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TENDANCE – Le défi des catalogues fournisseurs 3 décembre 2014

Posted by thparisot in Actualités, Tendances.
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Un séminaire en ligne organisé par l’éditeur français Oxalys Technologies a été l’occasion de rappeler l’intérêt des catalogues fournisseurs, mais aussi de délivrer des bonnes pratiques pour en faciliter le déploiement et l’exploitation.

Si l’utilisation de catalogues électroniques simplifie l’acte d’achat par les opérationnels (clients finals, prescripteurs, approvisionneurs, etc.) tout en encadrant les pratiques, leur gestion doit être rigoureusement menée. C’est en tous cas le message qu’a souhaité faire passer Philippe Poilevey, directeur de projets chez Oxalys Technologies (photo ci-dessous), dès les premières minutes du webinaire organisé fin novembre par l’éditeur. Cette gestion, facilitée par le module dédié disponible dans la plupart des outils d’e-achat actuellement sur le marché, doit s’effectuer en distinguant trois populations. Les fournisseurs, d’abord, au moment d’organiser l’importation des informations et de mettre en place un processus industrialisé, en tenant compte des différences de maturité. Les acheteurs, ensuite, pour l’intégration et la maintenance des Philippe Poilevey, Oxalys Technologies - 11-2014 - redimensionneecatalogues, ou encore la communication sur l’évolution du dispositif, les résultats obtenus, etc. Enfin la gestion des catalogues doit tenir compte des approvisionneurs, en diffusant un contenu de qualité, en assurant un confort d’utilisation, en sécurisant les opérations d’achats, etc.

A partir des informations délivrées par les fournisseurs, généralement sous forme de fichiers Excel, tout l’enjeu consiste à mettre à disposition des fiches articles, dans le vocable des utilisateurs cibles. La principale difficulté du projet se situe en amont : elle concerne la cartographie des articles et des fournisseurs éligibles, puis l’identification des familles d’achats et des catalogues à traiter en priorité. « Dès qu’il s’agit d’achats négociables à l’avance à travers des contrats, tout est concerné », résume Laurent Guillot, directeur commercial de l’éditeur, qui reconnaît que « les services sont encore très rarement intégrés au dispositif ». En moyenne, la couverture des catalogues actuellement déployés dans les entreprises ne dépasserait pas la moitié du montant de leurs achats.

Il faut dire qu’en fonction des catégories, l’administration est plus ou moins compliquée. Pour optimiser la démarche et le dispositif, la désignation de l’administrateur et de ses missions est cruciale : il sera unique, pour ne pas multiplier les points d’entrée, et aura le profil d’un « super acheteur » à l’aise avec les notions informatiques. Ses tâches sont multiples. Organiser l’import et l’industrialisation du processus de récupération des informations donc, en amont, puis intégrer les catalogues. Avec une notion importante, celle de « catalogue privatif ». « Chaque acheteur ne doit voir ou avoir accès qu’aux catalogues qui le concernent, en fonction des catégories, des régions, etc », explique Philippe Poilevey.

Pour les catégories éligibles mais complexes à gérer ou mono-fournisseur, le punch out permet de décentraliser la gestion des catalogues, hébergés directement dans le système source. Seulement, le modèle présente un inconvénient majeur : la variété des interfaces, puisque les commandes sont passées directement dans la plate-forme du fournisseur. Autre tâche dévolue à l’administrateur : gérer l’exploitation du dispositif au quotidien, et enfin de sa maintenance. A la fois pour le faire évoluer et en contrôler le bon fonctionnement, notamment en termes de qualité des informations (véracité, exhaustivité, format, etc.). Le contrôle pourra se faire ponctuellement, sur échantillon, ou a posteriori, à l’occasion d’un changement de version, d’une mise à jour des conditions, etc. Si les gains financiers liés à l’utilisation de catalogues électroniques s’avèrent difficilement chiffrables, les avantages d’une plus grande conformité des actes d’achats et d’un meilleur suivi sont évidents.

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