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La maturité digitale des fournisseurs à la loupe 27 avril 2018

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Facteur clé de réussite des projets de digitalisation de la fonction achats, la capacité des fournisseurs à collaborer via des solutions et canaux numériques reste perfectible. Pour mieux connaître leur niveau de maturité dans ce domaine, Acxias lance un Baromètre en partenariat avec plusieurs grands donneurs d’ordres.

Plus de deux entreprises sur cinq considèrent comme « très faible » (4 %) ou « plutôt faible » (39 %) la maturité digitale de leurs fournisseurs, c’est à dire leur capacité à collaborer avec les donneurs d’ordres via des solutions ou des canaux numériques. Et aucune ne juge cette maturité élevée (voir schéma ci-contre). Tirés d’une enquête réalisée en début d’année par Acxias auprès d’une cinquantaine de directeurs et responsables achats, ces chiffres montrent à quel point la marge de progrès reste importante pour optimiser les relations digitales entre partenaires commerciaux et maximiser les résultats.

Les grandes étapes de la chaîne de traitement bénéficient toutefois de niveaux de maturité digitale distincts. Si les segments « Source-to-contract » (sourcing, consultation, contractualisation) et « Procure-to-pay » (volet procurement : commandes, catalogues, flux logistiques) recueillent le plus de réponses « très faible », ce sont aussi ceux où les fournisseurs semblent les plus impliqués.

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> Article intégral publié dans les Actualités e-achats d’Acxias, avril 2018

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Les outils, un incontournable pour les achats 29 janvier 2018

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En même temps que la fonction se professionnalise et gagne en maturité, au-delà des seules grandes entreprises, les systèmes d’information achats montent en puissance. La majorité des opérationnels et des décideurs achats ne pourraient plus s’en passer.

Aujourd’hui, la fonction achats ne peut plus faire l’impasse sur les outils informatiques. C’est en tout cas l’avis de l’immense majorité des répondants à l’enquête « Révélations UX Achats 2017 », réalisée par Décision Achats / Salon eAchats durant l’été dernier, puisque près de neuf sur dix les jugent « absolument » (54 %) ou « occasionnellement » (32 %) indispensables. Leur utilisation serait devenue si cruciale que 54 % des personnes du panel (acheteurs/responsables achats, DSI/responsables de SI achats, dirigeants/directeurs achats) s’estiment insuffisamment outillées pour accroître leur efficacité. Pourquoi cet engouement ? Comme principaux bénéfices, les outils permettent de respecter les procédures internes, d’assurer un bon niveau de productivité et de garantir l’atteinte des résultats attendus. Ils favorisent aussi le partage de l’information et la collaboration interne/externe, la conformité des procédures (règles juridiques, normes diverses, etc.) et la traçabilité, ainsi que les prises de décisions et les prévisions.

Dans le détail des pratiques, la moitié des répondants déclarent utiliser quotidiennement au moins un outil e-achat, contre 15 % au rythme de deux à quatre fois par semaine, et 18 % une seule fois par mois en moyenne. Mais quels outils, précisément ? Parmi les plus répandus, et au-delà des référentiels qui constituent l’indispensable socle informationnel, figurent la gestion des catalogues et des commandes, des contrats et des consultations (voir schéma ci-dessus). Ce sont aussi les plus anciens. Si la dématérialisation des factures tire son épingle du jeu, après une belle progression au cours des dernières années, d’autres solutions marquent le pas, telles que les enchères inversées, les outils de gestion des plans d’actions ou de progrès, ou encore les solutions de paiement (cartes d’achat, etc.). « La gestion des projets achats, pourtant clé dans le pilotage des dossiers, tardent aussi à percer », complète Philippe Grange, de l’agence Media Dell’arte, en charge de l’étude. A noter enfin le bon résultat des solutions spécifiques (achats de voyages, de prestations intellectuelles, etc.), citées par près d’un quart de l’échantillon.

Si les outils e-achats sont globalement plébiscités, ce n’est pas pour autant que les utilisateurs ne trouvent rien à redire. Certes, deux points forts sont unanimement soulignés : leur sureté et sécurité, d’une part, leur complétude et pertinence fonctionnelle, d’autre part. De même que, dans une moindre mesure, leur puissance technique et capacité de traitement, ainsi que leur aptitude à favoriser le partage des données entre les parties prenantes. Mais les répondants à l’enquête estiment qu’il demeure de nombreuses lacunes en termes d’ergonomie, pour une première prise en main, de mobilité, pour une utilisation sur différents types d’équipements, et de gestion du travail collaboratif (groupe, communauté, équipe projet, etc.). « Ce qu’il faut sans doute entendre, c’est l’appel de l’utilisateur à la personnalisation et à l’intégration de l’outil dans son environnement de travail au quotidien, sans devoir se plier à une configuration et à des modes de fonctionnement standard », analyse Philippe Grange. Autant de pistes de travail, ou au moins de réflexion, pour les éditeurs.

