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Projet procure-to-pay – L’Essec, un cas d’école 4 avril 2016

Posted by thparisot in Reportages.
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La coopération entre les achats et la finance constitue l’une des clés de la réussite d’un projet procure-to-pay. En témoigne l’expérience de l’Essec, présentée lors de la dernière « Matinale » d’Ivalua, mi-mars.

Il y a six ans, l’Essec décidait de professionnaliser ses achats et de se doter d’une politique ad hoc. Après une première phase de structuration de la fonction, avec l’appui d’un cabinet spécialisé, la démarche s’est focalisée sur le déploiement d’un outil pour automatiser les processus sur l’ensemble du périmètre. Du fait de son statut d’école (commerce et gestion), l’Essec ne réalise que des achats « hors production », dans trois domaines principaux : l’entretien du campus (entretien régulier et travaux d’envergure) pour 9,5 millions d’euros, les frais de déplacement et les voyages d’étude pour 10 millions d’euros, les prestations intellectuelles (hors prestataires d’enseignement) et l’informatique pour 40 millions d’euros. Matinale Ivalua, cas Essec, 03-2016Les prestations d’enseignement, assimilables à des achats de production, suivent un circuit court d’imputation directe, le contrat signé avec les ressources humaines faisant office de commande.

Etalé sur plus de quatre ans, le projet d’informatisation a été menée conjointement par la direction financière et le service achats. Avec, au départ, des objectifs différents. Pour la finance, il s’agissait de mettre sous contrôle les procédures et les budgets. « Avant le déploiement du nouveau système, les utilisateurs dans les services s’affranchissaient des enjeux budgétaires et les fournisseurs en jouaient, en facturant différemment selon leurs interlocuteurs », explique Anne Barré, responsable fonctionnelle de domaine système d’information finances et ressources humaines (photo ci-dessus, au centre). Du côté des achats, l’outil devait permettre d’organiser la fonction et d’optimiser les achats, en mettant en place des procédures et des documents formalisés, en établissant des standards pour les cahiers des charges et les consultations, en négociant les contrats ainsi que les demandes ponctuelles, en instaurant une gestion de stocks. Les deux directions avaient aussi un objectif commun : maîtriser le panel fournisseurs, en évitant la multiplication des références et les achats sauvages.

Début 2011, après une consultation du marché, le choix se porte sur un ERP : Sage X3. Si la direction financière valide la couverture fonctionnelle, notamment sur les aspects comptables et budgétaires, le service achats décide finalement de ne pas se diriger vers cette solution. « Il est apparu que que son module achats ne couvrait pas suffisamment les processus amont du cycle d’achat, en particulier pour réaliser des appels d’offres comme nous l’envisagions », explique Maryline Chivé, responsable du service achats (photo ci-dessus, à gauche). « La gestion des contrats ne répondait pas non plus à nos besoins, ni celle des notes de frais, même si le besoin n’avait pas été clairement exprimé. Enfin, à l’époque l’ergonomie de Sage n’a pas remporté tous les suffrages ». Après quelques mois d’utilisation de X3 pour le suivi des engagements de dépenses, un besoin qui ne pouvait attendre, l’Essec décide de s’orienter vers un autre outil partagé par les achats et la finance, mais spécialisé dans ces problématiques.

Retenu en short-list avec B-pack et Oalia, Ivalua l’emporte après une analyse des offres sur trois plans : le prix de la solution et des services associés (50 %), l’adéquation fonctionnelle, technique et organisationnelle (40 %), les engagements d’exécution du contrat (10 %). De juin à novembre 2012, la réalisation d’un « proof of concept » (POC) permet de valider le choix. « Nous voulions notamment nous assurer de la capacité de la solution à gérer nos problématiques d’imputation budgétaire et de déductibilité de TVA selon la nature d’achat », détaille Anne Barré. Au début de 2013, le projet baptisé Adage, pour Administration des achats et gestion des engagements, est enfin lancé. Mais de nombreux ajustements s’avèrent nécessaires. « Les ateliers de spécification ont remis en cause la méthodologie prévue, pour passer à une démarche itérative de validation de conception sur la base de tests dans l’application », explique Anne Barré. Des tests qui révèlent que le paramétrage va nécessiter de très nombreuses itérations et donc être beaucoup plus long que prévu. L’hypothèse d’un big bang est abandonnée, au profit d’un déploiement progressif par grandes directions.

Fin 2013, Adage est ouvert, mais de façon centralisée et uniquement pour la saisie des factures fournisseurs et des notes de frais, sans le processus e-procurement. Il devient néanmoins le système du référentiel fournisseurs maître. « Si le choix technique s’est vite imposé, en revanche, le débat a été long et animé pour déterminer qui allait être responsable de ce référentiel, en charge de l’enregistrement des nouveaux fournisseurs et de la modification des informations », reconnaît Maryline Chivé. Les achats l’emportent finalement, conduisant à la mise en place d’un circuit de validation. Autre sujet de tension : la gestion des réceptions. « Si les clients finaux ont été désignés, en charge du signalement des réceptions et des évaluations, il y a encore aujourd’hui quelques allers-retours entre les services et la direction financière, admet Anne Barré. Mais progressivement le processus se cale ».

Après un déploiement progressif au cours du premier semestre 2015, aujourd’hui tous les achats hors production font impérativement l’objet d’une demande, transformée en commande et assortie d’une ou plusieurs réceptions. Ce processus, adopté par 250 utilisateurs dans les services, en plus des 30 collaborateurs à la finance et aux achats, est un préalable incontournable au traitement et au paiement des factures. La suite ? L’Essec compte déployer très vite la gestion des notes de frais et la surveillance légale des fournisseurs. L’optimisation de la chaîne de facturation fait aussi partie des prochaines évolutions. Le contrat avec Ivalua inclut déjà une prestation de numérisation, auprès de son agence Montpellier, avant que l’école reprenne la main dans le workflow pour la vérification et le traitement des imputations comptables. Mais actuellement, avant d’être transmises, les factures papiers transitent encore par le campus de Cergy, pour un premier contrôle. « Notre objectif est une transmission directe par les fournisseurs, avec comme consigne pour Ivalua de rejeter toute facture ne présentant pas un numéro de commande », conclut Anne Barré.

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