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Bouygues Immobilier rénove son sourcing 21 juillet 2017

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La filiale de promotion immobilière du groupe Bouygues a choisi de déployer la solution de sourcing stratégique d’Ivalua pour gérer plus efficacement les différentes étapes de ses dossiers d’achats complexes. En plus de standardiser les processus et d’apporter une aide à la prise de décision, l’outil doit permettre d’optimiser la relation avec le tissu de fournisseurs.

Pour un groupe fortement décentralisé comme Bouygues Immobilier (2,6 Md€ de chiffre d’affaires en 2016, 1 880 collaborateurs), gérer de manière plus efficace les différentes étapes de ses procédures d’achats, en s’appuyant sur un seul et même logiciel, était devenu un impératif. Réalisés pour l’essentiel au plus près du terrain, au niveau des 33 implantations en France et des 4 à l’étranger, les achats de travaux, qui représentent 90 % des achats du groupe, hors acquisition de terrain, pour un montant annuel de 1,3 milliard d’euros, avaient en particulier besoin d’être davantage encadrés et contrôlés. Chacun des sites travaillait en effet avec ses propres outils, qu’il s’agisse d’Excel ou de reliquats d’applications développées en interne, empêchant toute harmonisation et mise en place de bonnes pratiques. « Cette organisation fonctionnait, explique Thierry Blazy, responsable performance et outils achats. Mais les acheteurs éparpillés dans les régions ne se connaissaient pas, n’échangeaient pas. D’où un problème de rentabilité dans la gestion des “dossiers d’achats complexes” rassemblant chacun l’ensemble des travaux liés à un bâtiment ».

La réflexion pour la mise en place d’un outil commun et national, précédée par la structuration d’une organisation achats à l’été 2014, a été lancée dans le prolongement d’un plan de transformation globale visant de nouvelles économies pour le groupe. « Cette recherche d’économies passait par deux voies : revoir la conception des bâtiments et mieux acheter, raconte le responsable, avec un objectif fixé à 100 millions sur trois ans, dont environ 60 % attendus des achats ». La nouvelle organisation mise en place repose aujourd’hui sur une trentaine de responsables achats répartis sur tout le territoire, toujours libres de s’adresser à des entreprises locales (plombiers, peintres, carreleurs, électriciens, etc.), et d’une cellule centrale. Cette cellule, qui regroupe trois managers achats ainsi que le directeur de la fonction et Thierry Blazy, se charge de négocier les contrats cadres auprès des fournisseurs de matériaux et de produits, et d’animer le réseau de responsables. Parallèlement, des règles de base ont été définies pour les achats : mise en concurrence obligatoire, réalisation de chaque achat par un professionnel, obligation de signature avant toute prestation, mesure de la performance après chaque exécution… et utilisation d’outils communs et nationaux.

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> Article intégral publié dans IT for Business, juin 2017

Saint-Gobain ratisse le web 27 mars 2017

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Depuis deux ans et demi, le groupe travaille au développement et à l’industrialisation d’un système basé sur des briques open source chargé de passer au crible des millions de contenus sur Internet pour répondre à des problématiques achats.

Intéressez-vous à la technologie big data, cherchez ce qu’elle pourrait nous apporter ». C’est sur cette consigne de la direction générale, prenant conscience des enjeux de la digitalisation, qu’est né en 2014 l’un des plus ambitieux projets d’intelligence artificielle de Saint-Gobain. Baptisé Tiger (Text Information Gathering, Extraction and Recognition) et appliqué au domaine des achats, il porte sur la conception et le développement d’un outil permettant de passer au crible des millions de contenus sur Internet et d’y détecter des signaux faibles.

Frédéric Antérion, directeur des applications groupe (achats, finances, etc.) reconnaît avoir au départ, avec son équipe, avancé à tâtons. « En nous formant, nous avons d’abord découvert que la grande majorité des projets big data sont tournés vers les clients, raconte-t-il. Or, au niveau des applications groupe, nous ne gérons pas de données détaillées dans ce domaine, qui sont d’abord du ressort des business ». C’est en explorant d’autres pistes que l’idée a émergé de travailler sur les fournisseurs. Avec une première ambition : repérer sur Internet ceux ne respectant pas les engagements de la charte des achats sur les questions éthiques, sociales et environnementales.

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> Article intégral publié dans IT for Business, mars 2017

Nexans – Refonte des processus pour optimiser le procure-to-pay 23 novembre 2016

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Dans le cadre du programme Pace 2017, le fabriquant de câbles électroniques et téléphoniques a engagé une refonte mondiale de son processus achats, depuis le sourcing jusqu’à la facturation. Au cœur du projet, la mise en place des solutions SAP Ariba.