La facture électronique prend son envol 5 janvier 2018

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Pour réduire les coûts et les temps de traitement, mais aussi à la demande de certains de leurs partenaires, de nombreuses entreprises ont déployé une solution de dématérialisation fiscale de leurs factures fournisseurs ou l’envisagent à moyen terme.

De gré ou de force, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à dématérialiser leurs factures. Deux tiers des 170 entreprises (18 % de groupes de plus de 5 000 collaborateurs) ayant répondu à une enquête réalisée entre juillet et septembre derniers par la plateforme Best Practices SI, pour le compte de l’éditeur Generix Group, déclarent en effet être équipées d’au moins une solution de dématérialisation fiscale, qu’elles utilisent dans 56 % des cas depuis quatre ans ou plus.

Si la direction financière et la DSI, citées chacune par près d’un répondant sur deux, constituent le duo clé pour mettre en oeuvre le dispositif, la direction des achats est également amenée à intervenir, notamment lorsqu’il s’agit des flux entrants c’est-à-dire les factures reçues des fournisseurs. Parmi les entreprises qui ne sont pas encore équipées, 71 % annoncent avoir un projet de déploiement dans les deux ans à venir. Partant de ce constat, « 100 % des quelque 2 milliards de factures échangées chaque année en France entre les entreprises devraient être dématérialisées dans cinq ans, dix au maximum », pronostique Christophe Viry, Product Marketing Manager des offres d’intégration et de collaboration inter-entreprises chez l’éditeur.

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> Article intégral publié sur Décision-Achats.fr, décembre 2017

Le digital rend la facturation moins douloureuse 6 décembre 2017

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Pour répondre aux exigences de leurs clients ou fournisseurs, respecter les obligations réglementaires, mais surtout pour réduire les coûts et les temps de traitement, de nombreuses entreprises sont passées à la dématérialisation fiscale des factures ou l’envisagent à moyen terme. Sur un marché où cohabitent différents types de solutions, une trentaine d’acteurs mènent bataille.

La dématérialisation des factures est en marche, et rien ne pourra l’arrêter. Selon l’enquête réalisée entre juillet et septembre derniers par la plate-forme Best Practices SI pour le compte de l’éditeur Generix Group, auprès de plus d’un millier d’organisations de toutes tailles et tous secteurs, la pratique serait en effet déjà très répandue et devrait s’étendre rapidement. Et ce, tant pour les flux entrants que sortants, c’est à dire les factures reçues des fournisseurs que celles envoyées aux clients. Deux tiers des 170 entreprises ayant répondu au questionnaire déclarent ainsi être équipées d’au moins une solution de dématérialisation fiscale, qui tend à s’imposer en permettant de remplacer les originaux papier, qu’elles utilisent dans 56 % des cas depuis quatre ans ou plus. Un duo composé de la direction financière et de la DSI est le plus souvent en charge de la mise en œuvre du dispositif. Parmi les entreprises qui ne sont pas encore équipées, 71 % annoncent avoir un projet de déploiement dans les deux ans à venir.

Partant de ce constat, « 100 % des quelque deux milliards de factures échangées chaque année en France entre les entreprises devraient être dématérialisées dans cinq ans, dix au maximum », pronostique Christophe Viry, product marketing manager des offres d’intégration et de collaboration inter-entreprises chez l’éditeur. De rappeler les trois voies recommandées par le législateur pour respecter les obligations réglementaires en matière de création des originaux fiscaux : transmission d’un message structuré (de type EDI ou XML), envoi d’un fichier signé électroniquement (image, document .pdf, etc.), ou « toute autre solution technique » dès lors que des contrôles documentés et permanents permettent d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement.

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> Article intégral publié dans ERP-Infos.com, décembre 2017

La blockchain, nouveau maillon de la chaîne achats 1 décembre 2017

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Sélection des fournisseurs, appels d’offres, contractualisation, passation des commandes, approvisionnements, paiements… Qu’il s’agisse d’automatiser ou de sécuriser les transactions, les domaines d’application potentiels de la blockchain aux achats semblent nombreux. Si les projets opérationnels restent rares, les systèmes d’information métiers doivent se préparer à intégrer cette technologie prometteuse. Dans cette perspective, Acxias a récemment initié un programme de veille sur le sujet et travaille sur un premier prototype.

