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ETUDE – Les suites source-to-pay, outils d’efficacité opérationnelle 15 mai 2014

Posted by thparisot in Actualités, Tendances.
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Lego - 3, Everystockphoto - 05-2014 - carréeSelon la nouvelle enquête trimestrielle « Tendances Achats » d’Ivalua, l’utilisation d’une solution e-d’achat intégrée, couvrant l’ensemble du cycle source-to-pay, serait un levier d’efficacité et de performance pour la fonction.

Conçues pour gérer les processus stratégiques, tactiques et transactionnels dans un système unique, les solutions d’e-achat intégrées, ou « full suites », ont le vent en poupe. Certes, le recours à des outils spécialisés pour prendre en compte les spécificités de certaines catégories d’achats (voyages et notes de frais, services, matières premières, biens d’équipement, etc.) reste parfois nécessaire. Mais à en croire les réponses des 210 professionnels (directeurs des achats, consultants, acheteurs, responsables SI achats, etc.) européens et nord-américains sondés en mars et avril derniers, travailler avec une suite couvrant l’ensemble du cycle source-to-pay présenterait de nombreux avantages.

Au-delà des attentes générales, telles l’augmentation de la productivité des équipes ou la baisse des coûts liés au processus achats, qui font l’unanimité, les répondants voient trois grands atouts à ce type de solution : la facilité d’administration (94% de citations), l’adoption rapide et durable de la part des utilisateurs (92%), l’utilisation d’une structure de données unique (88%). Mais toutes les offres ne seraient pas à mettre à la même enseigne. Ivalua distingue ainsi les suites dites « homogènes », développées à partir d’un code source et d’une base de données uniques, et les suites « hétérogènes », composées de modules conçus indépendamment ou intégrés à la suite d’acquisitions. « Par exemple, dans une solution homogène, la modification (ajout, suppression, mise à jour) d’un type d’appel d’offres dans le module d’e-sourcing sera automatiquement et immédiatement visible dans le module d’analyse des dépenses », illustre Gérard Dahan, directeur général EMEA de l’éditeur.

Pour maximiser les bénéfices d’une solution intégrée, la méthode de déploiement serait déterminante. Sans grande surprise, près de trois quarts (72%) des répondants estiment qu’une démarche par étapes, module après module, serait à privilégier. Notamment pour limiter la charge de travail, en lissant l’effort dans le temps. « Il est important, lors du choix et de la mise en place d’une suite source-to-pay, de prendre en compte un ensemble de critères, tant humains que technologiques », commente le responsable. Le chantier implique en effet la refonte totale du SI achats et, par conséquent, un volume de travail important réparti sur les acteurs du projet : équipes achats, collaborateurs de l’informatique, éditeur, intégrateur.

La durée du déploiement est d’ailleurs le premier obstacle au choix d’une solution d’e-achat intégrée, cité par 91% des professionnels sondés. « Les directions des achats qui hésitent pour cette raison doivent calculer le rapport entre les ressources investies (temps des équipes, budget, etc.) et les bénéfices tant qualitatifs que quantitatifs anticipés (amélioration de la performance, gains de temps pour les acheteurs, etc.) », conseille Gérard Dahan. Parmi les autres freins évoqués, viennent ensuite l’utilisation d’autres outils achats spécialisés dans l’entreprise (75%), le manque de maturité de l’organisation achats (70%) ou la crainte de dépendre d’un seul éditeur (60%). Sans oublier le prix, mentionné par plus d’un répondant sur deux.

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