Pour améliorer la performance des achats, sur le périmètre des catégories indirectes, Nexans procède à une révision de ses processus métiers, à l’échelle mondiale. La priorité : systématiser les commandes et optimiser la facturation, en s’appuyant sur une solution d’e-procurement. Mais attention, « ce n’est pas un projet informatique », précise Thièry Bourany, directeur de la transformation achats du groupe (photo ci-dessous)thiery-bourany-nexans-06-2016-1, rappelant au passage que les achats directs continuent d’être gérés dans l’ERP. « En effet, le plus gros du travail porte sur le contenu, notamment la création et le déploiement de catalogues ».

Basé sur l’offre SAP Ariba, avec un accompagnement assuré par le cabinet Acxias, le système tire pleinement profit du Business network qui facilite les échanges (confirmation de commandes, accusé de réception, factures, etc.) avec les plus gros fournisseurs : 1 000 environ sur les 2 500 avec lesquels Nexans travaille en France. Mais la solution d’e-procurement touche tous les achats indirects dans 20 des 40 pays du groupe, et impacte près de 4 000 personnes. Seuls les achats de transport, d’énergie et de voyages d’affaires n’entrent pas dans le périmètre. La solution de sourcing collaboratif ne concerne, elle, que 150 acheteurs.

Depuis l’an dernier, l’objectif est de déployer l’e-procurement et le sourcing collaboratif au-delà de la France et de l’Allemagne, avec la création d’une seule base de données fournisseurs et la rationalisation du panel. Un travail colossal puisque Nexans compte 15 ERP, et donc 15 bases différentes. Le déploiement mondial a débuté par les pays les plus à l’Est (Chine, Corée du Sud) et s’achèvera en Amérique. Le groupe a aussi choisi d’externaliser en offshore les fonctions de support et d’approvisionnement. Le projet a déjà permis de réduire de 20 % les coûts de la fonction, pour un tiers en baisse des charges de personnel et deux tiers en gains achats. Soit un ROI atteint en deux ans. Sur le plan humain, les équipes achats réparties sur les différents sites ont appris à se parler. Parmi les améliorations, reste aujourd’hui à optimiser le confort d’utilisation, en particulier l’ergonomie des catalogues ou encore la performance des outils.

RCI Banque : Dématérialisation intégrale des factures 10 octobre 2016

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En ouverture d’une matinée de présentation de leurs solutions par Determine et Readsoft, RCI Banque a détaillé les enjeux et le déroulé de son projet d’automatisation du procure-to-pay et de la gestion des contrats. Avec en bout de chaîne, la dématérialisation intégrale des factures.

Lorsque RCI Banque, filiale de Renault, a lancé son chantier d’informatisation des achats et approvisionnements, en 2013, la fonction vivotait. « Longtemps, sa professionnalisation et son automatisation n’avaient pas été jugées prioritaires », se souvient Jean-Christophe Labarre, directeur des achats du groupe (photo ci-dessous). Dans une jean-christophe-labarre-rci-banque-2optique collaborative, en impliquant au maximum les parties prenantes, il a été décidé de mener un projet court et pragmatique : limité aux principales opérations, avec un éditeur-intégrateur, en mode Cloud. « Nous voulions simplifier le mode de fonctionnement, pour nous approcher de Vente-privée ou d’Amazon », résume le responsable.

Les spécifications générales ont été réalisées en un mois par un groupe réduit, puis trente personnes ont participé à la définition des spécifications détaillées sur la chaîne procure-to-pay, dans le cadre d’ateliers. Au terme d’un benchmark de trois éditeurs, RCI Banque a finalement retenu B-pack, intégré depuis dans Determine suite à son rachat par l’éditeur américain Selectica en 2015. La compatibilité avec SAP, pour la gestion des transactions bancaires après le déversement des données chaque soir, et la capacité d’interfaçage avec l’outil de gestion budgétaire tiers, ont été clés.

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Colas : Le processus d’e-procurement sécurisé 25 juillet 2016

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A l’occasion d’une matinée d’échanges organisée par l’éditeur e-achat américain Coupa, la direction des achats de l’entreprise de construction et travaux publics, filiale de Bouygues, a détaillé la mise à niveau de son système d’information. Le projet, d’abord limité au procure-to-pay, vise à réduire les coûts, sécuriser les processus et créer davantage de valeur.