Si elles n’en mesurent pas encore totalement les impacts, les directions des achats commencent à s’intéresser de près à la blockchain. C’est en tout cas ce qui transparait lorsqu’on les interroge sur le sujet. « Je suis très enthousiasmé par le principe même de cette technologie », assure ainsi Pascal Pelon, directeur des achats d’Axa France. « Si je n’ai pas encore repéré de solution facile à mettre en oeuvre et qui respecte nos règles internes, notamment pour le paiement en euros, je reste en veille active sur le sujet ». Même position pour Vincent Cochinard, responsable à la direction des achats groupe de Crédit Agricole SA, et Joël Aznar, en charge de la gouvernance des données achats chez Schneider Electric, deux des intervenants de la table ronde sur le sujet lors de l’édition 2017 de la Conférence des Achats Indirects, coorganisée par Acxias au début de l’été.

Dans le groupe bancaire, où le sujet de la blockchain a été abordé dans le cadre d’une démarche d’évangélisation autour de la collaboration avec des start-up, l’approche est encore conceptuelle. « S’il n’y a pas encore de mise en application aux achats, nous explorons de nombreuses pistes », assure toutefois Vincent Cochinard. « Cela fait partie des innovations que je suis depuis 2015, dans le cadre de mon travail de veille technologique autour des activités achats et supply chain, avec des premiers développements en 2016 et le lancement d’un « proof of concept » cette année », explique pour sa part Joël Aznar. En attendant le démarrage de systèmes opérationnels, une chose est sûre, estime-t-il : « La blockchain constitue une transformation profonde qui risque d’impacter le métier et les organisations »

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> Article intégral disponible via le site d’Acxias, octobre 2017

Les chatbots, nouveaux amis des acheteurs 6 novembre 2017

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Portés par la vague de l’Intelligence artificielle, les agents conversationnels ou « chatbots » commencent à investir le monde de l’e-achat. Leur rôle est d’apporter à la fois des réponses aux questions que peuvent se poser les acheteurs lors de l’exécution de leurs missions et une assistance dans l’utilisation des outils.

Sur le terrain de l’intelligence artificielle (IA), en attendant le lancement à grande échelle de fonctionnalités métiers « augmentées », c’est sur un créneau bien particulier que se concentrent aujourd’hui les réalisations des éditeurs e-achats : les chatbots. Il faut dire que l’intérêt des entreprises pour ces « robots conversationnels », qui répondent à des questions à travers des mécanismes de compréhension du langage, s’est renforcé l’an dernier principalement en raison de leur intégration aux applications sur smartphone. Sans doute, aussi, parce que les Gafa (Google, Amazon, Facebook, Apple), les quatre géants américains du numérique, se sont rapidement positionnés sur ce terrain, avec leur propre solution : Now pour Google, Echo et Alexa pour Amazon, M pour Facebook, Siri pour Apple. Sans oublier Microsoft avec Cortana.

Si le concept d’agent conversationnel remonte à plusieurs années, l’innovation réside dans l’intégration de technologies comme le traitement du langage naturel et le machine learning (apprentissage automatique). Grâce à elles, ces interfaces de dialogue s’améliorent au fur et à mesure en fonction des questions, apportant une réelle assistance aux utilisateurs. La dynamique dans ce domaine est telle que le cabinet d’études Gartner prédit que « d’ici 2019, 40 % des entreprises utiliseront activement les chatbots pour faciliter les processus métier en proposant des interactions en langage naturel ». L’intérêt grandissant des éditeurs de progiciels va effectivement dans le sens de cette prévision. Sur le marché des progiciels de gestion généralistes, plusieurs acteurs ont déjà intégré ce type d’outil ou s’apprêtent à le faire (…)

> Article intégral publié dans les Actualités e-achats d’Acxias, octobre 2017

L’intelligence artificielle en support des achats 18 octobre 2017

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Portée par l’explosion des données disponibles et la baisse du coût d’industrialisation des systèmes, l’intelligence artificielle redevient un sujet d’actualité. En entreprise, de plus en plus de domaines en tirent parti au quotidien, sous différentes formes, et les achats n’échappent pas au mouvement.

