaillait en effet avec ses propres outils, qu’il s’agisse d’Excel ou de reliquats d’applications développées en interne, empêchant toute harmonisation et mise en place de bonnes pratiques. « Cette organisation fonctionnait, explique Thierry Blazy, responsable performance et outils achats. Mais les acheteurs éparpillés dans les régions ne se connaissaient pas, n’échangeaient pas. D’où un problème de rentabilité dans la gestion des “dossiers d’achats complexes” rassemblant chacun l’ensemble des travaux liés à un bâtiment ».

La réflexion pour la mise en place d’un outil commun et national, précédée par la structuration d’une organisation achats à l’été 2014, a été lancée dans le prolongement d’un plan de transformation globale visant de nouvelles économies pour le groupe. « Cette recherche d’économies passait par deux voies : revoir la conception des bâtiments et mieux acheter, raconte le responsable, avec un objectif fixé à 100 millions sur trois ans, dont environ 60 % attendus des achats ». La nouvelle organisation mise en place repose aujourd’hui sur une trentaine de responsables achats répartis sur tout le territoire, toujours libres de s’adresser à des entreprises locales (plombiers, peintres, carreleurs, électriciens, etc.), et d’une cellule centrale. Cette cellule, qui regroupe trois managers achats ainsi que le directeur de la fonction et Thierry Blazy, se charge de négocier les contrats cadres auprès des fournisseurs de matériaux et de produits, et d’animer le réseau de responsables. Parallèlement, des règles de base ont été définies pour les achats : mise en concurrence obligatoire, réalisation de chaque achat par un professionnel, obligation de signature avant toute prestation, mesure de la performance après chaque exécution… et utilisation d’outils communs et nationaux.

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> Article intégral publié dans IT for Business, juin 2017