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ETUDE – L’archivage, corollaire de la dématérialisation 31 mars 2014

Posted by thparisot in Actualités, Gestion des contrats, Relation fournisseurs, Tendances.
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Largement sensibilisées aux enjeux de la dématérialisation, les directions des achats s’intéressent désormais à l’archivage des contenus numériques, selon la nouvelle étude réalisée par le cabinet Markess sur le sujet.

Petit à petit, l’archivage devient une problématique stratégique dans le cadre de l’informatisation des processus métiers, en particuliers aux achats. Différent de la sauvegarde (duplication et mise en sécurité) ou du stockage (entreposage pour un traitement ultérieur), il consiste à identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques de tous types (textes, images, etc.), sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps. Si les projets portent encore principalement sur les factures clients et les bulletins de paie, les documents achats devraient rattraper leur retard d’ici à 2016 : les factures fournisseurs, d’abord, souvent à l’origine des démarches de Schéma Etude Markess, Conservation, Documents concernés - redimensionnédématérialisation lancées au sein de la fonction, mais également les commandes, les appels d’offres et les contrats (voir schéma ci-contre, cliquer pour agrandir).

Selon les réponses des 130 décideurs d’entreprises et administrations recueillies entre janvier et mars 2014, puis complétées par 28 entretiens d’acteurs du marché (éditeurs, cabinets de conseil, etc.), les achats seraient d’ailleurs l’une des fonctions les plus concernées par l’utilisation des solutions d’archivage, avec la direction administrative et financière et la direction des ressources humaines. « En revanche, la mise en œuvre (définition des besoins, gestion de projet, etc.) reste un chantier mené par la direction informatique, parfois en association avec un service archives ou documentation », précise Hélène Mouiche, analyste en charge de l’étude chez Markess. Mais toujours avec la direction générale comme sponsor clé, et autour de trois critères essentiels de choix d’une solution : intégration aux applications en place (36%), capacité à conserver des contenus engageants ou à vocation probatoire (35%), garantie de sécurité d’accès et de lecture (33%).

Pour expliquer le lancement de leur projet, les entreprises évoquent d’abord le contexte légal et réglementaire (85% de citations) qui impose la conservation de certains documents numériques, afin notamment de garantir leur intégrité dans le temps. Mais l’objectif est également de s’équiper d’un dispositif permettant d’améliorer l’accès à l’information (partage, recherche) ou de sécuriser les contenus. D’ailleurs, 63% des décideurs du panel considèrent que l’archivage peut jouer un rôle important dans la valorisation de leur « business ». Au-delà de l’assurance de ne pas se trouver en position de risque, de tels projets répondent à des enjeux auxquels les organisations, qu’elles en aient déjà conscience ou non, vont être de plus en plus confrontées : suivi des contenus numériques, capitalisation des actifs immatériels, corrélation des archives avec les données « actives », etc. Et qui supposera de plus en plus une approche de gouvernance des informations.

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