Jusqu’ici, les systèmes d’aide à la décision aux achats s’étaient surtout projetés vers l’analyse prédictive puis prescriptive, pour déterminer des événements probables et suggérer des pistes d’action. Avec l’intégration des technologies d’intelligence artificielle (IA), un nouveau cap est en train d’être franchi, qui permettra aux systèmes d’agir seuls et de suppléer les équipes dans certaines tâches. Si ces technologies existent depuis une quarantaine d’années, les progrès des algorithmes, conjugués à l’augmentation de la puissance machine et à l’explosion des données disponibles, ouvrent en effet de nouvelles perspectives. S’inspirant des géants du web, qui ont utilisé l’IA avec succès pour améliorer l’efficacité de leurs ciblages commerciaux, certaines entreprises traditionnelles ont compris très tôt que d’autres domaines pouvaient en tirer parti, y compris aux achats. En effet, si un algorithme est capable de comprendre et anticiper le comportement d’un internaute, il peut tout autant analyser les dépenses, devancer les demandes ou encore suivre la performance des fournisseurs.

Le groupe Saint-Gobain s’est ainsi intéressé au sujet dès 2015, avec comme objectif de passer Internet au crible pour y détecter les fournisseurs ne respectant pas les engagements de la charte des achats sur les questions éthiques, sociales et environnementales. Après un projet test réalisé sur un périmètre limité, celui des palettes de bois et ses 710 fournisseurs, un pilote industriel a été lancé en 2016 avec un « acheteur augmenté » dans le domaine des matériaux innovants. Basé sur des briques open source et mettant en oeuvre des algorithmes de machine learning (apprentissage automatique), le système scanne aujourd’hui 40 millions de sources en continu et remonte 200 documents par jour. Certaines initiatives sont encore plus anciennes…

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> Article intégral disponible via le site d’Acxias (Ressources), septembre 2017

Les enchères inversées, un outil mésestimé 9 juin 2017

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Pour sécuriser et accélérer le processus de consultation, de nombreux éditeurs e-achats proposent un module d’enchères inversées. Utilisée pour garantir transparence et équité, la pratique se démocratise au sein des directions des achats, dont les plus matures ne cherchent pas à casser les prix mais à sélectionner les meilleures offres dans un contexte multicritère. S’appuyer sur un prestataire spécialisé, tel Acxias qui propose un service dédié, peut être nécessaire pour s’approprier le dispositif et maximiser les gains.

Dans leur rôle historique de négociateurs, les achats ont depuis longtemps à leur disposition un redoutable levier de performance : les enchères inversées. Initialement utilisée pour faire plier les fournisseurs, la pratique, désormais appliquée avec davantage de transparence et de maîtrise, est aujourd’hui beaucoup mieux acceptée. Pour autant, moins d’une entreprise sur deux y auraient recours, souvent avec parcimonie. Ainsi, bien qu’ils réalisent de longue date quelques enchères par an, le groupe La Poste et la Direction des achats de l’Etat (DAE) tardent à monter en puissance. Le groupe Saur, lui, n’y voit tout simplement pas d’intérêt. « Le processus d’enchères inversées trouve tout son sens sur des achats de « commodités », récurrents, sur des volumes importants avec peu de références, et sur des marchés sur lesquels la concurrence est forte », explique Serge Lamouroux, son directeur achats et logistique, au sein du Pôle eaux, en France. Or, Saur ne pratique pas ce type d’achats ».

De fait, le désintérêt des entreprises pour les enchères inversées tient d’abord au périmètre achat concerné. Si la plupart des catégories sont potentiellement candidates, dans le respect de la loi Jacob de 2005 qui exclut quelques domaines très spécifiques, il ne doit pas s’agir d’achats dont la tarification est soumise à des cours de marché, comme les matières premières ou agricoles, ou nécessitant un cahier des charges trop complexe. Par ailleurs, un certain nombre de prérequis doivent être remplis. Outre le fait qu’il faut avoir reçu des offres d’au moins deux fournisseurs, celles-ci doivent être techniquement comparables, sur tous les aspects autres que le prix.

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> Article intégral publié dans les Actualités e-achats d’Acxias, avril 2017

Les achats ont une carte à jouer 13 avril 2017

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Malgré ses avantages en termes de réduction des coûts et des délais de paiement, la carte d’achat reste relativement confidentielle, en particulier dans les grandes entreprises privées, qui hésitent à se doter d’un outil supplémentaire. Les fournisseurs auraient aussi une certaine réticence à entrer dans un tel dispositif. Souvent interpellé sur le sujet dans le cadre de ses missions d’optimisation de la chaîne procure-to-pay, Acxias reste en veille active et suit l’évolution de l’offre dans ce domaine.

