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Albéa met ses achats sous contrôle 16 mai 2018

Posted by thparisot in Reportages.
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Pour encadrer davantage son processus achat et optimiser les opérations, le groupe Albéa a décidé de se doter de nouveaux outils, plus souples et conviviaux. D’abord focalisé sur le volet e-procurement, notamment la gestion des demandes d’achats à travers des catalogues électroniques, le projet porte actuellement sur le déploiement de la plateforme Coupa à l’échelle internationale. Le volet e-sourcing suivra.

Avec une quarantaine de sites en Europe, en Asie et en Amérique, Albéa (15 000 personnes, 1,5 Md€ de CA) réalise chaque année quelque 300 millions d’euros d’achats indirects, principalement dans les domaines de l’énergie, du travail temporaire et des prestations de maintenance, réparation et révision. Selon Olivier Roux, le responsable des achats indirects monde du groupe spécialisé dans l’emballage pour l’hygiène et la beauté, « l’efficacité et la sécurisation des traitements reposent en grande partie sur l’utilisation de trois outils ». À savoir, les volets e-sourcing (consultations, contrats, etc.), le e-procurement (gestion des approvisionnements) et la e-facturation. Pour gagner en performance, notamment sur la chaîne allant de la création des demandes d’achats à la validation des commandes, le groupe a souhaité se doter d’une nouvelle solution. Objectif : simplifier et encadrer davantage le processus.

Jusqu’à la mise en place de Coupa, les traitements d’e-procurement étaient réalisés dans le module MM de SAP, « un outil performant, mais manquant de flexibilité et d’ergonomie », détaille Olivier Roux. Conséquence, la faible adhésion des utilisateurs était devenue problématique. Sur le périmètre des achats indirects, le plus concerné, beaucoup de factures ne faisaient référence à aucune commande, avec le plus souvent une absence de négociation avec les fournisseurs. Au siège social de Paris, « le plus mauvais élève », souligne le responsable, plus de la moitié des opérations de facturation-paiement étaient dans ce cas. « Le rejet de l’outil était tel que beaucoup d’utilisateurs confiaient leurs demandes d’achats à quelques autres, qui centralisaient les opérations, mais étaient très vite submergés », décrit Olivier Roux. L’utilisation de documents papier ralentissait également le processus, notamment pour les approbations, et posait des problèmes d’archivage.

(…)

> Article intégral publié dans IT for Business, avril 2018

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