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ACTU – L’inéluctable automatisation des achats de voyages 7 mars 2014

Posted by thparisot in Actualités, Gestion des risques, Mobilité, Pilotage de la performance, Ressources, Tendances.
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Voyages (tableau) - adaptée, Everystockphoto - 03-2014D’après le prestataire spécialisé Concur, de multiples raisons justifient l’automatisation de la gestion des déplacements et des notes de frais professionnels, dans le cadre d’une approche commune.

Alors que de nombreuses entreprises continuent de gérer les déplacements et les frais associés de façon manuelle, à partir d’un tableur ou de systèmes obsolètes, Concur rappelle l’intérêt d’une automatisation sérieuse du processus. Pour convaincre directeurs financiers et des achats, il a récemment publié un document listant huit bonnes raisons de franchir le pas. « Beaucoup d’entreprises hésitent encore par crainte des coûts que cela entraînerait : acquisition d’un nouveau logiciel, mise en œuvre de la solution, déploiement des ressources nécessaires, sans parler des freins liés au changement et à la modification des comportements, notent les auteurs. Mais une mauvaise gestion de ces processus peut sérieusement affecter la performance financière ».

En tête des bonnes raisons identifiées, Concur cite l’accélération du workflow et la réduction des coûts de traitement. Comment ? En permettant aux collaborateurs de faire leurs réservations en ligne et de gérer leurs dépenses depuis une interface unique, les tâches des services financiers et comptables sont largement réduites : les contrôles sont effectués en amont, les erreurs de saisies limitées, les remboursements mieux suivis.

L’automatisation de la gestion des déplacements et des notes de frais améliore également la visibilité sur les dépenses, permet de soutenir la stratégie de l’entreprise (prévision de la performance financière, gestion des délais de paiement et de la trésorerie, négociation avec les fournisseurs, etc.) et minimise les risques puisque tout est anticipé. Les cinquième et sixième raisons listées par Concur concernent respectivement le renforcement de la conformité aux politiques internes et aux règles fiscales, et les facilités de récupération de la TVA.

Enfin, le document aborde deux aspects plus techniques. D’une part, les avantages liés à l’efficacité financière (moindre investissement de départ, rapidité de démarrage, etc.), à la souplesse et à l’évolutivité d’une solution en mode SaaS. D’autre part, la possibilité d’adapter les outils aux nouveaux usages mobiles, pour la numérisation des justificatifs de frais, leur envoi, la consultation d’informations, le suivi, etc.

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