Plus de vingt ans ans après les premiers déploiements, la carte d’achat va-elle finir par s’imposer en France ? Car le dispositif, apparu au début des années 90 aux Etats-Unis, puis arrivé quelques années plus tard en Europe par le Royaume-Uni, peine toujours à convaincre. Et ce, malgré ses avantages, principalement en termes de coûts et de délais de traitement. De quoi s’agit-il ? La carte d’achat est un moyen de paiement professionnel confié directement aux « clients » finaux, qui l’utilisent telle une carte bancaire classique, sur place ou à distance. Comme l’un des objectifs est d’alléger les traitements, elle se prête surtout aux achats courants et récurrents (frais généraux, de déplacements, etc.) qui représentent de faibles montants mais génèrent de nombreuses factures, ou aux achats indirects ponctuels difficilement gérables à l’aide d’un ERP ou d’une solution e-achat standard.

Sur le plan technique, contrairement à la carte bancaire classique, la carte d’achat s’inscrit dans un processus structuré et nécessite d’installer des passerelles entre les acteurs concernés : acheteurs, fournisseurs, établissements financiers. S’y ajoutent des prestataires techniques chargés d’assurer les contrôles ou de gérer les transactions, selon quatre niveaux de restitution des données. Le niveau 1 correspond aux données de la facturette pour une transaction par carte bancaire classique. Il nécessite de recréer la transaction dans le système d’information achats et comptable. A partir du niveau 3, le relevé d’opérations établi par la banque émettrice, qui inclut des données additionnelles, vaut facture et peut servir de pièce justificative de la dépense. Ce relevé, qui comprend notamment des données nécessaires à la dématérialisation fiscale de la facture (désignation et code article, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, montant de la TVA, montant TTC), permet d’initier un flux de traitement automatisé.

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> Article intégral publié dans les Actualités e-achats d’Acxias, mars 2017

La blockchain, nouveau maillon de la chaîne achats ? 6 janvier 2017

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Appels d’offres, contractualisation, passation des commandes, approvisionnements, paiements… Qu’il s’agisse d’automatiser ou de sécuriser les transactions, les domaines d’application potentiels de la blockchain aux achats semblent nombreux. Si les projets opérationnels restent rares, les systèmes d’information métiers doivent se préparer à intégrer cette technologie prometteuse. Dans cette perspective, Acxias a récemment initié un programme de veille sur le sujet et prévoit un premier prototype en 2017.

BLOCK CHAIN with red link on box background 3D illustrationSi elles n’en mesurent pas encore totalement les impacts, les directions des achats commencent à s’intéresser à la blockchain. C’est en tout cas ce qui transparait lorsqu’on les interroge sur le sujet. « Je suis très enthousiasmé par le principe même de cette technologie », assure ainsi Pascal Pelon, directeur des achats d’Axa France. « Si je n’ai pas encore repéré de solution facile à mettre en œuvre et qui respecte nos règles internes, notamment pour le paiement en euros, je reste en veille active sur le sujet ». Même position pour Joël Aznar, en charge de la gouvernance des données achats chez Schneider Electric, avec toutefois davantage de réserve : « cela fait partie des sujets que je suis, dans le cadre de mon travail de veille technologique, explique-t-il. Mais avant de lancer un projet, j’attendrai que les éditeurs métiers franchissent le pas, s’il y a un vrai potentiel à la clé ».

Rejetant l’idée d’un « buzzword » marketing, la plupart des principaux éditeurs e-achats seraient justement en train de se positionner. Ivalua, SAP Ariba et SynerTrade l’assurent en tout cas. Determine aussi, qui a d’ailleurs fait intervenir Claire Balva, cofondatrice de Blockchain France, lors de la récente présentation de sa suite intégrée. L’éditeur explique étudier le sujet depuis déjà plusieurs années, avec quelques-uns de ses clients du secteur financier notamment. « Pour l’instant, nous n’en sommes qu’à des considérations d’architectures et de choix de technologies, précise Julien Nadaud, son directeur produit. Mais deux applications nous intéressent, autour de la sécurisation des transactions acheteurs-fournisseurs, principalement les commandes envoyées, et des contrats ». (…)

> Article intégral publié dans les Actualités e-achats d’Acxias, décembre 2016