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RCI Banque : Dématérialisation intégrale des factures 10 octobre 2016

Posted by thparisot in Reportages.
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En ouverture d’une matinée de présentation de leurs solutions par Determine et Readsoft, RCI Banque a détaillé les enjeux et le déroulé de son projet d’automatisation du procure-to-pay et de la gestion des contrats. Avec en bout de chaîne, la dématérialisation intégrale des factures.

Lorsque RCI Banque, filiale de Renault, a lancé son chantier d’informatisation des achats et approvisionnements, en 2013, la fonction vivotait. « Longtemps, sa professionnalisation et son automatisation n’avaient pas été jugées prioritaires », se souvient Jean-Christophe Labarre, directeur des achats du groupe (photo ci-dessous). Dans une jean-christophe-labarre-rci-banque-2optique collaborative, en impliquant au maximum les parties prenantes, il a été décidé de mener un projet court et pragmatique : limité aux principales opérations, avec un éditeur-intégrateur, en mode Cloud. « Nous voulions simplifier le mode de fonctionnement, pour nous approcher de Vente-privée ou d’Amazon », résume le responsable.

Les spécifications générales ont été réalisées en un mois par un groupe réduit, puis trente personnes ont participé à la définition des spécifications détaillées sur la chaîne procure-to-pay, dans le cadre d’ateliers. Au terme d’un benchmark de trois éditeurs, RCI Banque a finalement retenu B-pack, intégré depuis dans Determine suite à son rachat par l’éditeur américain Selectica en 2015. La compatibilité avec SAP, pour la gestion des transactions bancaires après le déversement des données chaque soir, et la capacité d’interfaçage avec l’outil de gestion budgétaire tiers, ont été clés.

Fin 2013, le système entrait en production, complété par la solution Readsoft de dématérialisation des 12 000 factures reçues alors des 800 fournisseurs. La gestion externalisée de l’e-facturation,de façon intégrée à Determine avec un service clé en main assuré par un interlocuteur unique,a permis de supprimer les tâches chronophages(ouverture des plis, saisie manuelle des données, etc.) et de mettre en place un processus transactionnel entièrement dématérialisé. « Pour faire adhérer les fournisseurs et généraliser l’approche, nous avons transmis les nouvelles consignes de facturation, également liées aux bons de commandes, mais surtout adopté le principe pollueur-payeur », explique Jean-Christophe Labarre. Autrement dit, si la facture n’est pas envoyée au bon endroit, elle n’est pas réglée. Aujourd’hui, pour un volume qui a doublé, 100 % des factures sont dématérialisées, dont 5 % reçues directement au format électronique.

Si le règlement et la gestion comptable se font depuis l’ERP, le système e-achat est devenu la référence pour les bases fournisseurs et contrats, ces derniers ayant été totalement dématérialisés. Enfin, le projet a permis d’optimiser la classification des produits. Elle s’articule désormais autour de 19 familles, pour un total de 90 catégories contre près de 600 auparavant. En matière de catalogues, en revanche, tout reste à faire. « Malgré quelques liens en punch-out, nous n’avons pas encore la maturité suffisante », admet Jean-Christophe Labarre. Au final, le nouveau système apporte un contrôle et une gestion optimisés des informations et du processus d’e-procurement, ainsi qu’une visibilité en temps réel des projets. Il a aussi conduit à une amélioration de la relation fournisseurs que l’ouverture d’un portail et l’automatisation de la chaîne d’appels d’offres devraient encore renforcer.

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