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ACTU – La maîtrise des dépenses, levier de compétitivité 22 juin 2015

Posted by thparisot in Actualités, Projets, Tendances.
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A l’occasion d’une table ronde organisée par B-pack et Althéa, trois entreprises se sont appuyées sur leur expérience pour présenter les pièges et les facteurs de réussite d’un projet e-achats. Mais aussi les résultats obtenus lorsque le chantier est bien mené.

« Comment maîtriser votre budget grâce au process procure-to-pay ? ». Si, mi-juin, les trois entreprises invitées par l’éditeur B-pack (groupe Selectica) et le cabinet Althéa à présenter leur démarche e-achats, n’ont pas directement répondu à la question, leurs témoignages ont été riches d’enseignements sur bien d’autres aspects. Sur les pièges et les conditions de succès du déploiement d’un outil métier, notamment. Mais aussi, sur la façon d’aborder le projet. Emmanuel 20150618_105408 - recadreeFaudais, responsable achats à l’UCPA (photo ci-contre, à gauche, cliquer pour agrandir) a ainsi précisé que son objectif était avant tout de mettre en place les conditions pour « ne pas être créateur de perturbations » dans le cycle d’achats. « Nous cherchons à devenir le meilleur client pour nos fournisseurs », a-t-il tranché. Pour optimiser la gestion des 120 millions d’euros d’achats du groupe sur plus de 140 sites de production, la construction du SI achats a d’abord consisté à créer une base unique des quelque 4 000 fournisseurs identifiés et à déployer un outil d’analyse des dépenses pour remplacer Excel, encore très utilisé. Pour encadrer et sécuriser l’ensemble des opérations, en maîtrisant davantage les risques et réduisant les coûts complets, il reste à automatiser les principaux volets de l’e-procurement et de l’e-sourcing, puis à passer à la dématérialisation des factures.

Au sein de la branche recyclage et valorisation des déchets de Suez Environnement (ex Sita), la mise en place de B-pack s’inscrit dans un projet plus large, baptisé Mosaic : Modernisation et optimisation du système achats innovant et collaboratif. « Alors qu’en 2007 nous n’avions pas de direction des achats, nous avons commencé par déployer des acheteurs et des approvisionneurs sur le terrain, puis par définir un processus commun », a raconté Jérôme Dancourt, responsable systèmes et projets à la direction financière de la société (photo ci-dessus, à droite). Mais comme pour l’UCPA, l’un des objectifs clés était d’homogénéiser les référentiels et en particulier de bâtir une base unique pour les 85 000 fournisseurs actifs. Sans oublier la communication avec les logiciels métiers en amont et la comptabilité. « A cause de quelques spécificités de notre processus achats, cette connexion aux autres briques du système d’information nous a coûté relativement cher », a d’ailleurs précisé le responsable, en toute transparence.

Le contexte était assez proche lorsque RCI Banque, filiale de Renault, a lancé son chantier, en 2013 : « la fonction vivotait, mais sa professionnalisation et son informatisation n’étaient pas prioritaires », a expliqué Jean-Christophe Labarre, directeur des achats du groupe (photo ci-dessus, au centre, cliquer pour agrandir). Dans une optique collaborative, en impliquant au maximum les parties prenantes, il a été décidé de mener un projet court et pragmatique : limité aux principales opérations, avec un éditeur-intégrateur, en mode cloud. « Les spécifications générales ont été réalisées en un mois par un groupe réduit, puis trente personnes ont participé à la définition des spécifications détaillées, dans le cadre d’ateliers, a détaillé le responsable. Fin 2013, le système entrait en production, complété par la solution Readsoft de dématérialisation des factures ». Avec, au final, un contrôle et une gestion optimisés des informations, une visibilité en temps réel des projets, et une amélioration de la relation fournisseurs que l’ouverture d’un portail et l’automatisation de la chaîne d’appels d’offres devraient encore renforcer.

Mais attention, ont prévenu les trois intervenants : le déploiement d’un outil ne suffit pas à obtenir des résultats. Loin de là ! Avant, la définition des processus et des modes opératoires, en s’appuyant autant que possible sur les meilleures pratiques, s’avère particulièrement cruciale, selon Emmanuel Faudais et Jérôme Dancourt. Qui ont également cité l’alignement sur la stratégie de l’entreprise et l’appui de la direction générale. Le responsable systèmes et projets à la direction financière de Suez Environnement a même insisté sur « la nécessité d’un sponsoring actif tout au long du projet », tandis qu’Emmanuel Faudais conseillait plutôt de se concentrer sur la collaboration entre les achats, la finance et la DSI. Avec Jean-Christophe Labarre, ils ont finalement conclut sur un incontournable des projets informatiques : la conduite du changement, sans laquelle l’appropriation par les utilisateurs, et donc le basculement en mode automatisé, sont impossibles. Ou extrêmement compliqués, et avec des résultats aléatoires.

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