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ACTU – Le référentiel fournisseurs, moteur de la stratégie 8 avril 2014

Posted by thparisot in Actualités, Référentiels, Relation fournisseurs, Tendances.
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Data (0 et 1) - 4, Everystockphoto - 04-2014Lors de la session d’avril des « 20 minutes de l’e-achat », son cycle de formation en ligne, le cabinet Acxias a insisté sur la nécessité de structurer les données fournisseurs dans un référentiel dédié.

« Initialement utilisé comme une simple base de données, dans un but uniquement administratif, le référentiel fournisseurs s’enrichit et prend aujourd’hui une dimension stratégique ». En une phrase d’introduction, Philippe Castello, consultant au sein du cabinet spécialisé dans l’optimisation du système d’information de la fonction, a d’emblée résumé la nouvelle approche aux achats. Considérant ce référentiel comme le pivot de la gestion collaborative de la relation fournisseurs, il lui attribue deux grandes fonctions. Sur la chaîne « source to contract », d’une part, pour faciliter la recherche de fournisseurs, accélérer les cycles de négociation et gérer les risques associés, en amont du processus d’achats. Sur le « procure to pay », d’autre part, en aval, pour piloter la performance fournisseurs et suivre des indicateurs qualité-coûts-délais.

Pour cela, encore faut-il avoir structuré son référentiel. Comment ? « Avant d’envisager toute évolution, il est nécessaire de faire un état des lieux de l’existant (nombre de bases, couverture géographique, mode d’utilisation, etc.), explique Philippe Castello, puis d’apprécier la vision qu’a l’entreprise de son référentiel : outil comptable pour payer les factures, d’approvisionnement pour passer les commandes, d’achats pour piloter la relation avec les fournisseurs ».

Le consultant d’Acxias recommande ensuite de construire le référentiel fournisseurs en suivant quatre étapes. Premièrement, le nettoyage et la rationalisation de la base. Ensuite, la normalisation (structuration, homogénéisation, etc.) et la centralisation. « Si l’entreprise opère à l’échelle internationale, il est préférable de choisir un mode de classification externe et reconnu universellement », conseille Philippe Castello. La troisième étape consiste à qualifier puis à enrichir les données, avec des informations financières, capitalistiques ou en matière de développement durable par exemple. Il s’agit enfin de dynamiser la gestion du référentiel, pour suivre l’activité des fournisseurs, piloter leur performance et renouveler le panel, cela, en mettant éventuellement en place une démarche collaborative où chacun (clients internes, prescripteurs, acheteurs, fournisseurs) sera partie prenante.

Le volet technique du chantier se résume, lui, à une question principale : faut-il rattacher le référentiel au SI achats ou à l’ERP ? Autrement dit, lequel des deux environnements doit-il être maître de l’autre ? « Il n’y a pas de règle, répond Philippe Castello. Tout dépend de la nature du système d’information de l’entreprise et de son historique de construction ». Sachant également que la mise en place d’une passerelle sera toujours nécessaire entre les outils achats et le système financier, généralement dans l’ERP, pour permettre la réconciliation.

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