Equipé de l’ERP JD Edwards et de plusieurs applications dans le domaine des achats, Colas (12 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2015, 57 000 collaborateurs) a décidé de déployer la suite de Coupa pour structurer son processus de la demande d’achats à la commande. Le projet, qui s’inscrit dans le cadre de Copernic, le programme de transformation opérationnelle du groupe lancé en 2014, vise trois objectifs Chantier Colas, pont de Brotonne - 155793principaux. Premièrement, la réduction des coûts d’achats, actuellement de l’ordre de 9,9 milliards d’euros par an. Deuxième objectif : sécuriser les achats sur le plan tant juridique que financier, en encadrant la passation des commandes. « Avec les modes de fonctionnement et les outils actuels, Colas ne comptabilise qu’environ 50 000 commandes formalisées dans un outil alors que 2,5 millions de factures sont traitées chaque année en France », précise Fabien Mercherz, responsable système d’information et performance achats. Enfin le projet de déploiement de la fonction achats doit permettre de créer de la valeur ajoutée, malgré une organisation décentralisée, répartie entre les sites principaux et de nombreuses unités décentralisées dans plus de 50 pays (800 unités d’exploitation de travaux, 2 000 unités de production de matériaux), et une activité dans tous les domaines de la construction et de l’entretien des infrastructures de transport.

En termes de système d’information, le groupe a décidé d’évoluer vers une nouvelle version de JD Edwards et d’y connecter différent outils métiers (gestion des chantiers, gestion des commandes, planification des ressources, etc.) harmonisé et modernisés. Sur le périmètre des achats, l’objectif est de remplacer les différentes solutions existantes par un outil unique, en se concentrant d’abord sur la chaîne allant de l’expression du besoin à la demande d’achats, pour amener les chantiers à formaliser dans l’outil la passation des commandes sur catalogues et à appliquer les contrats cadres négociés localement par les acheteurs. Après avoir scruté le marché, Colas a opté pour Coupa et mène actuellement des pilotes sur cinq sites, au Maroc, en Angleterre et en France. Le module de gestion des notes de frais a déjà déployé auprès de 10 000 utilisateurs. Désormais, le déploiement à grande échelle est imminent, qui va nécessiter un effort important, en particulier en conduite du changement. L’ambition de Colas : que 80 % des besoins obtiennent une réponse à travers les catalogues. Plus tard, un indicateur de mesure des économies en fonction du taux d’utilisation des contrats devrait être mis en place.

Photo – Copyright : Colas – Antoine Soubigou

 

Projet procure-to-pay – L’Essec, un cas d’école 4 avril 2016

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La coopération entre les achats et la finance constitue l’une des clés de la réussite d’un projet procure-to-pay. En témoigne l’expérience de l’Essec, présentée lors de la dernière « Matinale » d’Ivalua, mi-mars.

Il y a six ans, l’Essec décidait de professionnaliser ses achats et de se doter d’une politique ad hoc. Après une première phase de structuration de la fonction, avec l’appui d’un cabinet spécialisé, la démarche s’est focalisée sur le déploiement d’un outil pour automatiser les processus sur l’ensemble du périmètre. Du fait de son statut d’école (commerce et gestion), l’Essec ne réalise que des achats « hors production », dans trois domaines principaux : l’entretien du campus (entretien régulier et travaux d’envergure) pour 9,5 millions d’euros, les frais de déplacement et les voyages d’étude pour 10 millions d’euros, les prestations intellectuelles (hors prestataires d’enseignement) et l’informatique pour 40 millions d’euros. Matinale Ivalua, cas Essec, 03-2016Les prestations d’enseignement, assimilables à des achats de production, suivent un circuit court d’imputation directe, le contrat signé avec les ressources humaines faisant office de commande.

Etalé sur plus de quatre ans, le projet d’informatisation a été menée conjointement par la direction financière et le service achats. Avec, au départ, des objectifs différents. Pour la finance, il s’agissait de mettre sous contrôle les procédures et les budgets. « Avant le déploiement du nouveau système, les utilisateurs dans les services s’affranchissaient des enjeux budgétaires et les fournisseurs en jouaient, en facturant différemment selon leurs interlocuteurs », explique Anne Barré, responsable fonctionnelle de domaine système d’information finances et ressources humaines (photo ci-dessus, au centre). Du côté des achats, l’outil devait permettre d’organiser la fonction et d’optimiser les achats, en mettant en place des procédures et des documents formalisés, en établissant des standards pour les cahiers des charges et les consultations, en négociant les contrats ainsi que les demandes ponctuelles, en instaurant une gestion de stocks. Les deux directions avaient aussi un objectif commun : maîtriser le panel fournisseurs, en évitant la multiplication des références et les achats sauvages.

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Pierre & Vacances : Les contrats sous contrôle 26 février 2015

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Pour optimiser ses achats, le groupe de loisirs et d’immobilier s’est doté d’un outil de gestion automatisée des contrats fournisseurs, offrant une approche collaborative à ses acheteurs. Connectée à SAP, la solution couvre l’ensemble du cycle de contractualisation, de la rédaction jusqu’à la fin de vie, en passant par le suivi d’exécution.

