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Un SI unique pour tous les acheteurs de l’armée 3 juillet 2018

Posted by thparisot in Actualités, Projets, Reportages.
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Pour supprimer les procédures lourdes et complexes, le ministère des Armées a entamé le déploiement d’un système d’information dédié aux achats. Baptisé Alpha, et utilisé à terme par quelque 7 000 acheteurs et prescripteurs, il permettra d’harmoniser les pratiques et d’automatiser les opérations.

Dix ans après le lancement d’un vaste programme de professionnalisation, la filière achats du ministère des Armées (ex Défense) a inauguré mi-mars son nouveau système d’information unique, Alpha. Destiné dans un premier temps aux « emplettes » hors armement, qui représentent un peu moins du quart des 18,5 milliards dépensés chaque année auprès de 29 000 fournisseurs, dans plusieurs centaines de catégories de produits et services (fournitures de bureaux, uniformes, équipements informatiques, contrats d’entretien, etc.), ce système doit permettre de simplifier les processus et d’assurer l’interopérabilité, en particulier avec le progiciel financier Chorus et la plateforme de dématérialisation des procédures de marché de l’État. « Après avoir investi sur la procédure de passation des marchés, nous voulions mettre l’accent sur le volet amont, propre au métier d’acheteur, pour permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, notamment le sourcing et le pilotage », explique Jean-Paul Duffaud, chef du pôle processus et outils à la mission achats du ministère, la structure chargée de tous les aspects support de la filière.

De fait, le fonctionnement était jusqu’ici plutôt anarchique, engendrant de nombreux « irritants ». « Une dizaine de chaînes spécialisées par grandes familles d’achats, chapeautant une trentaine d’entités au total, opéraient sans coordination ni visibilité, à partir d’applications anciennes et de multiples bases MS Access, décrit-il. Dans cette configuration, les acheteurs passaient 20 % de leur temps à rendre compte de leur travail, dans des fichiers Excel, sans modèles communs ni processus de validation automatisé. En ce qui concerne le pilotage de la performance achats, si le système Impact utilisé par les contrôleurs de gestion offrait un premier niveau de mesure, c’était uniquement sur les aspects comptables et en fin d’année ». Principaux bénéfices attendus d’Alpha : une harmonisation des pratiques, une amélioration du pilotage de la fonction et une automatisation des tâches. Et au final, des gains financiers à la fois par des économies sur les achats et par une baisse des coûts opérationnels. « Ce nouveau système, c’est aussi un signe supplémentaire vers tous les fournisseurs », a complété la ministre des Armées, Florence Parly, lors de la cérémonie d’inauguration, faisant notamment référence au respect des délais de paiement.

(…)

> Article intégral publié dans IT for Business, mai 2018

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