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Colas : Le processus d’e-procurement sécurisé 25 juillet 2016

Posted by thparisot in Actualités, Projets, Reportages.
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A l’occasion d’une matinée d’échanges organisée par l’éditeur e-achat américain Coupa, la direction des achats de l’entreprise de construction et travaux publics, filiale de Bouygues, a détaillé la mise à niveau de son système d’information. Le projet, d’abord limité au procure-to-pay, vise à réduire les coûts, sécuriser les processus et créer davantage de valeur.

Equipé de l’ERP JD Edwards et de plusieurs applications dans le domaine des achats, Colas (12 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2015, 57 000 collaborateurs) a décidé de déployer la suite de Coupa pour structurer son processus de la demande d’achats à la commande. Le projet, qui s’inscrit dans le cadre de Copernic, le programme de transformation opérationnelle du groupe lancé en 2014, vise trois objectifs Chantier Colas, pont de Brotonne - 155793principaux. Premièrement, la réduction des coûts d’achats, actuellement de l’ordre de 9,9 milliards d’euros par an. Deuxième objectif : sécuriser les achats sur le plan tant juridique que financier, en encadrant la passation des commandes. « Avec les modes de fonctionnement et les outils actuels, Colas ne comptabilise qu’environ 50 000 commandes formalisées dans un outil alors que 2,5 millions de factures sont traitées chaque année en France », précise Fabien Mercherz, responsable système d’information et performance achats. Enfin le projet de déploiement de la fonction achats doit permettre de créer de la valeur ajoutée, malgré une organisation décentralisée, répartie entre les sites principaux et de nombreuses unités décentralisées dans plus de 50 pays (800 unités d’exploitation de travaux, 2 000 unités de production de matériaux), et une activité dans tous les domaines de la construction et de l’entretien des infrastructures de transport.

En termes de système d’information, le groupe a décidé d’évoluer vers une nouvelle version de JD Edwards et d’y connecter différent outils métiers (gestion des chantiers, gestion des commandes, planification des ressources, etc.) harmonisé et modernisés. Sur le périmètre des achats, l’objectif est de remplacer les différentes solutions existantes par un outil unique, en se concentrant d’abord sur la chaîne allant de l’expression du besoin à la demande d’achats, pour amener les chantiers à formaliser dans l’outil la passation des commandes sur catalogues et à appliquer les contrats cadres négociés localement par les acheteurs. Après avoir scruté le marché, Colas a opté pour Coupa et mène actuellement des pilotes sur cinq sites, au Maroc, en Angleterre et en France. Le module de gestion des notes de frais a déjà déployé auprès de 10 000 utilisateurs. Désormais, le déploiement à grande échelle est imminent, qui va nécessiter un effort important, en particulier en conduite du changement. L’ambition de Colas : que 80 % des besoins obtiennent une réponse à travers les catalogues. Plus tard, un indicateur de mesure des économies en fonction du taux d’utilisation des contrats devrait être mis en place.

Photo – Copyright : Colas – Antoine Soubigou

 

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