Pierre et Vacances, village, redimensionne - 02-2015Parallèlement à Win 2016, le plan stratégique groupe annoncé il y a deux ans, le direction des achats de Pierre & Vacances Center Parcs (1,4 milliard d’euros de chiffre d’affaires, 12 000 collaborateurs) s’est dotée d’un schéma directeur avec comme objectif d’accroître la maturité et l’efficacité de la fonction. Comment ? « En structurant davantage le processus métier et en mettant en place des outils nécessaires à la gestion opérationnelle des activités et au pilotage de la performance », résume Martin de Neuville, le directeur des achats (photo ci-dessous), qui gère environ 80 % des 650 millions d’euros de biens et de services achetés chaque année par le groupe.

Alors que le système d’information achats, très orienté SAP, couvre principalement les aspects transactionnels (gestion des demandes et des commandes, approvisionnements, facturation-paiement) et décisionnels (veille fournisseurs, mesure de la performance, etc.), la priorité a été Martin de Neuville, Pierre et Vacances - 2 - 02-2015, copyrightmise sur le volet e-sourcing, sous-équipé. Mais fin 2013, avant de déployer une solution de gestion des appels d’offres et des négociations, pour remplacer Excel, le groupe de loisirs et d’immobilier a décidé de se concentrer d’abord sur le processus de contractualisation. « Mieux contrôler l’établissement, la diffusion et l’exécution des contrats, notamment en dehors des contrats-cadres, nous a semblé prioritaire pour éviter les dysfonctionnements ou les litiges, mais aussi limiter les risques liés à des changements dans les équipes, explique Martin de Neuville. Le déploiement d’un outil dédié était aussi l’occasion de vérifier les contrats existants et d’identifier des synergies, notamment pour tous les achats gérés localement, afin de dégager des gains supplémentaires ». Il y a un an, après un rapide tour du marché, le choix s’est porté sur l’outil d’Ivalua. « Face à la multitude des solutions existantes, nous avons pris notre décision après avoir consulté une douzaine de confrères, déjà équipés, raconte Martin de Neuville. Mais sans s’arrêter aux fonctionnalités de gestion des contrats, puisque nous sommes depuis le départ dans une logique d’extension de l’outil ». (…)

> Article intégral publié dans ERP-Infos.com, mars 2015

SNCF : Bientôt dix ans d’e-facturation fiscale 16 décembre 2014

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Le groupe de transport ferroviaire s’apprête à passer le cap des dix ans de dématérialisation fiscale de ses factures fournisseurs, après une montée en puissance régulière et de nombreux défis relevés. L’occasion de dresser un premier bilan et de distiller quelques bonnes pratiques.

SNCF, siege2 - 12-2014Dans le cadre de la migration de ses systèmes d’information comptables et achats vers un ERP, puis de la mise en place d’une organisation en CSP (Centres de services partagés), la SNCF a décidé, en 2005, de passer à l’e-facturation. Avec un double objectif : réduire les coûts de traitement et mieux contrôler les flux. Il faut dire qu’avec 1,4 million de factures reçues chaque année de quelque 30 000 fournisseurs actifs, sur un panel global approchant les 100 000 références, la procédure classique commençait à atteindre ses limites : lourdeur des opérations, multiplication des erreurs, stockage des originaux, etc. La marge de progrès était évidente. (…)

> Article intégral publié dans ERP-Infos.com, janvier 2015

LAFARGE : Nouvelles fondations pour le SI achats 31 janvier 2014

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Au terme d’une longue réflexion, le groupe français de matériaux de construction vient de retenir la plate-forme de SynerTrade comme nouveau socle de son système d’information achats. Objectif : optimiser la gestion des fournisseurs et des dépenses.

La refondation du système d’information des achats de Lafarge, qui traite chaque année quelque 10 milliards d’euros, était dans les cartons depuis des années. En 2008-2009, à la suite du rachat de Mobile Workers, son outil décisionnel, par BravoSolution, le groupe avait même accéléré la réflexion : il devenait en efet difficile de travailler avec la solution d’un éditeur détenu par un concurrent, Italcementi en l’occurrence. (…)

> Article publié dans LDA (2014)

L’OREAL : Les fournisseurs toujours plus impliqués 31 décembre 2013

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En complément de ses outils d’e-achat, le groupe cosmétique a mis en oeuvre une plate-forme pour améliorer la fiabilité des données sur les approvisionnements échangées avec ses fournisseurs. La performance de ces derniers sera aussi mieux suivie.

Equipé de longue date d’une plate-forme d’e-sourcing sous IBM Emptoris, reliée à SAP, L’Oréal peaufine aujourd’hui son système de gestion des approvisionnements. Dans le prolongement du programme Kiss de transformation de sa supply chain mondiale, lancé en 2010 pour améliorer la visibilité et la propagation des informations (prévisions de ventes, calcul de besoins, organisation du stock, pilotage), entre les filiales, les 43 usines et les 144 centres logistiques, le groupe souhaite désormais impliquer davantage ses partenaires. (…)

> Article publié dans LDA (2013)